Adjoint(e) administratif(ve) / Administrative Assistant

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Nous sommes à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) et responsable du bureau bilingue pour soutenir notre équipe de direction dans diverses tâches administratives au quotidien, tout en contribuant au bon fonctionnement des opérations de bureau. Ce poste s’adresse à une personne fiable, organisée et motivée, qui souhaite apprendre, se développer et évoluer dans un environnement professionnel stimulant

Principales responsabilités

• Offrir un soutien administratif et organisationnel à l’équipe de direction
• Gérer les agendas, la documentation, la correspondance et la logistique des réunions
• Préparer, mettre en forme et réviser des documents à l’aide de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Traiter des informations confidentielles avec discrétion et professionnalisme
• S’adapter à différents styles de gestion et à des priorités changeantes
• Assurer la gestion des opérations quotidiennes du bureau
• Effectuer les commandes de fournitures de bureau (papeterie, café, lait, etc.) et en assurer le suivi
• Maintenir un environnement de travail organisé, fonctionnel et accueillant
• Coordonner avec les fournisseurs et assurer le bon fonctionnement des équipements de bureau

• Profil recherché :
• Bilingue (français et anglais), avec d’excellentes habiletés de communication écrite et orale
• Fiable, professionnel(le) et à l’aise avec le travail en présentiel
• Capable de gérer plusieurs tâches et d’établir les priorités efficacement
• Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office
• Sens aigu de la confidentialité et du respect des informations sensibles
• Flexible, adaptable et à l’aise de travailler avec des personnalités diverses
• Nous privilégions l’attitude, le potentiel et la volonté d’apprendre plutôt que le nombre d’années d’expérience

Pourquoi vous joindre à nous :

• Exposition directe à une équipe de direction et aux opérations de l’entreprise
• Environnement de travail axé sur le développement, l’apprentissage et l’accompagnement
• Occasion de bâtir ou de renforcer une carrière en administration ou en milieu corporatif
• Salaire de base concurrentiel, établi en fonction de l’expérience
• Admissibilité à un programme de bonification basé sur le partage des profits
• Régime d’avantages sociaux complet incluant assurance médicale, dentaire, visuelle, assurance vie et programme d’aide aux employés (PAE)
• Stationnement gratuit sur place
• Congés payés
• Activités corporatives organisées tout au long de l’année

Exigences linguistiques :

La maîtrise du français est essentielle, puisque le poste est exercé au Québec et implique des communications internes et administratives en français. La maîtrise de l’anglais est requise, car la personne titulaire du poste devra, à l’occasion, communiquer au nom de l’équipe de direction avec des clients, fournisseurs et partenaires internationaux situés à l’extérieur du Québec, dans un contexte où le français n’est pas toujours la langue de travail.

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We’re looking for a reliable, bil ingual Administrative Assistant & Office Manager to support our executive team with a variety of administrative tasks, while also ensuring the smooth day-to-day operations of the office. This role is ideal for someone who brings a strong work ethic, positive attitude, and a desire to learn and grow in a professional environment.

What you'll do:

• Provide day-to-day administrative and organizational support to senior leaders
• Manage calendars, documents, correspondence, and meeting logistics
• Prepare and format documents using Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, Power Point)
• Handle sensitive information with discretion and confidentiality
• Adapt to different working styles and shifting priorities in a fast-paced environment
• Oversee daily office operations to ensure a well-functioning workplace
• Order and manage office supplies (including stationery, coffee, milk, etc.)
• Maintain an organized, clean, and welcoming office environment
• Coordinate with vendors and support the proper functioning of office equipment

What we’re looking for:

• Bilingual (English & French) with strong written and verbal communication skills – essential
• Reliable, professional, and comfortable working on-site
• Highly organized with the ability to prioritize and manage multiple tasks
• Strong working knowledge of Microsoft Office
• Discreet, trustworthy, and respectful of confidentiality
• Flexible and adaptable, with the ability to work effectively with diverse personalities

We value attitude, potential, and willingness to learn over years of experience

Why join us?

• Exposure to an executive team and real-world business operations
• A supportive environment focused on development, mentorship, and growth
• An opportunity to build or strengthen a long-term administrative or business career
• A competitive base salary based on experience
• Eligibility for a profit-sharing bonus program
• A comprehensive benefits package including medical, dental, vision, life insurance, and Employee Assistance Program (EAP) coverage
• Free on-site parking
• Paid time off
• Fun corporate events throughout the year