Adjoint administratif, Services de santé au travail

Résumé des fonctions

Le rôle fournit un soutien administratif et clérical confidentiel à l’équipe des Services de santé au travail (SST). La personne titulaire du poste tient à jour des dossiers médicaux du personnel exacts, coordonne les évaluations médicales pré emploi, appuie les processus financiers et administratifs, gère la numérisation des dossiers et contribue au maintien d’activités des SST efficaces, conformes et rigoureuses. La personne titulaire du poste collabore avec les parties prenantes internes, les fournisseurs de soins de santé, les candidates et candidats, les recruteurs, les équipes des Finances et les professionnels des SST afin d’offrir un service professionnel axé sur la clientèle et de favoriser des relations de travail positives.

Principales responsabilités

Gestion des dossiers médicaux, confidentialité et conformité

• Créer, tenir à jour, numériser et archiver de façon sécuritaire les dossiers médicaux du personnel en formats papier et électronique.

• Veiller à ce que la documentation médicale soit classée, indexée, accessible et conservée conformément aux exigences de gestion documentaire.

• Protéger les renseignements sur la santé du personnel conformément aux politiques de l’entreprise et aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels.

• Traiter les demandes autorisées de dossiers médicaux et confirmer que les consentements et approbations requis sont en place.

• Coordonner la numérisation des dossiers, téléverser les fichiers dans Cority, soutenir l’archivage et la destruction sécuritaires, et examiner la documentation afin de repérer les renseignements manquants ou incomplets nécessitant un suivi.

Coordination des évaluations médicales préemploi et soutien administratif

• Agir comme premier point de contact pour les membres du personnel, les candidates et candidats, les visiteurs, les fournisseurs de soins de santé et les parties prenantes internes, en offrant un service de première ligne professionnel et rapide pour les SST.

• Communiquer clairement à l’oral et à l’écrit, répondre aux demandes et préoccupations, et établir des relations positives grâce à la collaboration et à une approche axée sur les solutions.

• Coordonner les évaluations médicales préemploi dans plusieurs régions, y compris la planification des rendez-vous, la confirmation des protocoles et les communications avec les candidates et candidats, les fournisseurs, les recruteurs, les membres du personnel et les parties prenantes responsables de l’embauche.

• Examiner les rapports médicaux préemploi afin d’en vérifier l’exhaustivité et l’exactitude, et assurer le suivi auprès des fournisseurs de soins de santé lorsque des précisions ou des renseignements supplémentaires sont requis.

• Préparer et distribuer les formulaires médicaux périodiques, faire le suivi de leur achèvement, envoyer les rappels, respecter les échéances et gérer les boîtes courriel partagées, la correspondance, le courrier, les fournitures de bureau et médicales ainsi que les demandes de service.

Administration financière, rapports et soutien budgétaire

• Surveiller les dépenses des SST traitées dans My CN Voucher, ZMED et Tradeshift.

• Analyser les écarts de dépenses, examiner les anomalies et entreprendre les mesures correctives appropriées.

• Contribuer à la préparation du budget, aux prévisions et au suivi des dépenses.

• Fournir de l’information financière à la direction des SST en effectuant des recherches dans les comptes, en analysant les dépenses et en répondant aux demandes.

• Tenir à jour les dossiers des comptes fournisseurs, assurer la liaison avec la Comptabilité du CN et les équipes régionales des SST, et préparer les rapports statistiques, d’embauche, de dépenses et opérationnels ainsi que les feuilles de calcul et bases de données.

Gestion des données, soutien aux parties prenantes et amélioration continue

• Saisir, tenir à jour et valider les données relatives à la santé du personnel ainsi que les données opérationnelles et financières dans Cority et d’autres systèmes d’entreprise.

• Effectuer des audits de données réguliers afin d’appuyer l’exactitude, l’exhaustivité et l’intégrité de l’information.

• Soutenir les infirmières et infirmiers, les médecins, les conseillères et conseillers ainsi que les leaders des SST dans leurs activités administratives et projets spéciaux.

• Contribuer aux initiatives de promotion de la santé, aux programmes de mieux-être et aux activités de formation.

• Soutenir les initiatives d’amélioration des processus, de gestion du changement et de transformation numérique, tout en maintenant des relations efficaces avec les parties prenantes internes et externes.

Conditions de travail

Le rôle est exercé dans un environnement de bureau ou de clinique standard et exige le traitement quotidien de renseignements hautement sensibles et confidentiels. La personne titulaire du poste doit faire preuve d’un excellent sens de l’organisation, gérer plusieurs priorités administratives et travailler efficacement avec un minimum de supervision.

Exigences

Expérience

• Au moins 3 ans d’expérience dans un rôle administratif, clérical ou de coordination

• Expérience en santé au travail, en soins de santé, en administration médicale, en ressources humaines ou dans un domaine connexe

• Expérience en gestion de dossiers confidentiels, de documentation médicale, de processus de comptes fournisseurs ou d’administration financière*

• Expérience en coordination d’horaires à volume élevé et en communications avec les parties prenantes

Toute exigence indiquée par un astérisque (*) sera considérée un atout (non-obligatoire).

