Adjoint(e) de direction, Gouvernance - Executive assistant, Governance

Job description

English will follow

AJW Group est un leader mondial indépendant spécialisé dans la chaine d'approvisionnement, l'échange, la réparation et la location de composants d'avions. Riche de plus de 90 ans d'expérience dans le domaine de l'aviation, AJW soutient plus de 1000 compagnies aériennes dans 100 pays. L'une des principales divisions du groupe AJW est AJW Technique, une installation de pointe pour l'entretien, la réparation et la révision (MRO) qui compte plus de 160 techniciens expérimentés et passionnés à Montréal.

L’Adjoint(e) de direction exécutive et gouvernance agit comme un véritable partenaire d’affaires du Président et de l’équipe de direction. Plus qu’un rôle administratif traditionnel, cette personne contribue à la coordination, à la gouvernance et à l’exécution des priorités stratégiques de l’entreprise.

En collaboration étroite avec le Président, le VP Finance le Directeur Stratégie, et la Directrice Ressources Humaines, elle assure le suivi rigoureux des initiatives clés, la préparation des indicateurs de performance, la coordination des réunions de direction et du conseil d’administration, ainsi que la production de présentations et d’analyses permettant une prise de décision efficace.

Le titulaire du poste contribue à instaurer structure, discipline et cadence de gestion au sein de l’organisation en assurant le suivi des engagements, des projets et des tableaux de bord stratégiques.

Rôle :

Soutien au Président

• Gérer de façon proactive l’agenda du Président, incluant les réunions internes et externes, les déplacements et les priorités concurrentes.

• Agir comme point de contact principal entre le Président et les parties prenantes internes et externes.

• Anticiper les besoins, identifier les enjeux potentiels et proposer des solutions afin d’optimiser l’efficacité du Président.

• Exercer un jugement indépendant dans la gestion des priorités et être en mesure de remettre en question certaines demandes ou échéanciers lorsque requis.

Gouvernance et coordination de l’équipe de direction

• Coordonner la préparation des réunions de direction, incluant les ordres du jour, la collecte d’informations, les présentations et les documents de soutien.

• Assurer la rédaction des comptes rendus et le suivi rigoureux des actions convenues.

• Maintenir un mécanisme de suivi des décisions, livrables et engagements afin d’assurer leur réalisation dans les délais prévus.

• Contribuer à l’instauration et au maintien d’une discipline de gestion et d’une cadence opérationnelle au sein de l’équipe de direction.

Tableaux de bord et suivi de la performance

• Coordonner la collecte de données provenant de différentes fonctions de l’entreprise.

• Maintenir et mettre à jour des tableaux de bord de gestion et des indicateurs clés de performance sur une base hebdomadaire, mensuelle ou trimestrielle.

• Produire des rapports, analyses et synthèses permettant de soutenir les discussions et les décisions de la direction.

• Assurer l’intégrité, l’exactitude et la cohérence des données présentées.

Présentations exécutives et soutien aux initiatives stratégiques

• Préparer des présentations exécutives de haute qualité destinées à la direction, aux employé(e)s, aux investisseurs ou au conseil d’administration.

• Soutenir le VP Finance et le Directeur Stratégie dans la coordination et le suivi d’initiatives stratégiques et de projets transversaux.

• Effectuer des recherches, analyses et compilations d’information afin de soutenir les besoins de l’équipe de direction.

• Participer à la préparation de documents de communication, de rapports de gestion et de dossiers stratégiques.

Soutien au conseil d’administration

• Coordonner la préparation et la logistique des réunions du conseil d’administration et des comités.

• Assurer la collecte, la consolidation et la diffusion des documents requis.

• Maintenir un calendrier des activités de gouvernance et assurer le suivi des actions découlant des réunions.

• Participer à la préparation des présentations et des documents destinés aux administrateurs.

Administration et confidentialité

• Gérer les informations hautement confidentielles avec la plus grande discrétion.

• Coordonner les déplacements, les dépenses et les activités administratives associées à la direction.

• Maintenir une documentation organisée et accessible afin de soutenir l’efficacité des opérations de direction.

Ce que nous offrons :

• Salaire concurrentiel

• Avantages sociaux dès l’embauche (assurance collective, fonds de pension, etc.)

• Journées personnelles

• Jours de maladie

• Horaire de travail flexible

• Formation continue

• Programme d’aide aux employés

• Et plus +++

Nous sommes fiers d'attirer et de retenir les meilleurs talents. Venez rejoindre notre équipe dynamique.

Nous souscrivons également aux principes de l’équité en matière d’emploi et nous nous employons à ce que notre effectif soit représentatif de la communauté du grand Montréal.

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AJW Group is a world-leading independent specialist in the supply, exchange, repair and lease of aircraft spare parts. With over 90 years of aviation experience, AJW supports over 1000 airlines across 100 countries. One of the main divisions of the AJW Group is AJW Technique, a state-of-the-art component Maintenance, Repair and Overhaul (MRO) facility with over 160 experienced and passionate technicians in Montreal.

