Adjoint.e Executif.ve

QUELQUES MOTS SUR NOUS

Originaires de tous horizons, nous sommes uni.es par la passion. Chez nous, chaque nouveau projet est une page blanche qui n’attend que la créativité et le talent de toute l’équipe, qu’importent les responsabilités, les rôles ou les domaines de compétences. Avoir le goût d’inventer, d’essayer, d’échouer pour recommencer et d’apprendre des autres nous permet de participer collectivement à des projets plus grands que soi. C’est aujourd’hui grâce à une équipe de 420 personnes créatives que nous avons la chance de créer des environnements multimédias immersifs au service d’artistes, de musées, d’aéroports, de marques, de parcs thématiques ou d’événements, en plus de nos spectacles signature. Qu’importe le canevas, la soif d’expérimenter et d’innover en vidéo, éclairage, architecture multimédia, design sonore, effets spéciaux et interactivité est au cœur de notre ADN. 

TA MISSION

L’adjoint.e assiste les Directeurs Exécutifs dans l’exercice de leurs fonctions, en assurant un support administratif et effectue également des tâches reliées au développement et à la coordination de leurs équipes. Très autonome et démontrant une forte capacité d’analyse et de synthèse, il/elle doit être habile et talentueux pour assembler des présentations qui permettent de clarifier et résumer les propositions et idées d’un projet ou mandat. L’adjoint.e doit être proactif.ve, motivé.e et savoir anticiper les besoins des gestionnaires qu’il ou elle supporte. Il/elle est organisé, rigoureux et professionnel, en plus d’être capable de travailler dans un environnement constamment en changement. C’est une personne polyvalente qui peut bien gérer la pression et très fiable dans le traitement des données confidentielles.

• 1. Assistance à la Direction:

• Organiser et gérer proactivement l’agenda et les voyages d’affaires des gestionnaires;
• Organiser et préparer les réunions hebdomadaires; prendre les notes et assurer les suivis requis auprès des différents collaborateurs ou intervenants;
• Gérer les comptes de dépenses des gestionnaires;
• Collaborer aux projets spéciaux des gestionnaires;
• Assister et supporter les gestionnaires dans l’élaboration de présentations, conférences, etc.;
• Assurer une communication efficace et faire les suivis nécessaires auprès des équipes;
• Maintenir à jour le sommaire de tous les projets en cours;
• Supporter les gestionnaires dans le développement des affaires et le suivi de contacts pertinents;
• Assurer la tenue, la gestion et l’archivage des dossiers des gestionnaires.

• 2. Tâches administratives:

• Préparer, rédiger, corriger et traduire divers documents, rapports et présentations;
• Créer des présentations Keynote ou Google Slide;
• Faire le suivi et obtenir les approbations nécessaires et signatures sur divers documents légaux;
• Toutes autres tâches connexes. 

• 3. Coordination en support des équipes :

• Assurer un suivi hebdomadaire des feuilles de temps, du temps supplémentaire et du calendrier de vacances des employés des équipes supportées;
• Organisation des déjeuners, dîners et autres activités des équipes supportées;
• Organiser les projets spéciaux, les réunions et rencontres diverses;
• Offrir du support et un suivi avec les autres départements administratifs;
• Contribuer à l’intégration de nouvelles ressources au sein des équipes; 
• Coordonner et élaborer des processus unifiés avec les autres adjoint.es.

• Expérience pertinente au minimum de 3 ans dans un poste d’adjoint.e ou de coordonnateur dans le domaine culturel, du divertissement, de la production multimédia ou tout autre domaine connexe;
• Autodidacte passionné ou de formation spécialisée en administration, en gestion, en design, multimédia, postproduction;
• Maîtrise avancée du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Connaissances et/ou intérêt dans le domaine de l'AI;
• Connaissance élevée de la suite MS Office, IWork (Keynote).

• Faire preuve d’un grand sens de l’organisation;
• Sens aigu des responsabilités, priorités et fiabilité du traitement de données confidentielles;
• Autonomie et débrouillardise; capacité démontrée à anticiper les besoins;
• Être à l’aise avec l’accomplissement de tâches cléricales/administratives;
• Grande attention au détail; débrouillardise;
• Précision et rapidité dans l’exécution des tâches assignées;
• Faire preuve de flexibilité et de disponibilité;
• Capacités démontrées à mener plusieurs projets simultanément, à travailler sous pression;
• Attitude positive empreinte de professionnalisme.

• Présence au bureau nécessaire 4-5 jours par semaine.

• Assurance collective avantageuse, pour toi et ta famille ;
• Compte mieux-être te permettant de réclamer des dépenses personnelles allant jusqu'à 250$ par année ;
• Compte inspiration de 110$ ;
• Accès gratuit au service de télémédecine Dialogue, pour répondre rapidement à tes préoccupations de santé et à celles de ta famille ;
• 5 journées de maladie payées par année ;
• Plan de formation et de développement des compétences personnalisé, grâce à l'École MF;
• Repas tous les jours aux coûts de 7$, collations et café en tout temps ;
• Service dédié à la vie MF, catalyseur d'initiatives reliées au bien-être des employés (santé physique, mentale, activités sociales, etc.).

Si tu corresponds à ce poste, nous t’invitons à soumettre ta candidature dès maintenant. Malheureusement, nous ne sommes pas en mesure d’assurer un suivi auprès de chaque candidat, c’est pourquoi nous contacterons que les personnes sélectionnées. Merci de considérer une carrière chez Moment Factory. Nous nous réjouissons de faire ta connaissance !Ton CV sera lu par Billy, notre recruteur technique.