Adjoint exécutif | Executive Assistant

Coordonnateur.trice – Bureau de la Présidente

Soutien administratif

Poste à temps plein   

Sommaire du poste 

Relevant directement de la Présidente, le/la Coordonnateur.trice assure un soutien clé à la gestion et à la coordination des activités du bureau de la Présidente et contribue au bon fonctionnement du comité de gestion. Il/elle assure notamment la gestion des priorités, des rencontres, des déplacements, des communications et des suivis, tout en facilitant les interactions avec les équipes internes, les partenaires et les collaborateurs externes.

La personne recherchée est proactive, organisée, rigoureuse et discrète, avec une grande capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique et en constante évolution.

Principales responsabilités   Soutien à la Présidente et au comité de gestion

• Assurer le soutien quotidien à la Présidente dans la gestion de ses priorités, de son agenda et de ses différents engagements.


• Coordonner les rencontres de la Présidente et du comité de gestion, incluant les invitations, la préparation des documents, la logistique et les suivis.


• Préparer les documents, présentations, comptes rendus, tableaux de suivi et autres outils nécessaires aux rencontres et prises de décision.


• Assurer le suivi des décisions, actions et échéanciers auprès des différents responsables.


• Agir comme point de contact entre le bureau de la Présidente, les membres du comité de gestion, les équipes internes et les partenaires externes.

• Coordonner les déplacements professionnels de la Présidente, incluant les itinéraires, réservations, rencontres et autres besoins logistiques.


• Assurer un soutien administratif aux membres du comité de gestion pour leurs déplacements professionnels, comptes de dépenses et autres besoins ponctuels ou ad hoc.


• Coordonner la logistique liée aux événements, conférences, rencontres d’affaires et autres activités professionnelles de la Présidente et, au besoin, des membres du comité de gestion.


• Assurer la liaison avec les fonctions corporatives concernées afin de faciliter le traitement des demandes administratives.

• Soutenir la Présidente dans la coordination de projets, mandats et initiatives stratégiques et assurer les suivis requis auprès des parties prenantes.


• Coordonner certains dossiers transversaux impliquant plusieurs départements ou partenaires.


• Assurer une gestion efficace du flux d’information et veiller à ce que les informations, décisions et livrables soient transmis aux bonnes personnes en temps opportun.


• Maintenir des outils de suivi permettant une visibilité claire sur l’avancement des dossiers et échéanciers.


• Contribuer à l’amélioration continue des processus, outils et méthodes de travail du bureau de la Présidente.

• Coordonner certaines communications émanant du bureau de la Présidente et en assurer la diffusion.


• Rédiger et réviser des courriels, communications, notes, comptes rendus et autres documents professionnels en français et en anglais.


• Organiser et maintenir les dossiers, documents et informations du bureau de la Présidente, en assurant un haut niveau de confidentialité et de rigueur.


• Effectuer toute autre tâche ou tout autre mandat ponctuel confié par la Présidente.

• Parfait bilinguisme français-anglais, à l’oral et à l’écrit.


• Diplôme collégial ou universitaire en administration, gestion, communication ou domaine connexe.


• Expérience pertinente en coordination, soutien à la direction ou gestion de projets.


• Excellentes capacités d’organisation, de gestion des priorités et de suivi.


• Grande autonomie, rigueur, jugement et souci du détail.


• Excellentes aptitudes de communication et capacité à interagir avec des interlocuteurs de différents niveaux.


• Tact, diplomatie et discrétion dans le traitement de renseignements confidentiels et de situations sensibles.


• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément dans un environnement rapide et en constante évolution.


• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office, particulièrement Outlook, Word, PowerPoint et Excel.

EN VOICI UN APPERÇU

• Un environnement stimulant qui te permettra de mettre à profit toute ta créativité


• De magnifiques espaces de travail pour notre politique de présence au bureau 4 jours par semaine, avec deux cafétérias, un accès à une salle de sport, des œuvres d'art uniques, le parc Frederick-Back comme cour arrière, et bien plus encore.


