Assistante de direction et administratrice de bureau

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En tant qu’entreprise mondiale, nous interagissons avec une variété de personnes et de cultures. L’intégrité, le respect, la qualité de collègue et l’appropriation sont la force unificatrice de tous les ministères et régions du monde. C’est l’individu qui définit l’équipe. Et c’est l’équipe qui fait la différence. Joignez-vous à l'#TEAMNORDEX et façonnez l’avenir de l’énergie avec nous.

RÉSUMÉ DU POSTE

Le rôle d'adjoint(e) de direction et d'administrateur(trice) de bureau contribue directement à la mission de l'entreprise, qui est de développer et de mettre en service des centrales électriques propres afin de rendre l'énergie 100 % renouvelable accessible à tous. Au sein de Nordex, l'adjoint(e) de direction et l'administrateur(trice ) de bureau joue un double rôle : il/elle apporte un soutien de haut niveau au directeur financier tout en assurant le bon fonctionnement du bureau de Montréal. Ce poste exige une personne organisée, discrète et proactive, capable de gérer avec aisance les priorités de la direction et les tâches administratives quotidiennes. Le/la candidat(e) idéal(e) s'épanouit dans un environnement dynamique, traite l'information confidentielle avec le plus grand professionnalisme et a à cœur d'assurer le bon fonctionnement du bureau et des activités du directeur financier.

CE QUE VOUS FEREZ

Soutien aux cadres financiers

• Gérer l'agenda du directeur financier en toute autonomie, y compris la planification des réunions internes et externes, la coordination entre les différents fuseaux horaires, et l'identification et la résolution proactives des conflits d'horaires.
• Coordonner de bout en bout toute la logistique des déplacements du directeur financier (vols, hôtels, transports terrestres et exigences en matière de visas) et préparer des itinéraires de voyage complets et détaillés.
• Préparer et soumettre les notes de frais au nom du directeur financier, en veillant à un traitement rapide, précis et conforme aux politiques en vigueur.
• Assurer la liaison principale entre le directeur financier et les services internes, en assurant le suivi des actions, en contrôlant les résultats des réunions et en veillant au respect des engagements dans les délais impartis.
• Rédiger, examiner et gérer la correspondance et les communications confidentielles au nom du directeur financier avec le plus haut niveau de discrétion et de professionnalisme.
• Préparer les documents d'information, les ordres du jour, les présentations et les documents justificatifs pour les réunions du directeur financier, les séances du conseil d'administration et les interventions externes.
• Filtrer et prioriser les demandes, courriels et appels entrants adressés au directeur financier, en veillant à apporter des réponses rapides et appropriées.
• Autres tâches assignées.

Administration générale – Montréal

• Assurer la fonction de principal point de contact pour le bureau de Montréal, en gérant l'accueil, en accueillant les visiteurs et en traitant les appels et le courrier entrants de manière professionnelle et chaleureuse.
• Superviser l'approvisionnement en fournitures de bureau, la gestion des stocks et les relations avec les fournisseurs, en veillant à ce que le bureau soit toujours bien équipé et fonctionne sans problème.
• Assurer la propreté, l'organisation et le bon fonctionnement des espaces communs et des salles de réunion ; se coordonner avec la direction de l'immeuble pour les questions relatives aux installations et les demandes de maintenance.
• Apporter un soutien logistique à l'intégration des nouveaux employés du bureau de Montréal, notamment en ce qui concerne l'aménagement des espaces de travail, la coordination des accès et l'orientation locale.
• Planifier et coordonner les événements internes, les assemblées générales et les réunions d'équipe, en gérant toute la logistique, y compris les réservations de salles, les services de traiteur et l'installation du matériel audiovisuel.
• Fournir un soutien administratif général à l'équipe de direction des finances et aux autres employés basés à Montréal, au besoin.
• Autres tâches assignées par le directeur financier ou la direction.

