Coordonnateur(trice) de bureau / Office Coordinator

COORDONNATEUR(TRICE) DE BUREAU

Montréal, Québec

Construisez l'avenir chez Minto

Travailler chez Minto, c'est faire partie d'un projet plus vaste, où votre carrière repose sur des objectifs, des progrès et des possibilités. Ici, les employés ne sont pas seulement valorisés, ils sont célébrés grâce à la reconnaissance entre pairs, aux événements d'équipe et à une culture qui ressemble à une famille tout en respectant la voix de chacun.

Dès le premier jour, nous sommes là pour vous

Dès votre premier jour chez Minto, vous bénéficierez d'un ensemble d'avantages gratifiants et encourageants, conçus pour vous aider à vous épanouir :

• Rémunération compétitive avec prime annuelle basée sur les performances
• Avantages sociaux complets dès le premier jour, notamment physiothérapie illimitée, accès 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 à des professionnels de la santé et à des médecins grâce à notre service de télémédecine dédié, et congé parental
• Programme de cotisation à un REER et programme de congés payés pour soutenir votre avenir et vous aider à vous ressourcer
• Plateforme de reconnaissance entre pairs qui célèbre vos contributions
• Horaire d'été flexible pour vous aider à profiter au maximum de votre temps
• Développement professionnel et soutien à l'apprentissage pour alimenter votre croissance
• Parcours professionnels passionnants au sein d'une organisation dynamique et motivée

Votre place dans notre histoire

En tant que premier point de contact en personne ou par téléphone, le(la) coordonnateur(trice) est responsable d'accueillir les clients, les fournisseurs et les autres visiteurs et de répondre de façon polie, amicale et professionnelle à toutes les demandes de renseignements : de fournir des renseignements, de répondre aux questions et préoccupations ou de diriger le membre compétent de l'équipe des opérations immobilières vers les demandes qu'il ou elle ne peut résoudre.

Voici comment vous contribuerez

• Répondre aux demandes de renseignements généraux sur la propriété, en fournissant des informations de base sur la location par téléphone, par courriel ou en personne.

• Saisir les demandes de service et les notifications d'incidents dans le logiciel de gestion de la propriété.

• Coordonner l'accès aux appartements pour le personnel de Minto lorsque cela est nécessaire et en soutien aux coordonnateurs de services.

• Fixer les rendez-vous entre les résidents et l'équipe administrative

• Accepter et accuser réception des paiements, et les transférer aux coordinateurs.

• Effectuer les tâches d'ouverture et de fermeture du bureau, y compris le verrouillage et le déverrouillage des portes, le maintien de la propreté de la salle d'attente et du bureau.

• Répondre aux appels et recevoir les messages vocaux

• Recevoir et coordonner le courrier postal

• Contrôler et stocker les fournitures de bureau

• Délivrer les cartes de stationnement pour les visiteurs

• Préparer la correspondance et les communications, selon les directives

• Soutenir l'équipe dans ses tâches administratives, selon les besoins

• Effectuer d'autres tâches dans le cadre de l'esprit et de l'objectif du poste, à la demande de la direction.

Ce que vous apportez à l'équipe

Voici ce qui vous aidera à vous démarquer. Et même si vous ne cochez pas toutes les cases, nous croyons en votre potentiel et sommes là pour soutenir votre croissance.

• Un minimum de deux (2) ans d'expérience de travail pertinente dans un environnement occupé avec des clients ou dans l’industrie du service

• Une formation secondaire ou collégiale dans un domaine pertinent

• Le souci du détail et de la précision

• Des compétences en communication (écoute, oral et écrit)

• La connaissance de Microsoft Office (Word, Excel et Outlook)

• La connaissance de Yardi considéré comme un atout

• La connaissance du français et de l'anglais, à l'écrit et à l'oral

Langue de travail pour les postes situés en permanence au Québec

La connaissance du français est requise pour les postes situés en permanence au Québec afin que le titulaire puisse communiquer au besoin avec ses collègues et les fournisseurs au Québec. Une formation en français est offerte à tout titulaire d’un poste permanent au Québec qui ne possède pas une bonne connaissance du français.

Autre exigence linguistique

L’exigence d’une autre langue est requise pour ce poste afin de pouvoir communiquer avec les clients, partenaires et collègues qui sont majoritairement situés à l’extérieur du Québec. L’entreprise a des clients francophones et anglophones au Québec et doit de ce fait utiliser constamment les deux langues pour communiquer avec sa clientèle.

Prêt à construire votre avenir avec nous?

Que vous débutiez ou que vous cherchiez à franchir une nouvelle étape, Minto vous offre le mentorat, les ressources et les opportunités nécessaires pour mener une carrière enrichissante. Grâce à des récompenses compétitives et à un engagement fort en faveur du bien-être, nous vous donnons les moyens de vous épanouir, tant sur le plan professionnel que personnel.

Rejoignez une équipe où votre croissance, vos objectifs et votre potentiel sont valorisés. Créons ensemble quelque chose qui a du sens.

