Coordonnateur.trice - Soutien aux chercheurs

À propos de Mila

Fondé par le professeur Yoshua Bengio de l’Université de Montréal, Mila rassemble des chercheurs spécialisés en intelligence artificielle et plus précisément en apprentissage automatique, apprentissage profond et apprentissage par renforcement. Reconnu mondialement pour ses importantes contributions au domaine de l’apprentissage profond, Mila s’est particulièrement distingué dans la modélisation du langage, la traduction automatique, la reconnaissance d’objets et les modèles génératifs. Depuis 2017, Mila est le fruit d’une collaboration entre l’Université de Montréal et l’Université McGill, en lien étroit avec Polytechnique Montréal et HEC Montréal.

Mila s’est donné pour mission d’être un pôle mondial d’avancées scientifiques qui inspire l’innovation et l’essor de l’intelligence artificielle (IA) au bénéfice de tous.

Pour en connaitre davantage, veuillez consulter

Description du mandat

Sous la responsabilité du Directeur, affaires académiques et soutien administratif à la recherche, vous offrez un soutien administratif proactif et autonome à un groupe de chercheurs du Mila. Ce rôle consiste à anticiper les besoins, à prendre des initiatives et à gérer l’administration et la logistique des activités des chercheurs. Vous jouerez un rôle clé dans la fluidité des opérations du laboratoire en surveillant les échéances et en assurant des suivis rigoureux au sein de notre écosystème.

Vous intégrerez un environnement bilingue, dynamique et en constante évolution, à la fine pointe de la recherche en IA. Ce poste est idéal pour une personne qui fait preuve d'agilité et qui s'épanouit dans un milieu au rythme soutenu, offrant de belles perspectives d'apprentissage.

Fonctions et responsabilités

• Coordination: Assurer la coordination entre les différents acteurs qui interagissent au quotidien avec son groupe de chercheurs (universités, étudiants, collaborateurs externes, partenaires internes, etc.)
• Gestion d'agenda proactive: Gérer de manière proactive et autonome l'ensemble de l'agenda du chercheur, comprendre ses priorités, et résoudre de façon autonome les conflits d'horaire.
• Gestion financière: Prendre en charge le processus de rapport de dépenses en fonction des échéances. Assurer le suivi et la résolution des problèmes liés aux paiements et aux transferts en collaborant si nécessaire avec les autres équipes de Mila. Suivre les règles et processus de paiement du laboratoire et de Mila.
• Correspondance et CV: Anticiper les dates limites de mise à jour du CVC et s’assurer de sa cohérence. Rédiger des lettres avec un certain niveau de complexité pour les chercheurs (ex: lettres pour le CAQ).
• Organisation d'événements: Prendre en charge certains éléments de la planification de divers événements (invitations, logistique, traiteur ou création d'agenda). Assurer la liaison avec les autres équipes de Mila.
• Administration des subventions: Rassembler les informations pour les demandes de subvention. Coordonner la préparation des documents et s’assurer du respect des échéanciers.
• Soutien aux étudiants-chercheurs : Assurer le suivi proactif du progrès des étudiants, de la coordination des dossiers académiques et des étapes clés pour l'ensemble du laboratoire.
• Communication et Liaison: Communiquer efficacement et étroitement avec des partenaires internes et externes. Mettre à jour le site Internet du chercheur. Initier des contacts avec des parties prenantes des différents projets du laboratoire.
• Exécuter diverses tâches de nature administrative pour assurer le bon fonctionnement de l'équipe Soutien administratif à la recherche et ses services offerts aux chercheurs.

Requirements

Profil recherché

• Diplôme universitaire de premier cycle
• Minimum de 5 années d'expérience pertinente
• Minimum de 2 années d’expérience dans un milieu académique ou de recherche.
• Forte capacité d'anticipation, proactivité et autonomie.
• Excellentes compétences en résolution de problèmes et en gestion des priorités.
• Curiosité pour l'intelligence artificielle et intérêt démontré à l'intégrer à vos processus de travail.
• Aptitudes démontrées à favoriser et promouvoir des interactions positives et productives avec des collègues issus de divers horizons.
• Capacité de comprendre et de répondre de manière constructive aux points de vue diversifiés, même sous pression.
• Rigueur, souci du détail et pensée critique.
• Bilinguisme essentiel (français et anglais), tant à l'oral qu'à l'écrit, en raison des interactions avec notre communauté académique et nos partenaires.
• Maîtrise de la plateforme CVC (CV commun canadien).

• Connaissance de la suite Google

Benefits

De bonnes raisons pour travailler à Mila

• L’occasion de contribuer à une mission unique avec un impact important;
• Un programme d’assurance collective complet (maladie, dentaire, invalidité, vie, assurance voyage et garanties complémentaires);
• Un programme d’aide aux employés et à la famille;
• Un accès à un service de télémédecine;
• Une politique de congés annuels offrant une base de 20 jours de vacances dès l’embauche;
• Un régime d’épargne retraite avec contribution de l’employeur minimale de 4%;
• Une généreuse enveloppe flexible vous permettant de personnaliser vos avantages sociaux en fonction de ce qui contribue à votre bien-être. Vous pouvez sélectionner et combiner les options qui correspondent à vos besoins parmi les crédits style de vie, une assurance bonifiée, des journées de vacances supplémentaires et une contribution enrichie au régime de retraite;
• Un horaire flexible, un horaire d’été et une possibilité de télétravail;
• Un milieu de travail au cœur de la Petite Italie, dans le quartier branché Mile-Ex, à proximité des transports en commun;
• Une équipe d’experts de leur domaine, des gens passionnés et passionnants;
• Une ambiance de travail collaborative et inclusive.

Nous voulons vous connaître

À Mila, la diversité nous tient à cœur. Nous valorisons un environnement de travail équitable, ouvert et respectueux des différences. Nous encourageons toute personne souhaitant œuvrer dans un écosystème en progression continue et stimulée à contribuer à l’application et la définition d’une culture saine et inclusive, à postuler.

Veuillez noter que seules les personnes sélectionnées seront contactées.