Coordonnateur·trice - Événements, administration et services aux membres

Les tâches

• Participer à l’organisation logistique des événements signature (6H En Coeur, Sutton En Coeur, Soirée En Coeur, etc.).
• Soutien aux événements par les tiers.
• Gérer les inscriptions, suivis et outils logistiques (listes, courriels, formulaires en ligne).
• Assurer les communications avec les fournisseurs, bénévoles, partenaires et participants.
• Être présent·e lors des événements et appuyer la coordination terrain.
• Collaborer à la collecte de données et à la production de bilans post-événement.
• Appuyer la direction générale et la direction adjointe dans la coordination des activités internes.
• Assurer la logistique des rencontres (ordre du jour, envois, procès-verbaux, prise de notes).
• Réaliser diverses tâches administratives : gestion documentaire, envois, approvisionnement.
• Contribuer à la révision de documents et à la mise à jour des outils internes.
• Suivi du dossier de la loi 25.
• Répondre aux demandes d'information des familles par téléphone ou courriel.
• Maintenir le lien avec les travailleuses et travailleurs sociaux des centres hospitaliers.
• Assurer les suivis logistiques et administratifs pour les demandes d’achats de petits appareils médicaux, aide ponctuelle, soutien aux parents.
• Maintenir à jour les dossiers liés aux services aux membres dans la base de données.
• Saisir et maintenir à jour les dons, inscriptions, fiches donateurs et familles.
• Générer des rapports, listes et extractions selon les besoins des équipes.
• Soutenir les envois (reçus fiscaux, infolettres, invitations).
• Capacité à automatiser le traitement des données, à gérer les envois automatisés et à segmenter des listes ciblées afin de mieux rejoindre les donateurs.
• Assurer la qualité et l’intégrité des données, en collaboration avec la direction adjointe.
• Si vous êtes prêt.e à relever de nouveaux défis, nous voulons vous rencontrer!

Avantages

• Une mission humaine et porteuse de sens en contribuant concrètement au mieux-être des enfants vivant avec une cardiopathie congénitale et de leur famille.
• Un impact réel : chaque projet et chaque événement a des retombées directes auprès des familles soutenues par la Fondation.
• Une petite équipe engagée.
• La possibilité de participer à des événements mobilisateurs et rassembleurs.
• Une organisation reconnue et bien établie célébrant plus de 40 ans d’engagement.
• Un poste polyvalent permettant de toucher, entre autres, aux événements et aux services aux membres.
• Programme d’assurance par l’entremise de l’AFP (excluant les soins dentaires).
• Régime de retraite simplifié à la fin de la période de probation (6 mois) – cotisations employeur-employé.
• Possibilité de télétravail (2 jours par semaine).
• Ordinateur portable fourni.
• Possibilité de reprise de temps après les événements (banque d’heures).
• 5 jours de congé durant la période des fêtes.

Exigences du poste

• Diplôme d’études collégiales ou universitaires en administration, gestion d’événements ou domaine connexe.
• Minimum de 3 ans d’expérience pertinente dans un poste administratif ou événementiel.
• Connaissance essentielle de la base de données ProDon (ou équivalent dans le milieu philanthropique).
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit, avec un grand souci de la qualité linguistique.
• Grande rigueur, autonomie, polyvalence et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
• Grande capacité d’adaptation, bonne résistance au stress et aisance à gérer les demandes de dernière minute.
• Aisance avec les outils numériques (Suite Microsoft, plateformes d’inscription, outils collaboratifs).