Adjoint(e) administratif(ve) / Administrative Assistant

Pourquoi IPS ?

Si vous cherchez un endroit où vous pouvez grandir, continuer à apprendre et avoir un impact significatif tout en ayant du temps pour les personnes et les moments qui comptent le plus, bienvenue à Integrated Power Services ! Nous croyons que votre valeur va bien au-delà de votre titre de poste, car le meilleur travail provient de personnes qui se sentent soutenues, stimulées et épanouies tant sur le plan professionnel que personnel. Vous y trouverez des occasions de développer votre carrière, de travailler aux côtés de coéquipiers exceptionnels et de faire partie d'une culture qui reconnaît que votre vie vaut autant que votre travail, sinon plus. Parce que lorsque les gens prospèrent, les entreprises prospèrent. Si cela semble être le genre d'endroit que vous cherchiez, nous vous invitons à vous joindre à nous !

Avantages

• Congés payés (PTO)
• Primes incitatives
• Programmes complets de formation et de perfectionnement professionnel
• Programme de remboursement des frais de scolarité
• Régimes médicaux, dentaires et de vision
• Programme d'aide aux employés (PAE)
• Et plus encore !

Responsabilités et attentes

L'Adjoint(e) administratif(ve) coordonne toutes les tâches liées à la réception, y compris la gestion des appels téléphoniques, l'accueil des visiteurs et l'exécution des tâches administratives générales.

• Répondre aux appels téléphoniques et assurer un suivi efficace ;
• Rédiger des soumissions et des rapports avec rigueur et précision ;
• Effectuer la facturation et transmettre les documents aux clients ;
• Ouvrir et gérer les dossiers administratifs ;
• Réceptionner le matériel, vérifier sa conformité avec les bons de commande et en assurer le suivi ;
• Classer, numériser et organiser les documents pour une gestion optimale ;
• Planifier et coordonner les envois avec les transporteurs ;
• Accomplir toute autre tâche connexe afin de soutenir les opérations.

Qualifications Et Compétences

• Excellente maîtrise du français parlé et écrit ;
• Connaissance de la suite Office 365 ;
• Bonne gestion des priorités et sens de l’organisation ;
• Ponctuel ;
• Formation pertinente en secrétariat, bureautique ou dans un domaine connexe.

Vous vous épanouirez chez IPS si vous...

• Diriger avec intégrité et donner la priorité à la sécurité. Vous faites preuve de normes élevées et vous vous engagez à assurer un milieu de travail sécuritaire et éthique.
• ValORISER le travail d'équipe et la responsabilisation. Vous travaillez bien avec les autres, prenez des responsabilités, servez les autres et respectez vos engagements.
• Mettre l'accent sur le client. Vous vous engagez à offrir une expérience client inégalée et à dépasser les attentes.
• Avoir un esprit d'entreprise. Vous êtes proactif, innovateur et vous vous épanouissez dans un environnement en évolution rapide.
• Communiquer efficacement et avec détermination. Vous tenez tout le monde informé grâce à une communication claire et concise.
• Restez curieux et aimez apprendre. Vous êtes continuellement à la recherche de nouvelles connaissances et vous vous épanouissez personnellement et professionnellement.

Qui nous sommes

Surplec, une entreprise IPS, se spécialise depuis 1987 dans les produits de moyenne et haute tension. Leader canadien en ventes de transformateurs et appareillage, location, réparation et achat d’équipement neuf ou reconditionné.

Chez IPS, nous nous engageons à vous donner les moyens d'avoir un impact significatif. En tant que fournisseur de services leader et connaissant la croissance la plus rapide de l'industrie, IPS offre des solutions électromécaniques et de gestion de l'alimentation à source unique pour améliorer la fiabilité des infrastructures essentielles en Amérique du Nord et au Royaume-Uni. Nous desservons plus de 40 000 sites clients essentiels, des pionniers des énergies renouvelables aux hôpitaux, aux fabricants et aux municipalités, les aidant à éviter les temps d'arrêt coûteux et à assurer des opérations critiques.

Lorsque vous vous joignez à IPS, vous vous joignez à une équipe qui révolutionne la fiabilité des équipements et des processus dans divers secteurs, de la production d'énergie à la pétrochimie et au-delà. Vous apprendrez des experts de l'industrie, évoluerez aux côtés d'une main-d'œuvre talentueuse et ferez partie d'une entreprise fondée sur les valeurs communes que sont la sécurité, l'intégrité, le travail d'équipe, la responsabilité, l'orientation client et l'esprit d'entreprise.