Formation, certification et désignation

• Diplôme d’études secondaires ou l’équivalent

• Diplôme ou certificat en administration de bureau, en administration médicale, en administration des affaires ou dans un domaine connexe*

Toute exigence indiquée par un astérisque (*) sera considérée un atout (non-obligatoire).

Compétences

• Fait preuve de respect et protège la vie privée et la confidentialité du personnel

• Porte attention aux détails afin d’appuyer l’exactitude des données et des dossiers

• Collabore avec les autres et soutient l’atteinte de résultats d’équipe efficaces

• Communique avec impact et offre un service professionnel et rapide

• Fait preuve de raisonnement critique et de jugement dans l’examen de renseignements sensibles

• Fait preuve d’agilité et contribue à l’amélioration des processus

• Organise le travail, gère les priorités et respecte les échéances

• Assume ses responsabilités et réalise le travail avec exactitude avec un minimum de supervision

Connaissances et compétences techniques

• Connaissance avancée de Microsoft Office, y compris Excel, Word, PowerPoint et Outlook

• Connaissance de Cority, SuccessFactors, ServiceNow et d’autres systèmes d’entreprise

• Capacité à utiliser les outils d’IA et les technologies numériques afin d’améliorer la productivité, la gestion des données, la production de rapports et la prestation de services

• Connaissance de la gestion des dossiers médicaux électroniques et des pratiques de conservation des documents

• Compréhension des exigences en matière de protection des renseignements personnels sur la santé

• Connaissance des principes budgétaires, du suivi des dépenses, de l’analyse des écarts et des processus de comptes fournisseurs

• Compétences en production de rapports, en analyse de données et en gestion de feuilles de calcul

Toute exigence indiquée par un astérisque (*) sera considérée un atout (non-obligatoire).

Incidence sur l’entreprise

Prise de décisions et incidence des décisions

La personne titulaire du poste prend des décisions quotidiennes liées à l’organisation du travail administratif, au traitement des dossiers, à la validation de l’information et au suivi de la documentation incomplète. Ces décisions ont une incidence sur l’efficacité des activités des SST, l’exactitude et l’accessibilité des dossiers médicaux, la qualité du service ainsi que la conformité aux exigences relatives à la protection des renseignements personnels, à la confidentialité et à la gestion documentaire.

Degré d’interaction ou d’influence

La personne titulaire du poste interagit avec des personnes internes et externes au CN, notamment les membres du personnel, les candidates et candidats, les infirmières et infirmiers des SST, les médecins, les conseillères et conseillers, les leaders, les fournisseurs de soins de santé, les recruteurs, les équipes des Finances et d’autres parties prenantes. Le rôle exige une communication claire, professionnelle et axée sur le service afin de soutenir la circulation exacte de l’information et la prestation efficace des services des SST.

Supervision du personnel/structure organisationnelle

Le rôle ne comporte aucune responsabilité de supervision. Toutefois, la personne titulaire du poste peut contribuer à la formation et à l’intégration des employés contractuels et des stagiaires.

Ce poste est affiché au niveau 11.

À propos de CN

Le CN est un chemin de fer de premier plan qui génère de la valeur de manière durable pour nos clients, actionnaires, employés et parties prenantes, avec un engagement indéfectible envers la sécurité et le service. Essentiel à l'économie, aux clients et aux communautés qu'il dessert, le CN transporte chaque année plus de 300 millions de tonnes de ressources naturelles, de produits manufacturés et de produits finis en toute sécurité partout en Amérique du Nord. Le vaste réseau ferroviaire du CN s'étend sur plus de 30 000 km (près de 20 000 milles), reliant les côtes est et ouest du Canada au sud des États-Unis. Depuis 1919, CN et ses affiliés contribuent à la prospérité des communautés et au commerce durable. Le CN propulse l'économie nord-américaine et s'engage dans des programmes de responsabilité sociale et de gestion environnementale.

Au CN, nous sommes déterminés à bâtir le chemin de fer le plus sûr , le plus inclusif et le plus durable en Amérique du Nord, à l'image des collectivités dans lesquelles nous exerçons nos activités. Les études montrent que les candidats hésitent souvent à postuler s'ils estiment ne pas répondre à 100 % aux exigences du poste. À tous les candidats potentiels : même si vous ne répondez pas à toutes les exigences énoncées dans l'affichage d'un poste, nous vous encourageons quand même à poser votre candidature.

Si vous avez besoin d'un accommodement pour le processus de recrutement (y compris des formats alternatifs de documents, des salles de réunion accessibles ou d'autres accommodements), veuillez contacter notre équipe à l'adresse suivante : ***email_hidden*** .

À titre d'employeur souscrivant au principe de l'égalité d'accès à l'emploi, le CN prendra en considération pour un emploi tous les candidats qualifiés sans égard à la race, à la couleur, à la religion, au sexe, à l'orientation sexuelle, à l'identité de genre, à l'origine nationale, à l'invalidité, au statut d'ancien combattant protégé, et à tout autre statut protégé en vertu des lois applicables.

Veuillez consulter régulièrement vos courriels, car les communications aux candidats sont envoyées par courrier électronique.