Administrative Assistant/ Adjoint administratif (RFT 1.0 FTE)

ORGANIZATIONAL BACKGROUND

Funded by Veterans Affairs Canada,Atlas Institute for Veterans and Families, formerlytheCentre of Excellence (CoE) on PTSD wasestablishedin 2019 to provide better access to information, research, tools andexpertiseon post-traumatic stress disorder and related mental health problems and illnesses.Atlas’ goalis to create knowledge networks with researchers, service providers,Veteransand theirFamilies across Canada to increaseexpertiseon military andVeteran mental health, suicidepreventionand substance use disorders.Atlaswill create new knowledge onVeteran mental health treatments that work and place it directly into the hands of mental health professionals and others working withVeteranson a daily basis.Atlaswill share evidence-based treatment protocols and best practices among the Veterans Affairs Canada network of Operational Stress Injury Clinics, the Canadian Forces Health Services, and with mental health professionals across the country.

First responders,theirFamilies and other Canadians living with and affected by PTSD or a related mental health problem will alsobenefitfrom the information and knowledge developed atAtlas.

POSITIONOVERVIEW

Atlasis seekinganAdministrative Assistantwhowillassistthe Operations team and Atlas at large. To contribute toAtlas’ success,the ideal candidate will alsosupport onsomeday-to-day operations, including office administration.

DUTIES AND RESPONSIBILITIES

• Manage confidential and sensitive information appropriately and withcare.
• Learn,understandand prioritizethe day-to-day activities of the assigned leaders, including the Deputy CEOandindependently carryout the duties of calendar management, document creation,recording of expenses,and file management.
• Prepare correspondence, draft and compile letter and email communicationsandmemos inan accurateand grammatically correct manneron behalf of the Deputy CEO and the Atlas team.
• Coordinate, produce and distributeagendas and background documentationfor various teammeetingsand external organizations.
• Draft and prepare meetingminutes, as well as tracking and following up on action items.
• Support theStrategy and Operations Team with office duties including but not limited tobooking room facilities, ordering supplies, catering, inventory, SWAG, parceldelivery and reception,and outgoing communications.
• Create PowerPoint presentations based on relevant information,reportsand documentation.
• Coordinate incoming emails for the common Atlas and Operations inboxandmaintaincustomer contact lists.
• Assistwithsubmittingtimecardsto the RoyalOttawaHealth CareGroup andsubmitting invoices, as needed.
• Provide general office supportincludingtelephone services, photocopying, filing, faxing,ordering supplies,shippingand receiving, responding to requests for information and drafting general correspondences.
• Additional duties as assigned by the Director of Strategy and Operations.

Qualifications:

• College diploma in office administration, business administration, communications, public administration, or another field relevant to administrative support.(Anacceptablecombination of education, training and/orexperiencemay be considered).
• Minimum oftwoyears’experience in office administration and supportin a fast-pacedenvironment.
• Advanced MS Office skills(Excel, Outlook, Word, PowerPoint, SharePoint, Teams, One Note,OneDrive).
• An understanding of basic financial and mathematical concepts.
• Excellentorganizationaltime management skills with the ability to prioritize and meet firm deadlineswith a strong attention to details.
• High levelof initiative,judgmentand adaptability.
• Respect for confidentiality andappropriate handlingof sensitive information.
• Ability to workeffectivelywith limited supervisionwhen working remotelyor within a group settingin an officeenvironment.
• Ability to function as a member of a team and work cooperatively with team members.
• Demonstrated respect for understanding of the life experiences of Veterans, Families and people living with mental health problems and illnesses and of diversepopulations andpreferably experience working with people with first‑hand experience of mental health problems/illnesses.
• Fluency in French and English will be considered a strong asset.

COMPENSATION

• Hiring salary range:$60,600 - $69,690
• Competitive salary and benefits package, including 4 weeks of paid vacation and enrollment in the HOOPP Pension Plan;
• Other internal benefits include access to professional development funds and organizational trainings as available

WORKING CONDITIONS

• This is a hybrid position with a minimum of 2 days a week in the office with a possibility of more days aweekdepending on work requirements
• Working standard office hours with start and end time flexibility (37.5 hrs/week).Optionfor a condensed 4-day work week available upon approval;
• Must be comfortable working in open space and virtual environments;
• Physical/cognitive demands include use of typical office equipment, prolonged periods of sitting and working on a computer/telephone, high degree of concentration and attention to detail;
• Psychological demands include deadline drive requirements, capacity to organize and prioritize own work, adaptable to change and ability to set and work towards performance and development goals.

