Assistant(e) exécutif(ve)

Job Responsibility: Que diriez-vous de joindre une entreprise où l'humain se trouve au cœur des projets? Faire partie de l'équipe MACH, c'est rejoindre une famille de plus de 450 membres. Nous travaillons quotidiennement pour mettre notre savoir au service de l'immobilier et de nos clients. Depuis 25 ans, MACH bâtit des projets pensés dans le but d'avoir un impact structurant, durable et significatif sur les villes et les quartiers ; sur la vie des résidents, des utilisateurs et des visiteurs. Au Canada, MACH se hisse parmi les plus importants propriétaires immobiliers. Il se distingue notamment par un portefeuille immobilier de plus de 45 millions de pieds carrés, incluant plusieurs fleurons du paysage urbain québécois : l'édifice Sun Life, la Tour CIBC, la tour de la Place Victoria, le site Quartier des Lumières ou encore l'Édifice Telus à Québec. JOIGNEZ-VOUS À UNE ÉQUIPE DE PROFESSIONNELS ET TRAVAILLEZ DANS UN ENVIRONNEMENT SAIN! Sous la supervision du Chef de la Finance et du Chef de la Gestion des actifs, l'Assistant(e) Exécutif(ve) du département sera chargé(e) de fournir un soutien administratif tant au Chef de la Finances et au Directeur de la gestion des actifs. Cette fonction requiert un sens aigu de la planification et de l'organisation, et inclut les responsabilités suivantes :

• Gérer l'agenda et la boite courriel;
• Assurer la préparation et la coordination des aspects administratifs en collaboration étroite avec les services juridiques, financiers et de location. Garantir que tous les documents nécessitant une signature sont complétés en temps voulu, en communiquant efficacement avec les parties concernées.
• Préparer et rédiger des correspondances à l'échelle nationale pour tout le Canada (rapports, mémos,etc.) en utilisant les formats appropriés;
• Coordonner les activités quotidiennes en déterminant celles qui sont prioritaires et fixer les rencontres;
• Revoir la gouvernance pour les opérations et effectuer des recommandations pour améliorer son efficacité;
• Organiser le calendrier du Chef de la Finance et du Chef de la gestion des actifs;
• Organiser les dossiers;
• Examiner les procédures de gouvernance pour les opérations et faire des recommendations pour améliorer l'efficacité;
• Coordonner les réunions et les conférences téléphoniques internes et externes, y compris l'aménagement des salles, les commandes de repas, les aspects audiovisuels, etc;
• Organiser et soumettre les rapports de dépenses des cartes de crédit personnelles et de l'entreprise;
• Contribuer aux projets et préparer des présentations selon les besoins;
• Communiquer avec les cadres supérieurs de l'entreprise et d'autres organisations au nom du Chef de la Finance et du directeur des gestions actifs;
• Gérer et distribuer le courrier interne et externe;
• Participer à diverses tâches de projets, incluant de l'analyse, de la coordination, etc;
• Effectuer toute autres tâches connexes requise.

Qualifications:

• DEC en bureautique ou équivalent;
• Parfaite maitrise de la suite Microsoft Office. (Outlook, Word, Excel et Power Point);
• Connaissance de SharePoint et un logiciel ERP (un atout);
• Posséder au moins dix (10) années d'expérience dans un emploi semblable;
• Expérience dans le domaine de l'immobilier (un atout);
• Travailler dans un environnement stimulant;
• Posséder de solides compétences organisationnelles et démontrer une capacité à travailler avec un minimum de supervision.

En plus de rejoindre environnement dynamique, voici les avantages à travailler chez MACH:

• Salaire compétitif;
• Heures d'été;
• Assurances médicales, dentaires et optiques;
• REER avec participation de l'employeur;
• Frais transport remboursés à 100%;
• 6 journées maladie/ personnelle par année;
• Remboursement d'un abonnement sportif selon le montant en vigueur;
• Programme d'Aide aux Employés (PAE);
• Formation et évolution.

Chez MACH, nous croyons que la force d'une entreprise réside dans la richesse de ses différences. Nous valorisons la diversité sous toutes ses formes — qu'elle soit culturelle, ethnique, de genre, d'âge, d'orientation sexuelle, de capacités, de parcours ou de perspectives. Nous nous engageons à offrir un milieu de travail inclusif, où chaque personne peut contribuer pleinement à la réussite collective. Cet engagement se reflète également dans notre adhésion aux principes ESG, en intégrant des pratiques durables, éthiques et responsables dans l'ensemble de nos actions et de nos décisions. Nous remercions à l'avance tous les candidats de leur intérêt pour ce poste, mais seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées. Dans le présent document, le genre masculin est utilisé sans discrimination et dans le seul but d'alléger le texte.