Coordonnateur.trice de bureau (temporaire 2 mois)

À propos de Mila

Fondé par le professeur Yoshua Bengio de l’Université de Montréal, Mila rassemble des chercheurs spécialisés en intelligence artificielle et plus précisément en apprentissage automatique, apprentissage profond et apprentissage par renforcement. Reconnu mondialement pour ses importantes contributions au domaine de l’apprentissage profond, Mila s’est particulièrement distingué dans la modélisation du langage, la traduction automatique, la reconnaissance d’objets et les modèles génératifs. Depuis 2017, Mila est le fruit d’une collaboration entre l’Université de Montréal et l’Université McGill, en lien étroit avec Polytechnique Montréal et HEC Montréal.

Mila s’est donné pour mission d’être un pôle mondial d’avancées scientifiques qui inspire l’innovation et l’essor de l’intelligence artificielle (IA) au bénéfice de tous.

Pour en connaitre davantage, veuillez consulter

Sommaire du poste

À titre de pilier opérationnel, la personne titulaire du poste assure la gestion fluide du quotidien des bureaux et la maintenance proactive des installations. Ce rôle polyvalent combine la coordination logistique (approvisionnements et inventaires), le soutien technique aux espaces de travail et la gestion des services aux membres, garantissant ainsi un environnement fonctionnel et accueillant pour l'ensemble de la communauté et de l'équipe Écosystème. La personne titulaire du poste pourrait aider ponctuellement à l’organisation d’événements à Mila. 

Responsabilités principales

Gestion des approvisionnements

• Inventaires et commandes : Gérer les stocks de café, produits laitiers, papeterie et fournitures de bureau.
• Boutique (Merch) : Gérer l'inventaire trimestriel et la préparation des commandes des articles promotionnels venant de la communauté Mila.

Maintenance et gestion des espaces

• Entretien technique : Assurer le bon fonctionnement et le nettoyage des machines à café, des refroidisseurs d'eau, des lave-vaisselles et des bouilloires.
• Inspections des espaces pour signaler tout bris, vérifier l'éclairage et la propreté.
• Services généraux : Vider les déchiqueteuses, veiller à l'entretien et à l'approvisionnement des tableaux blancs et coordonner la buanderie
• Contribution ponctuelle au montage et démontage des installations physiques nécessaires au bon déroulement des activités.

Logistique et services aux membres

• Poste et colis : Réceptionner, trier et distribuer le courrier et les colis
• Accès : Gérer l'émission des cartes d'accès temporaires pour les visiteurs ou permanentes pour les membres de la communauté
• Postes de travail : Fournir le support nécessaire lors de l'attribution d'un poste de travail

Support administratif et fournisseurs

• Requêtes : Centraliser les demandes via la boîte courriel Écosystème et soumettre les appels de service à la gestion d'immeuble.
• Point de contact fournisseurs : Agir en tant qu'intermédiaire principal pour la transmission des commandes (café, papeterie, fournitures) et assurer le suivi des requêtes auprès des fournisseurs externes.
• Accompagnement : Accueillir et superviser les prestataires de services lors de leurs interventions physiques dans les locaux.

Requirements

Compétences et qualifications requises

• Au moins 3 années d'expérience dans la coordination de bureau, impliquant des partenaires externes et internes;
• Diplôme collégial ou universitaire en administration ou toute autre discipline pertinente, ou niveau équivalent de qualifications professionnelles et/ou d'expérience ;
• Excellentes capacités organisationnelles et aptitude à gérer plusieurs priorités simultanément;
• Sens aigu de la responsabilité et calme lors de situations d'urgence;
• Fortes compétences relationnelles et sens de la confidentialité;
• Rigueur dans l'application des procédures administratives et de sécurité;
• Être bilingue, en français et en anglais, en raison des interactions que vous aurez dans le cadre de votre emploi avec certains de nos partenaires, parties prenantes, ou membres de notre communauté académique anglophones.
• Manutention légère : Participation ponctuelle à l’installation de matériel et au déplacement de mobilier selon les besoins logistiques;
• Capacité à résoudre de manière autonome les problèmes simples et à escalader les problèmes complexes de manière appropriée;
• Formation de secourisme en milieu de travail (atout).

Nous voulons vous connaître

À Mila, la diversité nous tient à cœur. Nous valorisons un environnement de travail équitable, ouvert et respectueux des différences. Nous encourageons toute personne souhaitant œuvrer dans un écosystème en progression continue et stimulée à contribuer à l’application et la définition d’une culture saine et inclusive, à postuler.

Veuillez noter que seules les personnes sélectionnées seront contactées.