IPS s'engage à assurer l'égalité des chances en matière d'emploi, peu importe la race, la couleur, l'ascendance, la religion, le sexe, l'origine nationale, l'orientation sexuelle, l'âge, la citoyenneté, l'état matrimonial, le handicap ou le statut d'ancien combattant.

Toute offre d'emploi est subordonnée à la réussite d'une enquête sur les antécédents et le dossier de conduite. En tant qu'entrepreneur fédéral, notre entreprise s'engage à maintenir un milieu de travail sécuritaire et sans drogue. Les candidats à ce poste doivent réussir un dépistage préalable à l'emploi de la drogue. Le processus de dépistage des drogues comprendra des tests de dépistage des substances qui peuvent nuire à la capacité d'effectuer le travail de manière sécuritaire et efficace.

Why IPS?

If you're searching for a place where you can grow, continue learning, and make a meaningful impact while still having time for the people and moments that matter most, welcome to Integrated Power Services! We believe your value extends far beyond your job title because the best work comes from people who feel supported, challenged, and fulfilled both professionally and personally. Here, you'll find opportunities to develop your career, work alongside exceptional teammates, and be part of a culture that recognizes that your life is worth just as much as your work—if not more. Because when people thrive, businesses thrive. If that sounds like the kind of place you've been looking for, we invite you to join us!

Benefits

• Paid Time Off (PTO)
• Bonus Incentives
• Extensive Training & Career Development Programs
• Tuition Reimbursement Program
• Medical, Dental and Vision plans
• Employee Assistance Program (EAP)
• And more!

Responsibilities & Expectations

The Administrative Assistant coordinates all tasks related to the front office, including answering telephone calls, welcoming visitors, and handling general administrative duties.

• Answer telephone calls and ensure efficient follow-up;
• Draft quotes and reports with accuracy and precision;
• Process invoicing and send documents to clients;
• Open and manage administrative files;
• Receive materials, verify compliance with purchase orders, and ensure follow-up;
• File, scan, and organize documents for optimal management;
• Plan and coordinate shipments with carriers;
• Perform any other related tasks to support operations.

Qualifications And Competencies

• Excellent command of spoken and written French;
• Proficiency in Microsoft Office 365;
• Strong ability to manage priorities and organizational skills;
• Punctual;
• Relevant training in secretarial work, office administration, or a related field.

You’ll thrive at IPS if you…

• Lead with integrity and prioritize safety. You demonstrate high standards and commit to a safe, ethical workplace.
• Value teamwork and accountability. You work well with others, take responsibility, serve others, and deliver on your commitments.
• Focus on the customer. You are dedicated to providing an unmatched customer experience and exceeding expectations.
• Have an entrepreneurial spirit. You’re proactive, innovative, and thrive in a fast-paced environment.
• Communicate effectively and with purpose. You keep everyone informed with clear, concise communication.
• Stay curious and love to learn. You continuously seek new knowledge and grow personally and professionally.

Who We Are

Surplec, an IPS company, has been specializing in medium and high voltage products since 1987. A Canadian leader in sales of transformers and switchgear, as well as rental, repair, and buying new or refurbished equipment.

At IPS, we're committed to empowering you to make a meaningful impact. As the industry's leading and fastest-growing service provider, IPS offers single-source electromechanical and power management solutions to enhance the reliability of critical infrastructure across North America and the United Kingdom. We serve over 40,000 essential customer locations, from renewable energy pioneers to hospitals, manufacturers, and municipalities, helping them avoid costly downtime and ensure mission-critical operations.

When you join IPS, you're joining a team that's revolutionizing equipment and process reliability across diverse sectors, from power generation to petrochemicals, and beyond. You'll learn from industry experts, grow alongside a talented workforce, and be part of a company that is built on the Shared Values of Safety, Integrity, Teamwork, Accountability, Customer Focus, and Entrepreneurial Spirit.

IPS is committed to equal employment opportunity regardless of race, color, ancestry, religion, sex, national origin, sexual orientation, age, citizenship, marital status, disability, or veteran status.

Any offer of employment is contingent upon the successful completion of a background and driving record investigation. As a federal contractor, our company is committed to maintaining a safe and drug-free workplace. Candidates for this position are required to complete a pre-employment drug screen successfully. The drug screening process will include testing for substances that may impair one's ability to perform the job safely and effectively.