Adjoint administratif/adjointe administrative

Action sur la Violence et Intervention Familiale (AVIF) est un organisme communautaire à but non lucratif dédié à la prévention de la violence conjugale et familiale. Notre mission est de soutenir, accompagner et intervenir auprès des hommes et des adolescent·e·s auteurs de violence ainsi que les hommes en difficultés, afin de favoriser des relations saines, égalitaires et sécuritaires au sein des familles et de la communauté.Description de l’offre d’emploi

Sous la responsabilité de la direction générale, l’adjoint·e administratif·ve assure la bonne gestion des activités administratives, comptables et de soutien organisationnel de l’organisme.

La personne titulaire du poste est plus spécifiquement appelée à :

Administration financière et comptable
● Préparer et traiter la paie des employé·e·s;
● Effectuer les paiements requis et émettre les chèques;
● Tenir la comptabilité à jour dans le logiciel Simple Comptable;
● Gérer le cycle des comptes fournisseurs et clients (ajout des factures, approbation par le CA, paiements, facturation de vente);
● Assurer la gestion de la petite caisse et le suivi budgétaire des postes de l’organisme;
● Produire mensuellement les bilans, états de résultats et conciliations bancaires;
● Préparer et transmettre les déclarations de TPS et TVQ;
● Collaborer avec le comptable pour l’audit annuel en fournissant les documents nécessaires;
● Effectuer des vérifications ou suivis auprès des organismes et partenaires externes (gouvernement, CNESST, service de paie, firme comptable, etc.).

Gestion administrative et organisationnelle
● Accueillir les visiteurs, répondre aux appels et courriels, et traiter les demandes de renseignements;
● Organiser et confirmer les rendez-vous et les réunions, lorsque demandé;
● Gérer l’inventaire et les fournitures de bureau;
● Rechercher et solliciter des fournisseurs ou des soumissions au besoin;
● Préparer les documents nécessaires aux conseils d’administration et à l’assemblée générale annuelle, et rédiger les procès-verbaux;
● Soutenir l’équipe dans la rédaction, la préparation et l’impression de documents et de matériel;
● Mettre en place et maintenir les systèmes de classement (papier et numérique), incluant la numérisation des documents;
● Gérer les feuilles et banques de temps, ainsi que les dossiers du personnel (ouverture, mise à jour, fermeture);
● Produire les relevés d’impôt et administrer les régimes d’assurances collectives et de retraite (paiements, déductions, cotisations annuelles).

Représentation et vie associative
● Participer aux réunions d’équipe et aux formations;
● Contribuer à l’optimisation des outils administratifs et comptables.

Toutes autres tâches connexes reliées à sa fonction. 

 

• Français parlé et écrit - Élevé
• Anglais parlé et écrit - Moyen

• Diplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de l'administration

• Polyvalence
• Capacité de jugement et facilité à prendre des décisions
• Assiduité et ponctualité