Purchasing Administrative Assistant

Job Responsibility:

At MainMicro, we specialize in IT solutions, proudly serving clients in both the US and Canada. Founded in 2014, we've become a leading industry player dedicated on helping our customers optimize their IT infrastructure. Our commitment to delivering exceptional customer service is what sets us apart, ensuring top notch support and tailored solutions that exceed expectations.Apart from an impressive background, we hire to fit! We are all about company culture, so having a team that gets along while working collaboratively is our goal. Whether you're a recent graduate, just beginning your career, or eager to develop your professional experience, this position could be perfect for you! About the Role: We are looking for a detail-oriented Purchasing Administrative Assistant to support our purchasing department. In this role, you will assist the Head of Operations on administrative tasks, including responding to inquiries, handling order requests, and resolving issues while maintaining effective vendor relationships.Here's how a Purchasing Administrative Assistant for our Montreal office contributes to our team: Key responsibilities include, but not limited to

• Oversee the entire purchasing cycle from PO creation to invoicing, ensuring accuracy and efficiency.
• Manage and track purchase orders, backorders, and deliveries, and maintain comprehensive purchase records across North America.
• Handle all RMAs (Returns Merchandise Authorizations) in accordance with company policies and coordinate with suppliers to resolve discrepancies.
• Coordinate with manufactures (OEM) to secure the best pricing through deal registration programs
• Assist Administration and Finance personnel with tasks such as filling and filing appropriate documents.
• Maintain cordial relationships with vendors, oversee vendor activities, and review purchasing agreements to ensure optimal performance and contract terms.

Skills:

• A go-getter.
• Interpersonal and organizational skills.
• Ability to act with discretion when handling confidential information.
• Strong attention to detail and multitasking ability.
• Experience in administrative support or purchasing is a plus.
• Ability to work effectively in a team and be a good collaborator.
• Ability to work in a fast-paced environment and manage workload to achieve results and common business goals.
• Desire to grow within the team and a growing business.

Qualifications:

• Diploma of college studies (any field)
• A bachelor's degree, diploma or certificate in office administration program is considered an asset.
• 1 year of experience in an administrative role or equivalent experience.
• Bilingual in French & English

What MainMicro Offers:

• Group insurance after 3 months of hire date
• Both USD & CAD holidays
• Professional and personal development in a company experiencing strong growth.
• A positive working environment characterized by our core values: Transparency, Integrity, Mutual Respect & Pursuit of Excellence.
• Regular off-site team events.
• Quarterly "Lunch & Learn" trainings
• 1-day Work from Home a week
• 8-hour day including lunch and two breaks.

Deadline for Applications: [August 23rd, 2024]**For all other requests, please send them to View email address on ca.edajobs.com.**************************************************************************************************************** Annonce d'emploi: Adjoint(e) Administratif(ve) aux Achats Lieu: Montréal, Canada Poste: Temps plein Échelle salariale: 42,500$ - 50,000$Chez MainMicro, nous sommes spécialisés dans les solutions informatiques et nous sommes fiers de servir des clients aux États-Unis et au Canada. Fondée en 2014, notre entreprise est devenue un acteur clé du secteur, dévouée à aider nos clients à optimiser leur infrastructure informatique. Notre engagement à offrir un service client exceptionnel nous distingue, en assurant un soutien de premier ordre et des solutions sur mesure qui dépassent les attentes.Outre un parcours impressionnant, nous recherchons avant tout une adéquation culturelle ! Nous valorisons la cohésion d'équipe et la collaboration. Que vous soyez un jeune diplômé, que vous débutiez votre carrière ou que vous souhaitiez développer votre expérience professionnelle, ce poste pourrait être fait pour vous ! À propos du rôle : Nous sommes à la recherche d'un(e) Adjoint(e) Administratif(ve) aux Achats minutieux(se) pour soutenir notre département des achats. Dans ce rôle, vous assisterez le Responsable des opérations dans des tâches administratives, y compris la réponse aux demandes, la gestion des demandes de commande et la résolution des problèmes tout en maintenant des relations efficaces avec les fournisseurs.Voici comment un(e) Adjoint(e) Administratif(ve) aux Achats pour notre bureau de Montréal contribue à notre équipe : Responsabilités principales:

• Superviser l'ensemble du cycle d'achat, de la création des bons de commande à la facturation, en veillant à la précision et à l'efficacité.
• Gérer et suivre les bons de commande, les commandes en attente et les livraisons, et maintenir des dossiers d'achat complets à travers l'Amérique du Nord.
• Traiter toutes les RMAs (autorisations de retour de marchandise) conformément aux politiques de l'entreprise et coordonner avec les fournisseurs pour résoudre les écarts.
• Coordonner avec les fabricants (OEM) pour obtenir les meilleurs tarifs via des programmes d'enregistrement de transactions.
• Assister le personnel administratif et financier dans des tâches telles que le classement et l'archivage des documents appropriés.
• Maintenir des relations cordiales avec les fournisseurs, superviser les activités des fournisseurs et examiner les accords d'achat pour garantir une performance optimale et des conditions contractuelles favorables.

Compétences:

• Un esprit d'initiative.
• Compétences interpersonnelles et organisationnelles.
• Capacité à agir avec discrétion lors de la gestion d'informations confidentielles.
• Grande attention aux détails et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Expérience dans le soutien administratif ou les achats est un atout.
• Capacité à travailler efficacement en équipe et à collaborer.
• Capacité à évoluer dans un environnement dynamique et à gérer la charge de travail pour atteindre les résultats et les objectifs communs de l'entreprise.
• Désir de croître au sein de l'équipe et de l'entreprise en expansion.

Qualifications:

• Diplôme d'études collégiales (tous domaines).
• Un baccalauréat, un diplôme ou un certificat en administration de bureau est considéré comme un atout.
• 1 an d'expérience dans un rôle administratif ou expérience équivalente.
• Bilingue en français et en anglais.

Ce que MainMicro offre:

• Assurance collective après 3 mois de date d'embauche.
• Congés en USD et CAD.
• Développement professionnel et personnel dans une entreprise en forte croissance.
• Un environnement de travail positif caractérisé par nos valeurs fondamentales : Transparence, Intégrité, Respect Mutuel et Recherche de l'Excellence.
• Événements d'équipe réguliers hors site.
• « Lunch & Learn » entraînement
• 1 jour de télétravail par semaine.
• Journée de travail de 8 heures incluant le déjeuner et deux pauses.

Date limite pour les candidatures : [23 août 2024] Pour toutes autres demandes, veuillez les envoyer à View email address on ca.edajobs.com.

Job Type: Full-time

Pay: $42,500.00-$50,000.00 per year

Benefits:

• Dental care
• Paid time off

Schedule:

• 8 hour shift
• Monday to Friday

Education:

• DCS / DEC (preferred)

Experience:

• Administrative experience: 1 year (required)

Work Location: In person