Please note Artificial Intelligence is not used to screen applicants. This posting is for an upcoming vacancy.

Conditionsof Employment:

Clear Criminal Reference Check

Proof of Vaccinations (MMR, TDAP, Covid 19, Chicken Pox, and TB Test)

Equity,diversityand Inclusion:

Atlas Institute for Veterans and Familiesis committed to principles of equity and inclusion. We strive to create a workplace that reflects the communities we serve and where everyone feels safe and empowered. We will be prioritizing applications from individuals with diverse backgrounds, including First Nations, Inuit, and Métis, racialized populations, veterans, 2SLGBTQ+, people withlived experience, andFamily members of people with lived experience.

APERÇU GÉNÉRAL DE L’ORGANISME

Financé par Anciens Combattants Canada, l’Institut Atlas pour les vétérans et leur famille a été créé en 2019 pour faciliter l’accès à l’information, à la recherche, aux outils et à l’expertise sur le TSPT et les problèmes de santé mentale et maladies connexes. L’objectif de l’Institut Atlas est de créer des réseaux de connaissances avec des chercheurs, des fournisseurs de services, des vétérans et leur famille partout au Canada afin d’accroître l’expertise sur la santé mentale des militaires et des vétérans, la prévention du suicide et les troubles liés à l’utilisation de substances. L’Institut Atlas acquerra de nouvelles connaissances sur les traitements efficaces en matière de santé mentale des vétérans et les mettra directement entre les mains des professionnels de la santé mentale et d’autres personnes qui travaillent quotidiennement avec les vétérans. L’Institut Atlas échangera des protocoles de traitement fondés sur des données probantes et des pratiques exemplaires avec le réseau des cliniques pour blessures de stress opérationnel d’Anciens Combattants Canada, les Services de santé des Forces canadiennes et des professionnels de la santé mentale partout au pays.

Les premiers intervenants, leur famille et d’autres Canadiens qui vivent avec ou sont affectés par le TSPT ou des problèmes de santé mentale connexes bénéficieront également des connaissances et des renseignements élaborés par l’Institut Atlas.

APERÇU DU POSTE

Atlas est à la recherche d’un adjoint administratif qui aidera l’équipe des opérations et Atlas dans son ensemble. Pour contribuer au succès d’Atlas, la personne idéale appuiera également certaines opérations quotidiennes, y compris l’administration de bureau.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

• Gérer les renseignements confidentiels et de nature délicate de façon appropriée et avec soin.
• Apprendre, comprendre et prioriser les activités quotidiennes des dirigeants désignés, y compris le chef de la direction adjoint, et s’acquitter de façon indépendante des tâches de gestion du calendrier, de création de documents, d’enregistrement des dépenses et de gestion des dossiers.
• Préparer la correspondance, rédiger et compiler les lettres, les courriels et les notes de service d’une manière exacte et grammaticalement correcte au nom du chef de la direction adjoint et de l’équipe Atlas.
• Coordonner, produire et distribuer les ordres du jour et la documentation de base pour diverses réunions d’équipe et organisations externes.
• Rédiger et préparer le procès-verbal de la réunion, ainsi que faire le suivi des mesures à prendre.
• Soutenir l’équipe Stratégie et opérations dans les tâches de bureau, y compris, sans s’y limiter, la réservation des salles, la commande de fournitures, les services de traiteur, les stocks, les articles promotionnels, la livraison et la réception des colis et les communications de départ.
• Créer des présentations PowerPoint fondées sur des renseignements, des rapports et de la documentation pertinents.
• Coordonner les courriels entrants pour la boîte de réception commune d’Atlas et de l’équipe des opérations et tenir à jour les listes de contacts avec les clients.
• Aider à soumettre les feuilles de temps au groupe des Services de santé Royal Ottawa et à présenter les factures, au besoin.
• Fournir un soutien administratif général, y compris les services téléphoniques, la photocopie, le classement, la télécopie, la commande de fournitures, l’expédition et la réception, la réponse aux demandes d’information et la rédaction de correspondances générales.
• Tâches supplémentaires attribuées par la directrice, Stratégie et opérations.

