adjoint-e de direction.

Je suis à la recherche d'un(e) Adjoint(e) de direction principal(e) d’expérience pour le compte d emon client, un organisme prestigieux qui soutient et propulse l’écosystème de la recherche et de la science au Québec.

Si vous êtes une personne rigoureuse, autonome et que vous possédez une solide expérience auprès de la haute direction, ce poste est fait pour vous !

Avantages
En rejoignant notre client, vous bénéficierez de conditions de travail enviables et d'un environnement stimulant :

-Horaire équilibré : 35 heures par semaine du Lundi au Vendredi
Format hybride flexible : Présence au bureau 3 jours par semaine, dont le mercredi (journée officielle d’équipe). Les deux autres journées sont au choix, idéalement coordonnées avec l'horaire de la vice-présidente pour maximiser la synergie.
-Espace de travail privilégié : Vous disposerez de votre propre bureau tout en évoluant au sein d'une équipe administrative unie où règnent la collaboration et l'entraide.
-Durée du contrat : Mandat temporaire initial de 12 mois, avec une belle possibilité de mandat permanent par la suite.
-Date de début : Entrée en poste prévue pour le début juillet 2026

Responsabilités
Sous l’autorité directe de la vice-présidente Recherche et de la direction des programmes, vous serez le pivot administratif de l'équipe.

Vos tâches seront les suivantes :

-Gestion de direction : Tenir l’agenda de la vice-présidente et de la direction des programmes, planifier les rendez-vous et organiser la logistique complète de leurs déplacements professionnels.
-Communications et accueil : Agir à titre de premier répondant pour les appels téléphoniques, filtrer les demandes et assurer une approche client impeccable.
-Assurer également le suivi du courrier postal et électronique.
-Relations partenariales : Assurer un lien fluide et professionnel avec les partenaires externes issus des ministères, du milieu de la santé, de la recherche et des institutions universitaires.
-Logistique de réunions : Organiser les réunions, conférences téléphoniques et comités; réserver les salles et commander les repas/collations.
-Soutien administratif : Préparer, rédiger et corriger la correspondance, les ordres du jour, les avis de convocation ainsi que les comptes rendus de réunions.
-Gestion documentaire : Classer les dossiers selon les normes en vigueur, mettre à jour les listes de contacts et procéder aux envois ou à la reprographie de documents.

Qualifications
Nous recherchons un(e) véritable adjoint(e) de direction de carrière qui sait faire preuve de discrétion, d'autonomie et d'un grand sens de l'organisation.

Formation : Diplôme en secrétariat ou une équivalence académique pertinente.
Expérience : 7 à 10 années d'expérience dans des fonctions similaires. Une solide habitude de travailler directement avec des membres de la haute direction est essentielle.
Atout majeur : Une expérience préalable ou une affinité avec le milieu de la recherche, des sciences ou du réseau de la santé sera grandement valorisée.
Maîtrise technologique : Excellente connaissance des outils de la suite MS 365 (Word, Excel, PowerPoint) et de SharePoint.
Compétences linguistiques : Une maîtrise irréprochable de la langue française, tant à l'oral qu'à l'écrit (souci de la qualité de la rédaction et de la correction de documents). Qualités recherchées : Rigueur absolue, capacité à travailler de manière indépendante tout en aimant collaborer avec ses pairs, professionnalisme et aisance avec le public.

Sommaire
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