Project Administrator

Venez bâtir votre carrière chez Aecon!

En tant que dirigeant canadien en matière de développement d'infrastructures, Aecon construit de façon sécuritaire et durable ce qui est important pour que les générations futures puissent s'épanouir! Nous menons certains des projets d'infrastructure les plus importants de notre génération, nous sommes à la tête de changements transformationnels dans les domaines du transport et de l'énergie, et nous nous associons chaque jour pour construire, connecter, alimenter en énergie et renforcer nos communautés.

Chez Aecon, vous pouvez compter sur:

• La sécurité toujours. C'est notre première valeur fondamentale. Si nous ne pouvons pas le faire en toute sécurité, nous ne le faisons pas du tout.
• L'intégrité. Nous donnons l'exemple, avec humilité et courage.
• L'imputabilité. Nous avons a cœur de respecter nos engagements.
• L'inclusion. Nous offrons des occasions équitables à tous.

Nous dirigeons le secteur des infrastructures avec détermination et nos employés sont au cœur de tout ce que nous faisons. C'est pourquoi nous investissons dans nos employés, tout comme ils investissent en nous! 

Chez Aecon, nous:

• Veillons à ce que vous et votre famille receviez les services nécessaires à votre bien-être mental, émotionnel et physique.
• Croyons qu'il est important de vous aider à bâtir votre carrière grâce à notre Université d'Aecon et à nos programmes de leadership.
• Sommes déterminés à soutenir et à investir dans des environnements de travail inclusifs, grâce à des initiatives telles que la formation sur l'équité, la diversité et l'inclusion, nos programmes Femmes en construction d'Aecon, Aecon Diversity in Trades , et nos groupes de ressources pour les employés (GRE) , afin de nous assurer que nous intégrons l'inclusion dans tous les aspects de notre culture chez Aecon.
• Sommes un dirigeant dans le domaine de la construction durable .  Nous nous engageons fermement à assumer notre responsabilité opérationnelle en réduisant au minimum notre impact sur l'environnement et les collectivités avoisinantes.

Le succès de notre entreprise repose sur une exécution solide et une amélioration continue, grâce à la diversité, à l'expertise et au travail d'équipe de nos employés. Nous sommes toujours à la recherche d'esprits innovateurs et collaboratifs pour rejoindre notre communauté Aecon, la meilleure de sa catégorie!

Quelle est l’opportunité ?

Relevant du directeur de projet ou de son représentant, l’administrateur(trice) de projet joue un rôle clé dans le soutien à l’exécution des projets.
Aecon recrute pour le projet d’ expansion du terminal de Contrecœur du Port de Montréal — le plus important projet d’expansion portuaire de l’histoire du Canada.

Ce projet structurant augmente la capacité de traitement des conteneurs de 60 % et contribue à façonner l’avenir du commerce canadien. Si vous souhaitez travailler sur des projets maritimes complexes et des travaux civils majeurs aux côtés de leaders de l’industrie, c’est ici que votre impact prend tout son sens.

Ce que vous ferez :

• Saisir les heures des employés pour la paie hebdomadaire dans un environnement syndiqué
• Produire les feuilles journalières de main-d’œuvre, d’équipement et de matériaux (LEM) pour approbation du client
• Soutenir les activités de facturation hebdomadaires, bimensuelles et mensuelles
• Produire des rapports spécifiques aux clients/projets et effectuer des téléchargements de données (au besoin)
• Planifier des réunions, préparer les ordres du jour et rédiger les procès-verbaux
• Appuyer la coordination entre l’équipe de projet, les fournisseurs et les sous-traitants
• Contribuer à l’intégration du personnel et aux activités administratives du chantier
• Assurer le suivi des dépenses et maintenir des registres pour révision
• Appuyer le suivi et le classement des factures (clients et sous-traitants)
• Contribuer à la préparation de rapports d’avancement et aux données de coûts (au besoin)
• Maintenir une organisation rigoureuse des bons de commande, bons de travail et factures
• Commander les fournitures de bureau et de projet lorsque requis
• Soutenir la coordination des déplacements, de l’hébergement et de l’accès au chantier (au besoin)
• Maintenir et structurer les dossiers, fichiers et la correspondance du projet
• Assurer le classement des documents selon la structure de projet établie

Ce que vous apportez à l’équipe :

• Excellentes compétences informatiques, notamment avec la suite MS Office (Word, Excel, Adobe, Outlook)
• Excellentes habiletés en communication, tant à l’oral qu’à l’écrit
• Solides compétences en gestion du temps et en priorisation des tâches
• Autonomie et sens aigu de l’organisation
• Disponibilité pour travailler selon un horaire rotatif, au besoin
• Capacité d’adaptation à un horaire de travail flexible
• Esprit d’équipe et attitude positive
• Capacité à travailler à l’extérieur du domicile pour de longues périodes
• Permis de conduire valide

What Is The Opportunity?

Reporting to the Project Director or designate, the Project Administrator plays an essential role in supporting project execution. Aecon is hiring for the Port of Montréal Contrecœur Terminal Expansion — the largest port expansion project in Canadian history. This nation‑building project is increasing container capacity by 60% and shaping the future of Canadian trade. If you’re looking to work on complex marine and heavy civil construction alongside industry leaders, this is where your impact truly matters. 

What You'll Do Here:

• Employee time entry for weekly payroll in a union environment
• Producing daily LEMs for customer approval
• Weekly, bi-weekly and monthly billing support
• Client/project specific reporting and data uploads (as required)
• Schedule meetings, prepare agendas and take minutes
• Support coordination between project team, suppliers, and subcontractors
• Assist with onboarding and general site administration activities
• Track project expenses and maintain logs for review
• Assist with invoice tracking and filing (client and subcontractors)
• Support preparation of progress reports and cost inputs (as required)
• Maintain organized records of Purchase Orders, Work Orders, and invoices
• Order office and project supplies as needed
• Support coordination of travel, accommodation, and site access (if required)
• Maintain and organize project records, files, and correspondence
• Ensure documents are stored in accordance with established project structure

What You Bring to the Team:

• Excellent computer skills including MS Office (Word, Excel, Adobe, Outlook)
• Strong communication skills - oral and written.
• Strong time management and task prioritization skills.
• Self-motivated with good organizational skills.
• Must be open to rotational work as required. 
• Adaptable to work a flexible work schedule when required.
• Ability to work with others as a team with a positive attitude.
• Ability to work away from home for extended periods.
• Valid driver's license.

Aecon s'engage à assurer un processus de recrutement accessible et inclusif. Si vous êtes une personne en situation de handicap et avez besoin de mesures d’adaptation, veuillez communiquer avec notre équipe responsable des mesures d’adaptation à l’adresse suivante: View email address on jobs.aecon.com .

Lors de l’envoi de votre demande, veuillez inclure l’ID du poste, le titre du poste et le nom du recruteur (mon nom) dans le courriel. Nous nous efforçons de répondre à toutes les demandes de mesures d’adaptation dans un délai de 48 heures. Toutes les informations relatives à ces demandes seront traitées de manière strictement confidentielle.

Dans le cadre de notre engagement envers des pratiques d’embauche équitables et transparentes, Aecon peut utiliser des outils d’intelligence artificielle (IA) pour aider à la présélection et à l’examen des candidatures. Ces outils sont utilisés de manière responsable et conformément aux lois applicables en matière de protection de la vie privée ainsi qu’à la Politique d’utilisation de l’IA d’Aecon. Toutes les décisions finales sont prises par des membres qualifiés de l’équipe Aecon.