À propos de Minto

Notre mission de créer des communautés dynamiques commence avec les personnes qui rendent tout cela possible : nos employés. Nommée l'une des entreprises les mieux gérées au Canada, nous sommes fiers de notre héritage de 70 ans et nous nous engageons à offrir davantage - plus de croissance, plus de sens et plus d'impact - à nos employés, aux propriétaires, aux résidents et aux quartiers que nous desservons.

Minto n'accepte aucun CV spontané ou non sollicité envoyé à notre équipe de recrutement interne ou à nos responsables du recrutement par des agences ne figurant pas sur notre liste de fournisseurs privilégiés. Tout CV spontané ou non sollicité sera traité comme une candidature directe. Ce poste peut impliquer l'utilisation d'outils d'intelligence artificielle pour soutenir et améliorer le processus de recrutement. Cette offre d'emploi correspond à un poste vacant au sein de notre organisation. Minto est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité des chances et s'engage à favoriser un milieu de travail inclusif et accessible. Nous nous efforçons de constituer une équipe qui reflète la diversité des communautés que nous servons, y compris les personnes handicapées. Si vous avez besoin d'aménagements ou d'aide à n'importe quelle étape du processus de recrutement et de sélection, nous travaillerons avec vous pour répondre à vos besoins. Pour demander des aménagements, veuillez nous contacter à l'adresse ***email_hidden*** .

OFFICE COORDINATOR

Montreal, Quebec

Build what's next at Minto

Working at Minto means being part of something bigger—where your career is built on purpose, progress, and possibility. Here, employees aren’t just valued—they’re celebrated through peer-to-peer recognition, team events, and a culture that feels like family while honouring every individual’s voice.

From day one, we've got you covered

From your very first day at Minto, you'll have access to a rewarding and supportive package designed to help you thrive:

• Competitive compensation with performance-based annual bonus
• Comprehensive benefits starting on day one—including unlimited physiotherapy, 24/7 access to healthcare professionals and physicians through our dedicated telemedicine service, and parental leave
• RRSP matching program and paid time off program to support your future and recharge
• Peer-to-peer recognition platform that celebrates your contributions
• Flexible summer hours to help you make the most of your time
• Professional development and learning support to fuel your growth
• Exciting career paths across a dynamic and purpose-driven organization

Here’s how you’ll contribute

• Respond to general inquiries about the property, providing basic leasing information via telephone, email or in person

• Enter service requests and incident notifications into property management software

• Coordinate access to suites for Minto staff when required and in support of the service coordinators

• Schedule appointments between residents and administration team

• Accept and acknowledge receipt of payments, and transfer to coordinators

• Perform opening and closing duties of the office including, locking and unlocking of the doors, keeping waiting/office area clean

• Answer calls and receive voicemails

• Handle mailing letters and parcels

• Monitor and stock office supplies

• Manage external vendors such as dry cleaners, office cleaners, etc.

• Issue visitor parking passes

• Prepare correspondence and communications, as directed

• Coordinate with the building manager, cleaning and repair crews to solve office issues

• Support the team in their administrative tasks as needed

• Perform other duties within the scope, spirit and purpose of the job, as requested by management

What you bring to the team

Here’s what will help you stand out. And even if you don’t tick every box—we believe in your potential and are here to support your growth.

• A minimum of two (2) years of relevant work experience in a client-facing environment or in the service industry

• High school or college education in a relevant field

• Attention to detail and accuracy

• Communication skills (listening, speaking and writing)

• Knowledge of Microsoft Office (Word, Excel and Outlook)

• Knowledge of SAP or Yardi considered an asset

• Knowledge of French and English, written and spoken

Language of work for positions permanently located in Quebec

Knowledge of French is required for positions permanently located in Quebec so incumbents can communicate with their colleagues and suppliers in Quebec as necessary. French-language training is offered to all incumbents in permanent positions in Quebec who do not have a good knowledge of French.

Other language requirement

Another language is required for this position in order to communicate with clients, partners and colleagues, who are predominantly located outside Quebec. The company has Francophone and Anglophone clients in Quebec and must therefore constantly use the two languages to communicate with its clientele.

Ready to build your future with us?

Whether you're just starting out or looking to take the next step, Minto offers the mentorship, resources, and opportunities to grow a meaningful career. With competitive rewards and a strong commitment to well-being, we empower you to thrive—professionally and personally.

Join a team where your growth, purpose, and potential are celebrated. Let’s create something meaningful—together.

About Minto

Our mission to build vibrant communities begins with the people who make it all possible—our employees. Named one of Canada’s Best Managed Companies, we’re proud of our 70-year legacy and dedicated to delivering more—more growth, more purpose, and more impact—for our employees, homeowners, residents, and the neighbourhoods we serve.

Minto does not accept any speculative or unsolicited CV’s that have been sent to our internal recruitment team or hiring managers from agencies outside of our preferred supplier list. Any speculative or unsolicited CV’s will be treated as a direct application. This role may involve the use of artificial intelligence tools to support and enhance the recruitment process. This posting reflects an existing vacancy within our organization. Minto is an equal opportunity employer committed to cultivating an inclusive and accessible workplace. We strive to build a team that reflects the diverse communities we serve, including individuals with disabilities. If you require accommodation or support at any stage of the recruitment and selection process, we’ll work with you to ensure your needs are met. To request accommodation, please contact us at ***email_hidden*** .

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