Adjoint(e) administratif(ve) principal(e) du Bureau de la présidente et cheffe de la direction

À PROPOS DE NOUS

Nous sommes l’un des plus importants investisseurs pour des régimes de pensions au Canada, avec un actif net sous gestion de 320,6 milliards de dollars au 31 mars 2026.

Nous investissons des fonds pour les régimes de pensions de la fonction publique, des Forces canadiennes, de la Gendarmerie royale du Canada et de la Force de réserve. Le siège social d’Investissements PSP est situé à Ottawa et son bureau principal d’affaires est situé à Montréal. Elle compte également des bureaux à New York, à Londres et à Hong Kong.

La réalisation et la gestion de placements complexes de portée mondiale exigent que nous travaillions dans l’esprit d’« Un seul PSP » afin de pouvoir saisir de précieuses occasions, en étroite collaboration avec certaines des plus grandes entreprises à l’échelle mondiale. Chez Investissements PSP, vous vous joindrez à une équipe motivée et à des professionnels engagés, qui s’efforcent de faire croître notre organisation comme jamais auparavant.

VOTRE RÔLE

Dans ce rôle, vous relèverez de la Responsable associée du bureau de la présidente et cheffe de la direction (« ACoS ») et travaillerez en étroite collaboration avec l’adjointe de direction du bureau de la présidente et cheffe de la direction & des Ressources humaines et Développement de l’organisation afin de leur offrir du soutien et de les aider à opérer avec efficacité et agilité. La personne idéale sera proactive et discrète, fera preuve d’agilité et possédera de solides compétences en collaboration, en organisation et en communication.

En tant qu’ adjoint(e) administratif(ve) principal(e) du bureau de la présidente et cheffe de la direction , vous devrez :

• Soutenir l’ACoS et l’adjointe exécutive du bureau de la présidente et cheffe de la direction, ainsi que le Chef des Ressources humaines et Développement de l’organisation, afin d’assurer le bon déroulement des activités quotidiennes de la cheffe de la direction, du bureau de la présidente et cheffe de la direction ainsi que des équipes des ressources humaines et développement de l’organisation
• Appuyer la gestion de calendriers complexes, d’ordres du jour, de réunions, de rendez-vous et de priorités pour la cheffe de la direction, le bureau de la présidente et cheffe de la direction ainsi que l’équipe des ressources humaines et développement de l’organisation
• Fournir un soutien à la coordination et au triage des calendriers pour les réunions avec des partenaires externes, des parties prenantes internes et des cadres supérieurs, y compris la logistique et les suivis
• Soutenir la coordination des déplacements et des itinéraires pour la cheffe de la direction, le bureau de la présidente et cheffe de la direction ainsi que l’équipe des ressources humaines et développement de l’organisation, conformément aux politiques internes
• Effectuer des tâches administratives, notamment la planification de réunions, la coordination des déplacements et le soutien général aux dirigeants et aux membres d’équipe désignés
• Maintenir les bases de données de contacts et veiller à ce que les renseignements dans DealCloud soient exacts et à jour
• Agir comme personne-ressource auprès des parties prenantes internes, des partenaires externes et des contacts de haut niveau, y compris répondre aux appels et aux courriels, le cas échéant
• Préparer, traiter et valider les rapports de dépenses, les factures, les approbations, les soumissions liées à la conformité et les déclarations de cadeaux en temps opportun
• Développer et maintenir un réseau interne afin de soutenir l’avancement des dossiers, de résoudre les enjeux efficacement et de travailler avec autonomie
• Veiller à ce que les demandes d’action ou d’information soient acheminées aux membres de l’équipe appropriés et fassent l’objet d’un suivi, au besoin
• Soutenir la planification d’événements et répondre aux demandes ponctuelles de l’équipe afin de favoriser le bon fonctionnement des opérations
• Fournir un soutien de remplacement à l’adjointe exécutive, au bureau de la présidente et cheffe de la direction ainsi qu’à l’équipe des ressources humaines et développement de l’organisation durant les absences

CE DONT VOUS AUREZ BESOIN

• Baccalauréat, un atout
• Un minimum de cinq (5) ans d’expérience pertinente dans un poste similaire, de préférence dans un environnement financier ou professionnel
• Connaissance avancée de Microsoft Office 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams [réunions en direct], OneDrive) et d’autres systèmes propres au service. Expérience avec Concur et des fournisseurs de services de voyages, un atout
• Haut niveau de professionnalisme, de diplomatie et de discrétion
• Compétences développées en collaboration et capacité à établir des relations de confiance avec les parties prenantes internes, les cadres supérieurs, les partenaires externes et les collègues administratifs
• Compétences développées en communication, tant à l’oral qu’à l’écrit
• Excellente approche de service à la clientèle et capacité à répondre de façon rapide et positive aux demandes imprévues
• Capacité à cerner, analyser et résoudre les problèmes, ainsi qu’à les escalader de façon appropriée dans une approche axée sur les solutions
• Aptitude à traiter des renseignements détaillés avec une grande exactitude et un souci du détail, en utilisant des approches et des outils précis pour vérifier les livrables
• Capacité à établir les priorités et à gérer plusieurs tâches concurrentes simultanément
• Expérience en relecture et en révision
• Bonne capacité à apprendre de nouvelles technologies afin de devenir autonome avec les systèmes utilisés au quotidien pour effectuer les tâches assignées
• Bilinguisme : anglais et français (interactions fréquentes en anglais avec les employés de PSP basés dans nos bureaux de Hong Kong, Londres et New York, et interactions en français avec les employés de nos bureaux locaux de Montréal et d'Ottawa)

Nous offrons une expérience sur mesure à nos employés et un ensemble* de rémunération globale et d’avantages sociaux concurrentiel, conçus pour attirer et retenir des talents diversifiés dans le monde entier, récompenser le rendement et renforcer les stratégies et les priorités de l’entreprise. Au-delà du salaire et de l’admissibilité à la rémunération incitative, vous avez accès à :

• Un investissement dans le développement de carrière

• Des régimes d'assurance collective complets

Des régimes de pension compétitifs

• Un accès illimité aux services de soins de santé virtuels et programmes de mieux-être

• Politique de congé parental rémunéré inclusive pour tous les genres : jusqu’à 26 semaines pour les principaux donneurs de soins, 5 semaines pour les partenaires

• Un soutien personnalisé pour la construction de la famille , de la pré-grossesse à la ménopause, avec une assistance financière disponible

• Des jours de vacances disponibles dès le premier jour , avec des jours de supplémentaires pour les anniversaires de service importants, et les vendredis après-midi de congé pendant l’été

• Un modèle de travail hybride flexible avec un mélange de jours au bureau et à distance

• L’ensemble des avantages sociaux peut varier en fonction du type d'employé.

Chez Investissements PSP, nous visons à offrir un lieu de travail où chacun·e se sent apprécié·e, en sécurité, respecté·e et capable de se développer. Dans le cadre de cet engagement de la part du leadership, nous encourageons vivement les candidatures de tous·tes les candidat·e·s qualifié·e·s et nous nous efforçons d'offrir une expérience de candidature inclusive et accessible. Si vous avez besoin d'un accommodement pour une partie quelconque du processus de recrutement, veuillez-nous le faire savoir.