Administrative Operations Specialist - Spécialiste des opérations administratives

Administrative Operations Specialist
Montreal, Quebec | Full-Time Contract
Administrative / Clerical | 5-8 Years Experience

Position Type

Full-Time Contract

Location

Montreal, Quebec (2200 Rue Courval, H8T 3H1)

Hours

Monday to Friday, 7.5 hrs/day, 37.5 hrs/week

Compensation

Competitive, based on experience

Experience

5 to 8 years in an administrative or operations support role

About GrizzlyTrek Group Ltd.

GrizzlyTrek invests in our people, relationships, and partners, ensuring motivated and ready-to-work individuals meet job opportunities that foster lasting success. We work across Canada in mining, construction, oil and gas, turnarounds, and shutdowns. Dedicated to sustainable employment, we emphasize career opportunities and empowerment for Indigenous communities across Canada. Join us and contribute to building a more inclusive future.

The Role

GrizzlyTrek is seeking one Administrative Operations Specialist to join our value-added client's team at their Montreal, Quebec location. This is a full-time contract position with potential for extension and conversion to a permanent role.
In this role, you will manage day-to-day functional operations, prepare specialized reports and correspondence, maintain records and filing systems, and administer programs and processes specific to the organizational unit you support. This position may be embedded within a variety of departments, including EHS, R&D, Marketing, IT, Sales, Legal, Project Management, HR, Finance, or Customer Services.

What You'll Do

• Manage all day-to-day functional operations and apply IT systems to support workflows
• Prepare specialized routine reports, correspondence, and statistical summaries
• Maintain records and filing systems, including data entry into computer systems, Office applications, and specialized software packages
• Complete routine reports to support decision-making processes within the assigned area
• Perform administration of programs, projects, and processes specific to the organizational unit served
• Coordinate with cross-functional teams to ensure smooth operational flow and timely deliverables
• Support continuous improvement of administrative processes and documentation standards

What You Bring

• 5 to 8 years of experience in an administrative, operations, or clerical support role
• Proficiency with Microsoft Office applications (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Experience with specialized software packages and IT systems
• Strong attention to detail with the ability to produce accurate reports and maintain organized records
• Excellent written and verbal communication skills
• Self-motivated and able to manage multiple tasks and priorities independently
• Strong organizational and time management skills

Preferred Qualifications

• Post-secondary education in business administration, office management, or a related field
• Experience working in an engineering, industrial, or energy sector environment
• Familiarity with ERP systems (e.g., SAP) or project management tools
• Bilingual proficiency in English and French

Additional Information

• Potential for the assignment to extend beyond 13 weeks and convert to a permanent position
• Full support and training on client-specific systems and processes will be provided

What We Offer

• Competitive compensation based on experience and qualifications
• Opportunities for overtime based on operational requirements
• Life insurance: $100,000 employee / $10,000 spouse / $5,000 per child
• AD&D insurance with critical illness and cancer coverage
• Extended health care: drugs, hospital, hearing, orthotics, nursing
• Paramedical services: chiro, physio, massage, mental health (annual coverage)
• Vision care: glasses, contacts, laser surgery, and exams
• Dental care: 80% basic ($2,500), 50% major ($2,500), $2,500 ortho for children
• Travel insurance: up to $5,000,000 per incident (trips up to 90 days)
• Ongoing training and career development support

Apply now at
Free AI Resume Enhancement Tool | AI Job Assistance available

Spécialiste des opérations administratives
Montréal, Québec | Contrat à temps plein
Administration / Travail de bureau | 5 à 8 ans d'expérience Type de poste

Contrat à temps plein

Lieu

Montréal, Québec (2200, rue Courval, H8T 3H1)

Heures

Lundi au vendredi, 7,5 hrs/jour, 37,5 hrs/semaine

Rémunération

Compétitive, selon l'expérience

Expérience

5 à 8 ans dans un rôle de soutien administratif ou opérationnel

À propos de GrizzlyTrek Group Ltd.