CE QUE VOUS AVEZ

• Diplôme d'études secondaires requis
• Un diplôme collégial ou un certificat technique en administration de bureau, en commerce ou dans un domaine connexe est un atout, mais n'est pas obligatoire.
• Une combinaison équivalente de formation et d'expérience pratique en administration sera prise en compte.
• 3 à 5 ans d'expérience en tant qu'assistant(e) de direction, assistant(e) administratif(ve) ou responsable de bureau, idéalement auprès de la direction générale ou de la haute direction.
• Une expérience préalable au sein d'une entreprise, d'une multinationale ou d'une société de services professionnels est préférable.
• L'expérience de la gestion des opérations et des installations de bureau dans un environnement de bureau de taille moyenne constitue un atout majeur.
• Excellentes compétences en matière d'organisation et de gestion du temps ; capacité à gérer simultanément plusieurs priorités dans un environnement dynamique et axé sur les échéances.
• Discrétion et confidentialité maximales dans le traitement des informations sensibles relatives aux dirigeants et aux entreprises
• Excellentes compétences en communication écrite et orale, tant en anglais qu'en français; le bilinguisme est requis compte tenu du contexte du bureau de Montréal
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) et des plateformes de vidéoconférence (Teams, Zoom)
• Proactif et autonome ; anticipe les besoins, identifie les problèmes avant qu'ils ne surviennent et prend l'initiative de les résoudre de manière indépendante.
• Excellentes aptitudes relationnelles et présentation soignée et professionnelle lors des interactions avec la haute direction, les visiteurs, les clients et les partenaires externes.
• Jugement sûr et capacité à prioriser les demandes concurrentes avec un minimum d'encadrement.
• Soucieux du détail et attaché à la précision dans toutes ses tâches, notamment la gestion des notes de frais, la planification et la correspondance.
• Expérience en gestion de voyages internationaux complexes sur plusieurs fuseaux horaires
• Attitude positive et axée sur le service, et capacité à rester calme et efficace sous pression.
• Ce poste est à pourvoir entièrement sur place, au bureau de Montréal (Québec). Des déplacements occasionnels peuvent être nécessaires pour assister le directeur financier lors de réunions ou d'événements hors site.

• La conduite est une fonction essentielle de ce poste. Le candidat doit posséder un permis de conduire valide et être assurable au titre de notre assurance automobile. Ce poste fera l'objet de vérifications périodiques du dossier de conduite afin de confirmer le maintien de l'assurabilité.

Nordex accorde la plus haute priorité à la sécurité de ses activités. C’est pourquoi nous recherchons un candidat qui s’engage à maintenir et à promouvoir les normes de sécurité en tout temps . Le candidat idéal doit :

• Démontrer une solide compréhension et un engagement envers les protocoles et procédures de sécurité.
• Veiller au respect de toutes les réglementations de sécurité et des politiques de l'entreprise.
• Identifier et atténuer de manière proactive les risques potentiels pour la sécurité.
• Utilisez correctement l'équipement de sécurité approprié, notamment les lunettes de protection, les protections auditives, les chaussures de sécurité à embout d'acier et les casques. Les vêtements amples et les bijoux sont interdits.
• Communiquer efficacement avec les membres de l'équipe et la direction afin de garantir un environnement de travail sûr.
• Parler et comprendre couramment l'anglais pour communiquer efficacement les informations relatives à la sécurité et au travail, suivre les consignes de sécurité et collaborer avec les superviseurs et les membres de l'équipe anglophones.

Le salaire pour ce poste est exempté et se situe entre 85 000 $ et 95 000 $ CA, avec une prime pouvant atteindre 10 %. La rémunération individuelle est déterminée en fonction de divers facteurs propres à chaque candidat, notamment ses compétences, son expérience, ses qualifications et d'autres facteurs liés au poste.

En plus de la possibilité de rendre notre monde un peu plus durable, nous vous offrons :

• Vie de base et DMA
• Vie à charge
• Vie facultative et vie de conjoint
• AD&D en option
• Indemnité hebdomadaire
• Invalidité de longue durée
• Soins de santé complémentaires
• Soins dentaires
• Contrepartie REER - jusqu’à 5 000 $ en fonction de vos cotisations

Nordex adhère à une politique d’égalité des chances en matière d’emploi et tous les candidats qualifiés seront pris en considération pour un emploi sans égard à la race, à la couleur, à la religion, au sexe, à l’orientation sexuelle, à l’identité ou à l’expression de genre, à la grossesse, à l’âge, à l’origine nationale, au statut de handicap, aux renseignements génétiques, au statut d’ancien combattant protégé ou à toute autre caractéristique protégée par la loi.

Nous nous engageons à créer un environnement et une culture dans lesquels la diversité et l’inclusion sont reconnues comme une véritable opportunité et une valeur pour l’organisation. Nous vous invitons à en savoir plus en visitant ce lien : Diversité et inclusion - Nordex SE