Adjointe administrative: poste permanent temps plein

The Administrative Assistant is mainly responsible for providing administrative support to the clinical research unit.
You have an interest in clinical research and administration
More specifically, the Administrative Assistant must:
Ensure that the required administrative material and other office supplies are available;
Provide administrative support to the medical secretaries and other departments;
Replace the medical secretaries and receptionists to ensure business continuity for planned or unplanned absences;
Greet individuals entering Indero’s office while at the reception;
Participate in the monitoring of certain KPIs data;
File and maintain various CRU training documents;
Verify invoices;
Understand the principles and processes for providing excellent customer service internally and externally;
Support the organization in other administrative activities.
The role can also involve managing assigned reception duties at the clinic (welcoming patients, answering phones, managing messages, managing appointments including bookings, confirmations, cancelations, scheduling through the computerized scheduling system).

Flexible work schedule
Permanent full-time position
Comprehensive benefits (medical, dental, vision, RRSP, vacation, personal days, virtual medical clinic, public transportation rebates, social activities)
Ongoing learning and development opportunities
The successful candidate for this position has the option to work remotely anywhere in Canada, or from our headquarters in Montreal (in accordance with company policies and public health directives).
Occasional visits to our Montreal office may be required or encouraged.
Indero is a contract research organization (CRO) specialized in clinical trials. Based in Montreal, we have built a strong reputation for the quality of our research and services that exceed client expectations. L'Assistante administrative est principalement responsable d’offrir un soutien administratif à l’équipe de recherche clinique.

Vous avez un intérêt pour la recherche clinique et l'administration.
Plus précisément, l'Assistante administrative doit :
Veiller à ce que le matériel administratif requis et autres fournitures de bureau soient disponibles ;
Offrir un soutien administratif aux secrétaires médicales et aux autres départements ;
Accueillir les personnes entrant dans les bureaux d'Innovaderm tout en étant à la réception ;
Rédiger les ordres du jour et les comptes rendus des réunions auxquelles il/elle participe ;
Participer au suivi de certaines données des KPI ;
Classer et maintenir divers documents de formation de l’équipe de recherche clinique ;
Vérifier les factures ;
Soutenir l'organisation dans d'autres activités administratives.
Le rôle peut également inclure la gestion des tâches de réception assignées à la clinique (accueil des patients, réponse aux appels, gestion des messages, gestion des rendez-vous incluant les prises de rendez-vous, confirmations, annulations, et la planification via le système informatique de gestion des rendez-vous).

Diplôme d’étude secondaire ou diplôme d’étude professionnel

Expérience de travail à la réception, dans l'administration, dans un environnement pharmaceutique et/ou CRO sera considérée comme un atout ;

Bon niveau de communication en français et en anglais ;
Connaissance intermédiaire de Microsoft Office (Word, Excel et PowerPoint) ;
Nos valeurs sont la collaboration, l’innovation, la fiabilité et la réactivité. Horaire de travail flexible
Poste permanent à temps plein
Gamme complète d’avantages sociaux (assurances médicales, dentaires, vision, régime de retraite, vacances, journées personnelles, clinique médicale virtuelle, rabais sur le transport en commun, activités sociales)
Formation et développement continu

La personne embauchée pourra travailler à distance de n’importe quelle ville au Canada, ou depuis notre bureau principal à Montréal (conformément aux politiques de l’entreprise et aux directives de santé publique).
Des visites occasionnelles à notre siège social pourraient être requises ou encouragées.

Indero est une entreprise de recherche clinique contractuelle (CRO) spécialisée dans les essais cliniques. Depuis ses débuts, notre entreprise à taille humaine s’est forgé une solide réputation pour la qualité de ses recherches et de ses services, surpassant les attentes de nos clients. Des accommodements peuvent être offerts à toute étape du processus de recrutement pour les personnes en situation de handicap, sur demande.
Experience working at a reception, in administration, in a pharmaceutical and/or CRO environment will be considered as an asset;

Good communication skills in French and English;
Intermediate knowledge of Microsoft Office (Word, Excel, and PowerPoint);