QUALIFICATIONS

• Diplôme collégial en administration de bureau, en administration des affaires, en communications, en administration publique ou dans un autre domaine lié au soutien administratif. (Une combinaison acceptable d’études, de formation et d’expérience peut être envisagée).
• Au moins deux ans d’expérience en administration de bureau et en soutien dans un environnement dynamique.
• Maîtrise avancée de MS Office (Excel, Outlook, Word, PowerPoint, SharePoint, Teams, OneDrive et OneNote).
• Compréhension des concepts financiers et mathématiques de base.
• Excellentes compétences organisationnelles en gestion du temps et capacité à établir des priorités et à respecter des délais fermes tout en portant une attention particulière aux détails.
• Niveau élevé d’initiative, de jugement et d’adaptabilité.
• Respect de la confidentialité et traitement approprié des renseignements de nature délicate.
• Capacité de travailler efficacement avec une supervision limitée lorsqu’on travaille à distance ou en groupe dans un bureau.
• Capacité de travailler en équipe et de collaborer avec les membres de l’équipe.
• Respect manifeste de la compréhension des expériences de vie des vétérans, des familles de vétérans et des personnes vivant avec des problèmes de santé mentale et des maladies connexes ainsi que des populations diversifiées, et, comme atout, expérience de travail directe avec des personnes ayant des problèmes de santé mentale et des maladies connexes.
• Maîtrise du français et de l’anglais, un atout important

RÉMUNÉRATION

• Échelle salariale à l’embauche : 60 600 $ à 69 690 $
• Rémunération et avantages sociaux concurrentiels, notamment quatre semaines de vacances payées et adhésion au Healthcare of Ontario Pension Plan
• Les autres avantages internes comprennent l’accès à des fonds de perfectionnement professionnel et à des formations organisationnelles, le cas échéant

CONDITIONS DE TRAVAIL

• Il s’agit d’un poste hybride comptant au moins deux jours par semaine au bureau, avec une possibilité de plus de jours par semaine selon les exigences du travail.
• Le travail sera effectué pendant les heures normales de bureau, en accordant une certaine souplesse quant aux heures de début et de fin (pour un total de 37,5 heures par semaine). Possibilité d'opter pour une semaine de travail condensée de 4 jours, sous réserve d'accord ;
• La personne retenue doit être à l’aise de travailler dans un environnement de laboratoire médical ou de recherche.
• Les exigences physiques et cognitives comprennent l’utilisation du matériel de bureau habituel, des périodes prolongées en position assise et le travail à l’ordinateur ou au téléphone, un degré de concentration élevé et le souci du détail.
• Les exigences psychologiques comprennent les exigences liées aux délais, la capacité d’organiser et d’accorder la priorité à son propre travail, l’adaptabilité au changement et la capacité à établir des objectifs de rendement et de perfectionnement et à y travailler.

Conditions d'embauche :

Extrait de casier judiciaire vierge

Justificatif des vaccinations (ROR, TDAP, Covid-19, varicelle et test de dépistage de la tuberculose)

Veuillez noter que l’intelligence artificielle n’est pas utilisée pour filtrer les personnes candidates. Cet affichage concerne un poste à pourvoir prochainement.

Équité, diversité et inclusion :

L’Institut Atlas pour les vétérans et leur famille adhère aux principes d’équité et d’inclusion. Nous nous efforçons de créer un milieu de travail qui reflète les collectivités que nous servons et où tout le monde se sent en sécurité et habilité. Nous accorderons la priorité aux demandes provenant de personnes d’origines diverses, notamment des membres des Premières Nations, des Inuits et des Métis, des populations racisées, des vétérans, des personnes 2SLGBTQIA+, des personnes ayant une expérience vécue et des membres de la famille de personnes ayant une expérience vécue.