Adjoint(e) de direction - Executive assistant

Job description

English will follow

AJW Group est un leader mondial indépendant spécialisé dans la chaine d'approvisionnement, l'échange, la réparation et la location de composants d'avions. Riche de plus de 90 ans d'expérience dans le domaine de l'aviation, AJW soutient plus de 1000 compagnies aériennes dans 100 pays. L'une des principales divisions du groupe AJW est AJW Technique, une installation de pointe pour l'entretien, la réparation et la révision (MRO) qui compte plus de 160 techniciens expérimentés et passionnés à Montréal.

L’Adjoint(e) de direction agit comme un partenaire stratégique du président, en fournissant un soutien administratif, organisationnel et de coordination de projets complet. Le rôle consiste à optimiser l’efficacité de la direction en gérant les agendas, les communications, les déplacements, les réunions et les initiatives spéciales, tout en assurant une coordination fluide entre les parties prenantes internes et externes et en maintenant une stricte confidentialité.

Rôle :

• Gérer l’agenda du Président, y compris la planification des réunions, des rendez-vous et des événements corporatifs.

• Coordonner les déplacements nationaux et internationaux, incluant les vols, l’hébergement, le transport et la préparation d’itinéraires détaillés.

• Surveiller et prioriser les communications entrantes, en assurant des réponses rapides et en escaladant les dossiers urgents au besoin.

• Agir comme point de contact principal entre le Président et les parties prenantes internes et externes.

• Préparer, relire, corriger et mettre en forme les correspondances, les rapports, les présentations et autres documents de niveau exécutif.

• Participer aux réunions clés au besoin; préparer les ordres du jour, rédiger les procès-verbaux et assurer le suivi des actions afin d’en garantir la réalisation.

• Gérer des informations hautement confidentielles et sensibles avec professionnalisme et discrétion.

• Gérer les rapports de dépenses, les factures et les processus de rapprochement conformément aux politiques de l’entreprise.

• Appuyer la coordination de projets, le suivi de l’avancement et le soutien administratif des initiatives stratégiques.

• Organiser et coordonner la logistique des réunions du conseil d’administration, des réunions de direction, des retraites exécutives et des événements spéciaux.

• Maintenir des dossiers, fichiers et documents organisés afin de soutenir l’efficacité des opérations de direction.

• Anticiper les besoins administratifs et identifier de manière proactive des occasions d’améliorer l’efficacité et la performance du Président.

Ce que nous offrons :

• Salaire concurrentiel

• Avantages sociaux dès l’embauche (assurance collective, fonds de pension, etc.)

• Journées personnelles

• Jours de maladie

• Horaire de travail flexible

• Formation continue

• Programme d’aide aux employés

• Et plus +++

Nous sommes fiers d'attirer et de retenir les meilleurs talents. Venez rejoindre notre équipe dynamique.

Nous souscrivons également aux principes de l’équité en matière d’emploi et nous nous employons à ce que notre effectif soit représentatif de la communauté du grand Montréal.

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AJW Group is a world-leading independent specialist in the supply, exchange, repair and lease of aircraft spare parts. With over 90 years of aviation experience, AJW supports over 1000 airlines across 100 countries. One of the main divisions of the AJW Group is AJW Technique, a state-of-the-art component Maintenance, Repair and Overhaul (MRO) facility with over 160 experienced and passionate technicians in Montreal.

The Executive Assistant acts as a strategic partner to the President, providing comprehensive administrative, organizational, and project coordination support. The role is responsible for optimizing executive effectiveness through the management of schedules, communications, travel, meetings, and special initiatives while ensuring seamless coordination across internal and external stakeholders and maintaining strict confidentiality.

Main responsibilities:

• Manage the President's calendar, including scheduling meetings, appointments, and corporate events.

• Coordinate domestic and international travel arrangements, including flights, accommodations, transportation, and detailed itineraries.

• Monitor and prioritize incoming communications, ensuring timely responses and escalating urgent matters as required.

• Serve as a primary point of contact between the President and internal and external stakeholders.

• Prepare, proofread, edit, and format executive-level correspondence, reports, presentations, and other business documents.

• Attend key meetings as required; prepare agendas, record meeting minutes, and follow up on action items to ensure completion.

• Handle highly confidential and sensitive information with professionalism and discretion.

• Manage expense reports, invoices, and reconciliation processes in accordance with company policies.

• Assist with project coordination, progress tracking, and administrative support for strategic initiatives.

• Organize and coordinate logistics for board meetings, leadership meetings, executive retreats, and special events.

• Maintain organized records, files, and documentation to support efficient executive operations.

• Anticipate administrative needs and proactively identify opportunities to improve executive efficiency and effectiveness.
  

We offer:

• Competitive salary

• Full benefits upon hiring (group insurance, pension plan, etc.)

• Personal days

• Sick days

• Flexible work schedule

• On-going training

• Employee assistance program

• And more +++

We pride ourselves in attracting and retaining top talent; come and join our dynamic team.

We adhere to the principles of employment equity and we strive to ensure that our workforce is representative of the Greater Montreal area.

Job requirements

English will follow

Exigences:

• Diplôme en administration, en gestion des affaires ou dans un domaine connexe.

• 10 ans d’expérience auprès de cadres supérieurs.

• Excellentes compétences en communication orale et écrite en français et en anglais afin de pouvoir communiquer efficacement avec les parties prenantes internes et externes.

• Solide maîtrise de la suite MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) et des outils de collaboration (ex. Teams, Zoom, etc).

• Capacité à gérer des priorités multiples, à travailler sous pression et à s’adapter à des besoins changeants.

• Expérience en coordination de projets.

• Grande proactivité, autonomie et orientation solutions.

• Haut niveau de discrétion, de professionnalisme et de rigueur.

• Solides compétences en organisation, gestion du temps et résolution de problèmes.

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Job requirements:

• Degree in administration, business, or related field.

• 10 years of experience supporting senior executives.

• Excellent verbal and written communication in both French and English skills in to be able to communicate efficiently with internal and external stakeholders.

• Strong proficiency in MS Office Suite (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) and collaboration tools (e.g., Teams, Zoom, etc).

• Ability to manage competing priorities, work under pressure, and adapt to changing needs.

• Experience in project coordination

• You are highly proactive, autonomous, and solution-oriented

• High level of discretion, professionalism, and attention to detail.

• Strong organizational, time management, and problem-solving skills.

All done!

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