• Une culture axée sur le développement de pratiques équitables et d’événements rassembleurs


• Une croissance professionnelle axée sur les projets de très grande qualité pour propulser ta carrière


• Un programme d’assurances collectives, de REER et autres avantages qu’il nous fera plaisir de te présenter


• Un accompagnement personnalisé et adapté à tes ambitions professionnelles

______________________________________________________________________

Executive Assistant – Office of the President

Administrative Support

Full-Time position

Position Summary  

Reporting directly to the President, the Executive Coordinator provides key support in managing and coordinating the activities of the President’s Office and contributes to the effective operation of the Management Committee. This role is responsible for managing priorities, meetings, travel arrangements, communications, and follow-ups, while facilitating interactions with internal teams, business partners, and external stakeholders.

The ideal candidate is proactive, highly organized, detail-oriented, and discreet, with a strong ability to manage multiple priorities in a fast-paced and evolving environment.

Key Responsibilities  

Support to the President and Management Committee

• Provide day-to-day support to the President in managing priorities, calendar, and various commitments.

• Coordinate meetings for the President and the Management Committee, including invitations, meeting materials, logistics, and follow-up actions.


• Prepare documents, presentations, meeting minutes, tracking reports, and other tools required for meetings and decision-making.


• Monitor and follow up on decisions, action items, and deadlines with responsible stakeholders.


• Act as a liaison between the President’s Office, members of the Management Committee, internal teams, and external partners

• Coordinate business travel for the President, including itineraries, reservations, meetings, and other logistical requirements.

• Provide administrative support to Management Committee members regarding business travel, expense reports, and other ad hoc needs.


• Coordinate logistics for events, conferences, business meetings, and other professional activities involving the President and, when required, Management Committee members.


• Liaise with relevant corporate functions to facilitate the processing of administrative requests

• Support the President in coordinating strategic projects, mandates, and initiatives, ensuring appropriate follow-up with stakeholders.

• Coordinate cross-functional initiatives involving multiple departments or external partners.


• Ensure the effective flow of information and timely communication of key decisions, deliverables, and updates to the appropriate stakeholders.


• Maintain tracking tools that provide clear visibility into project progress, priorities, and deadlines.


• Contribute to the continuous improvement of processes, tools, and working methods within the President’s Office

• Coordinate communications originating from the President’s Office and oversee their distribution.

• Draft and revise emails, communications, briefing notes, meeting minutes, and other professional documents in both French and English.


• Organize and maintain records, documents, and information for the President’s Office while ensuring a high level of confidentiality and accuracy.


• Perform any other duties or special assignments as requested by the President

• Full professional fluency in both French and English, spoken and written.


• College diploma or university degree in administration, management, communications, or a related field.


• Relevant experience in coordination, executive support, or project management.


• Strong organizational, prioritization, and follow-up skills.


• High degree of autonomy, attention to detail, sound judgment, and professionalism.


• Excellent communication and interpersonal skills, with the ability to interact effectively with stakeholders at all levels.


• Demonstrated tact, diplomacy, and discretion in handling confidential information and sensitive matters.


• Ability to manage multiple priorities simultaneously in a fast-paced and constantly evolving environment.


• Advanced proficiency with Microsoft Office Suite, particularly Outlook, Word, PowerPoint, and Excel.

HERE IS AN OVERVIEW

• A stimulating environment that will allow you to put all your creativity to good use


• Beautiful office spaces for our 4 days presence/week policy with 2 cafeterias, access to a gym, unique pieces of art, the Frederick-Back Park as our backyard, and much more.


• A culture focused on the development of fair practices and unifying events


• Professional growth focused on high-quality projects to propel your career


• A group insurance program, RRSPs and other benefits that we will be happy to present to you


• Personalized support adapted to your professional ambitions.

We may use artificial intelligence (AI) tools to support parts of the hiring process, such as reviewing applications, analyzing resumes, or assessing responses and identifying potential inconsistencies or verification signals in application materials based on available information. These tools assist our recruitment team but do not replace human judgment. Final hiring decisions are ultimately made by humans. If you would like more information about how your data is processed, please contact us.