Coordonnateur.trices tirages

Chez Enfant Soleil, chaque initiative a un impact concret sur la vie des enfants du Québec. Par nos campagnes et nos tirages, nous mobilisons des partenaires et toute la population afin d’offrir les meilleurs soins de santé possibles aux enfants. Aujourd’hui, nous cherchons une personne rigoureuse, mobilisatrice et orientée solutions pour jouer un rôle clé dans la coordination et l’optimisation de nos activités de tirages, en collaboration avec des équipes engagées et passionnées.

Tu t’accompliras avec bonheur dans ce rôle si…

• Tu prends plaisir à transformer des idées, des besoins ou des enjeux en actions concrètes et bien structurées.
• Tu es stimulé par les projets qui demandent à la fois de la planification, de la rigueur et une bonne dose d’agilité.
• Tu trouves satisfaisant de voir un projet bien orchestré se déployer du début à la fin.
• Tu aimes créer des liens de confiance avec différents collaborateurs et faciliter la contribution de chacun vers un objectif commun.
• Tu as envie de contribuer à des campagnes visibles, mobilisatrices et porteuses de sens.
• Tu souhaites mettre ton sens de l’organisation au service d’une mission humaine et rassembleuse.

Le mandat

Relevant de la directrice principale campagnes et tirages, tu contribueras activement à la coordination, à l’optimisation et à la qualité d’exécution des campagnes de tirages. À travers ton rôle, tu assureras la fluidité des opérations, l’alignement des équipes et l’amélioration continue des processus. Plus concrètement, tu seras responsable de:

• Collaborer à la réflexion stratégique de chacune des éditions de tirages, en proposant des solutions aux enjeux rencontrés;
• Proposer, élaborer et mettre en place des améliorations de processus, notamment en matière de communication avec les partenaires et de collaboration interne;
• Participer à la définition des rôles et responsabilités des équipiers de projet ainsi qu’à l’implantation de nouveaux processus;
• Optimiser les processus liés à la création d’outils visuels, aux retours de billets et aux suivis de campagnes;
• Collaborer avec les équipes internes pour soutenir les livrables partenaires, l’accompagnement en campagne et les liens avec les vendeurs terrain;
• Contribuer activement aux travaux d’amélioration continue menés par le comité interne, ainsi qu’aux initiatives visant à renforcer la reconnaissance des partenaires;
• Assurer l’arrimage et la mise en œuvre des pratiques de reconnaissance des partenaires dans le cadre des tirages;
• Assurer le suivi des dépendances entre les tâches afin de respecter les échéances des livrables établies par la cheffe tirages, en communiquant efficacement les priorités aux équipiers, en favorisant la responsabilisation de chacun via Monday, en anticipant les enjeux et en proposant des solutions concrètes;
• Coordonner l’ensemble des livrables et agir comme point de contact principal pour les équipes projet;
• Assurer la planification, le suivi et le respect des échéanciers, en gérant les dépendances et en mobilisant les parties prenantes;
• Assurer le suivi du développement des visuels avec les ressources externes et coordonner la production des outils de campagne, incluant les briefs, les impressions et les outils numériques, pour l’ensemble des tirages;
• Veiller à la qualité d’exécution des livrables et au respect des standards établis;
• Coordonner l’implantation et le suivi des outils liés aux ventes en ligne, notamment BUMP et Shopify, en collaboration avec les équipes concernées;
• Répondre aux besoins liés aux ventes en ligne, notamment en créant les liens UTM requis et les codes QR nécessaires aux campagnes;
• Assurer le suivi des ventes (en ligne et papier) et produire les rapports nécessaires;
• Soutenir l’équipe partenariat dans leurs interactions avec les partenaires et contribuer à l’accompagnement des campagnes;
• Agir comme personne-ressource principale auprès des grands gagnants des tirages de la Maison Enfant Soleil et de Passeport de rêve, en assurant l’ensemble des suivis requis, incluant la coordination du projet de construction de la maison lorsque cette option est retenue;
• Développer et offrir des formations internes liées aux processus et outils;
• Agir comme point de contact principal pour les livrables pris en charge par l’adjointe au développement, notamment les kits de campagne, les impressions externes et les prix secondaires;
• Réviser annuellement le processus lié aux prix secondaires afin de s’assurer que l’adjointe au développement responsable dispose de tous les éléments nécessaires pour le jour J;
• Valider les documents officiels préparés par la cheffe de projets et mis à jour par les conseillères, notamment les annexes et les guides de campagne;
• Participer aux réflexions stratégiques à long terme, notamment en lien avec l’évolution des tirages;
• Appuyer la cheffe tirages dans le développement de mandats spéciaux ou émergents, tels que les projets de construction, l’exploration de nouveaux tirages ou toutes autres initiatives innovantes.

Ton bagage d’expérience

• Diplôme collégial en administration, en gestion événementielle ou dans une discipline pertinente
• Un minimum de 7 années d’expérience de travail dans un poste de coordination en ventes, marketing ou événementiel
• Excellente maîtrise des outils informatiques (Excel, Canva, Powerpoint, Teams, Outlook, Word, etc.)
• Connaissances d’outils de gestion de relations clients CRM (Microsoft CRM Dynamic 365, un atout)
• Expérience dans l’utilisation d’outils de gestion de projets (Monday, un atout)
• Excellentes habiletés relationnelles
• Excellente maîtrise du français à l’oral et à l’écrit
• Anglais fonctionnel à l’oral et à l’écrit
• Connaissance du milieu philanthropique et des bonnes pratiques dans le domaine (un atout)

Tes forces et talents naturels

• Sens de l’organisation développé et capacité à transformer plusieurs informations en plans d’action clairs.
• Capacité à garder une vue d’ensemble tout en accordant une grande attention aux détails.
• Rigueur dans le suivi des échéanciers, des livrables et des standards de qualité.
• Réflexe d’anticipation des enjeux, des dépendances et des prochaines étapes.
• Esprit de collaboration et aisance à rallier plusieurs parties prenantes autour d’un objectif commun.
• Communication claire, diplomate et efficace avec les équipes internes, les partenaires et les fournisseurs.
• Approche proactive orientée vers les solutions et l’amélioration continue.
• Autonomie, jugement et excellente capacité à gérer plusieurs priorités en parallèle.
• Intérêt sincère pour la mission d’Enfant Soleil et pour les projets ayant un impact concret auprès des enfants du Québec.

Ton futur milieu de travail

• Une équipe de gens allumés, humains et dévoués
• Un horaire flexible, sur une base de 35h par semaine
• Des avantages sociaux compétitifs: assurance collective (médicaments, invalidité courte et longue durée, assurance-vie, etc.), un REER, un programme d’aide aux employés
• Ambiance de travail chaleureuse et une culture collaborative où tes idées sont les bienvenues
• Équilibre travail-vie personnelle
• Horaire d’été
• Plan de rémunération conçu dans le respect de l’équité salariale
• Télétravail offert selon la politique en vigueur (formule hybride flexible)
• Vacances, congés mobiles, congés supplémentaires durant les Fêtes

Entrée en poste prévue : en août ou en septembre, selon la disponibilité de la personne retenue et afin de tenir compte de la fin de la période estivale.

Enfant Soleil applique un programme d’accès à l’égalité à l’emploi et invite les femmes, les minorités visibles, les personnes autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Le genre masculin est utilisé afin d’alléger le texte. Seuls les candidats retenus seront contactés.