Agent du service à la clientèle

Gestion Immobilière Lafrance et Mathieu inc. , chef de file dans la gestion immobilière à Québec, est une entreprise familiale reconnue pour son expertise, avec plus de 35 ans d'expérience dans la gestion financière et opérationnelle d’immeubles commerciaux et résidentiels, y compris les syndicats de copropriété.

Pourquoi venir rejoindre notre belle équipe :

• Un environnement de travail dynamique, avec des outils technologiques de pointe
• Une culture d’entreprise humaine qui valorise la collaboration, le respect et l’esprit d’équipe
• La possibilité de télétravail (deux jours par semaine non consécutifs)
• Une équipe engagée et collaborative
• Un horaire de travail flexible
• Une assurance collective
• Un régime de retraite
• Un service de télémédecine accessible à tous les employés

L'agent(e) du service à la clientèle est le premier point de contact pour notre clientèle (copropriétaires, résidents et tiers). Cette personne joue un rôle central dans l’analyse, le traitement et l’orientation des demandes reçues, tout en assurant un service courtois, efficace et professionnel. La personne participe également à la rotation à la réception.

Vos responsabilités :

• Participer à la rotation à la réception.
• Premier contact en matière d’assistance auprès de nos clients et auprès de nos autres équipes;
• Assurer la réception et la répartition des questions et demandes de toutes natures qui émanent des résidents ou des tiers
• Effectuer le traitement des demandes relevant du respect de la déclaration de copropriété; répondre aux appels clients (copropriétaires et résidents) par téléphone, courriel, chats de l’espace client et du site web
• Faire la gestion et répartition de la boîte View email address on click.appcast.io
• Inscrire des notes de suivi dans le dossier du client dans le logiciel HOPEM
• Répondre aux questions simples relatives aux comptes recevables et autorisations de paiement
• Activer le prélèvement préautorisé au dossier client avec l’accord du résident
• Coordonner les déménagements et les tâches relatives aux informations consignées dans le tableau des procédures (clés, intercom, accès salle électrique, etc.)
• Diriger les appels complexes au chargé de projet – service à la clientèle approprié • Diriger les appels de service au chargé de projet - opérations appropriées
• Maintenir à jour les registres de la copropriété et participer à l’archivage des documents liés à la gestion de la copropriété
• Assister les chargés de projet – service à la clientèle dans des tâches administratives telles que la rédaction d’avis généraux, de courriels, de lettres simples, et veiller à leur acheminement si nécessaire
• Toutes autres tâches connexes

• Orienté(e) service à la clientèle
• Excellent communicateur/excellente communicatrice
• Organisé(e) et rigoureux(se)
• Autonome et débrouillard(e)
• À l’aise avec les outils technologiques
• Professionnel(le) et diplomate
• Ayant un bon esprit d’équipe
• Avec une expérience dans un poste similaire (réception, service à la clientèle, administration)