GrizzlyTrek investit dans ses gens, ses relations et ses partenaires, en veillant à ce que des personnes motivées et prêtes à travailler trouvent des opportunités d'emploi qui favorisent un succès durable. Nous travaillons partout au Canada dans les secteurs miniers, de la construction, du pétrole et du gaz, des arrêts planifiés et des remises en service. Dédiés à l'emploi durable, nous mettons l'accent sur les opportunités de carrière et l'autonomisation des communautés autochtones à travers le Canada.

Le poste

GrizzlyTrek recherche un(e) Spécialiste des opérations administratives pour rejoindre l'équipe de notre client à valeur ajoutée à Montréal, Québec. Il s'agit d'un contrat à temps plein avec possibilité de prolongation et de conversion en poste permanent.
Dans ce rôle, vous gérerez les opérations fonctionnelles quotidiennes, préparerez des rapports spécialisés et de la correspondance, maintiendrez les systèmes de dossiers et de classement, et administrerez les programmes et processus propres à l'unité organisationnelle que vous soutenez. Ce poste peut être intégré au sein de divers départements, notamment SSE, R-D, Marketing, TI, Ventes, Juridique, Gestion de projet, RH, Finances ou Service à la clientèle.

Vos responsabilités

• Gérer toutes les opérations fonctionnelles quotidiennes et appliquer les systèmes informatiques pour soutenir les flux de travail
• Préparer des rapports spécialisés de routine, de la correspondance et des résumés statistiques
• Maintenir les dossiers et les systèmes de classement, y compris la saisie de données dans les systèmes informatiques, les applications Office et les logiciels spécialisés
• Compléter les rapports de routine pour soutenir les processus décisionnels dans le secteur assigné
• Effectuer l'administration des programmes, projets et processus propres à l'unité organisationnelle
• Coordonner avec les équipes interfonctionnelles pour assurer un flux opérationnel fluide et des livrables ponctuels
• Soutenir l'amélioration continue des processus administratifs et des normes de documentation

Votre profil

• 5 à 8 ans d'expérience dans un rôle de soutien administratif, opérationnel ou de bureau
• Maîtrise des applications Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Expérience avec des logiciels spécialisés et des systèmes informatiques
• Grand souci du détail avec la capacité de produire des rapports précis et de maintenir des dossiers organisés
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale
• Autonome et capable de gérer plusieurs tâches et priorités de manière indépendante
• Solides compétences organisationnelles et en gestion du temps

Qualifications souhaitées

• Formation postsecondaire en administration des affaires, gestion de bureau ou domaine connexe
• Expérience dans un environnement d'ingénierie, industriel ou du secteur énergétique
• Connaissance des systèmes ERP (ex. : SAP) ou des outils de gestion de projet
• Bilinguisme anglais-français

Informations supplémentaires

• Possibilité de prolongation au-delà de 13 semaines et de conversion en poste permanent
• Formation et soutien complets sur les systèmes et processus spécifiques au client seront fournis

Ce que nous offrons

• Rémunération compétitive selon l'expérience et les qualifications
• Possibilités de temps supplémentaire selon les besoins opérationnels
• Assurance vie : 100 000 $ employé / 10 000 $ conjoint(e) / 5 000 $ par enfant
• Assurance DMA avec couverture maladie grave et cancer
• Soins de santé complémentaires : médicaments, hôpital, audition, orthéses, soins infirmiers
• Services paramédicaux : chiro, physio, massage, santé mentale (couverture annuelle)
• Soins de la vue : lunettes, lentilles, chirurgie au laser et examens
• Soins dentaires : 80 % de base (2 500 $), 50 % majeurs (2 500 $), 2 500 $ orthodontie enfants
• Assurance voyage : jusqu'à 5 000 000 $ par incident (voyages jusqu'à 90 jours)
• Formation continue et soutien au développement de carrière

Postulez maintenant sur
Outil gratuit d'amélioration de CV p