The Executive Assistant, Governance serves as a strategic partner to the President and Executive Leadership Team. More than a traditional administrative role, this position contributes to the coordination, governance, and execution of the organization's strategic priorities.

Working closely with the President, Vice President Finance, Director of Strategy, and Human Resources Director, the incumbent helps drive business effectiveness through the development of performance metrics, coordination of leadership team activities, and preparation of executive presentations and analyses that support informed decision-making.

The role is responsible for bringing structure, discipline, and operational cadence to the organization by ensuring rigorous follow-up on commitments, strategic initiatives, and key business performance dashboards.

Main responsibilities:

Support to the President

• Proactively manage the President’s calendar, including internal and external meetings, travel arrangements, and competing priorities.

• Serve as the primary point of contact between the President and internal and external stakeholders.

• Anticipate needs, identify potential issues, and propose solutions to optimize the President’s effectiveness.

• Exercise independent judgment in managing priorities and be able to challenge requests or defend priorities when necessary.

Leadership Team Governance and Coordination

• Coordinate the preparation of leadership team meetings, including agendas, information gathering, presentations, and supporting materials.

• Prepare meeting minutes and ensure rigorous follow-up on agreed-upon action items.

• Maintain a tracking mechanism for decisions, deliverables, and commitments to ensure timely execution.

• Contribute to establishing and maintaining management discipline and an effective operating cadence within the leadership team.

Performance Dashboards and Reporting

• Coordinate the collection of data from various functions across the organization.

• Maintain and update management dashboards and key performance indicators on a weekly, monthly, or quarterly basis.

• Produce reports, analyses, and executive summaries to support leadership discussions and decision-making.

• Ensure the accuracy, integrity, and consistency of reported data.

Executive Presentations and Strategic Initiative Support

• Prepare high-quality executive presentations for leadership meetings, employees, investors, and the Board of Directors.

• Support the Vice President, Finance and the Director, Strategy in coordinating and monitoring strategic initiatives and projects.

• Conduct research, analyses, and information gathering to support the needs of the leadership team.

• Assist in the preparation of communications, management reports, and strategic briefing materials.

Board of Directors Support

• Coordinate the preparation and logistics of Board of Directors and committee meetings.

• Manage the collection, consolidation, and distribution of Board materials.

• Maintain the governance calendar and track actions arising from Board and committee meetings.

• Assist in the preparation of presentations and documentation for Board members.

We offer:

• Competitive salary

• Full benefits upon hiring (group insurance, pension plan, etc.)

• Personal days

• Sick days

• Flexible work schedule

• On-going training

• Employee assistance program

• And more +++

We pride ourselves in attracting and retaining top talent; come and join our dynamic team.

We adhere to the principles of employment equity and we strive to ensure that our workforce is representative of the Greater Montreal area.

Job requirements

English will follow

Exigences:

• Minimum de 10 ans d’expérience dans un rôle de soutien auprès de dirigeants de niveau exécutif.

• Expérience démontrée dans un environnement à rythme rapide où la gestion simultanée de multiples priorités est essentielle.

• Expérience en soutien à une équipe de direction ou à un conseil d’administration.

• Solides compétences analytiques et excellente maîtrise d’Excel ainsi que des outils de gestion et de suivi de la performance.

• Excellente maîtrise de PowerPoint et capacité à concevoir des présentations exécutives et des documents destinés à la haute direction et au conseil d’administration.

• Capacité à transformer des données complexes en rapports, tableaux de bord et présentations claires et percutantes.

• Expérience en coordination de projets et en suivi d’initiatives stratégiques.

• Excellentes compétences en communication orale et écrite en français et en anglais, incluant la capacité de rédiger, réviser et synthétiser des documents de niveau exécutif avec rigueur, clarté et professionnalisme.

• Sens politique développé, jugement professionnel et capacité d’influencer sans autorité formelle.

• Grande autonomie, rigueur, sens de l’organisation et orientation vers les résultats.

• Capacité à établir des relations de confiance avec des intervenants de tous les niveaux tout en sachant faire preuve de fermeté lorsque requis.

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Job requirements:

• Minimum of 10 years of experience supporting senior executives.

• Proven experience working in a fast-paced environment where managing multiple priorities simultaneously is essential.

• Experience supporting an executive leadership team and/or a Board of Directors.

• Strong analytical skills and advanced proficiency in Excel, as well as performance management and reporting tools.

• Excellent PowerPoint skills, with the ability to create executive-level presentations and Board materials.

• Ability to transform complex data into clear, concise, and compelling reports, dashboards, and presentations.

• Experience coordinating projects and supporting strategic initiatives.

• Excellent verbal and written communication skills in both French and English, including the ability to draft, edit, and produce high-quality executive-level documents and communications.

• Strong business acumen, sound judgment, professionalism, and the ability to influence without formal authority.

• Highly autonomous, detail-oriented, organized, and results-driven.

• Ability to build trusted relationships with stakeholders at all levels while demonstrating appropriate firmness and challenge when required.

All done!

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