Gestionnaire de bureau

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Fréchette Médiation embauche

Poste : Gestionnaire de bureau et coordonnateur(trice) de pratique – temps partiel

Lieu de travail : Fréchette Médiation est fier d’offrir un poste entièrement à distance, idéalement, à partir de la région de la capitale nationale (10 à 15 heures/semaine pour commencer). Le nombre d’heures pourra augmenter si vous et la direction convenez que des heures additionnelles sont de mise pour atteindre les objectifs du cabinet. Une certaine flexibilité d’horaire est attendue.

Qui sommes-nous

Notre empathie, notre expérience et notre approche sensible nous distinguent. Cabinet en croissance dirigé par un avocat-médiateur-enquêteur, nous bâtissons notre pratique et vous en seriez un pilier. Nous sommes fiers d’offrir des services entièrement bilingues en :

• médiation et résolution de différends;

• litige et autres services juridiques en matière de droit des assurances, de l’emploi, de la construction et de nature commerciale; et

• enquêtes indépendantes en milieu de travail.

Ce que l’on recherche

Fréchette Médiation est en croissance. Nous cherchons une personne organisée, discrète, à l’aise avec la technologie et débrouillarde qui deviendra le bras droit du fondateur : vous assurerez le bon fonctionnement quotidien du cabinet, soutiendrez nos mandats de médiation, d’enquête et de litige, et contribuerez directement à améliorer nos façons de faire avec une réelle autonomie et un impact visible sur chaque dossier.

Communications et coordination

• gérer la correspondance du cabinet, coordonner les calendriers et planifier les rencontres, médiations et entrevues;

• assurer la liaison avec les clients et les parties, dans le respect de la confidentialité.

Documents et dossiers

• préparer et mettre en forme les documents de médiation, d’enquête et de litige;

• tenir à jour le classement et la gestion documentaire du cabinet.

Facturation et opérations

• préparer les factures et assurer le suivi des paiements, avec un soutien à la tenue de livres (QuickBooks);

• améliorer les flux de travail et l’automatisation, et soutenir les outils du cabinet (Microsoft 365 / SharePoint, Calendly, Zoom et autres);

• contribuer au site Web et aux médias sociaux du cabinet (Canva, MailerLite).

Soutien aux enquêtes

• coordonner les entrevues et y assister ; préparer des projets de déclarations de témoins et de comptes rendus pour révision par l’enquêteur.

Profil recherché

• de l’expérience en administration de bureau, en soutien juridique ou en services professionnels (un atout : expérience en milieu juridique, en médiation/RDA, en enquête ou en ressources humaines);

• d’excellentes compétences en communication et en rédaction, en français et en anglais (essentiel);

• la discrétion et le respect rigoureux de la confidentialité (essentiel), compte tenu de la nature sensible de nos dossiers;

• un sens marqué de l’organisation et de la gestion des priorités, avec souci du détail et autonomie en télétravail;

• une aisance avec la technologie et l’automatisation — nos outils s’apprennent;

• un diplôme postsecondaire pertinent, un diplôme de parajuriste ou une formation équivalente seront considérés comme des atouts.

Ce que l’on offre

• un poste à temps partiel flexible et à distance, respectueux de votre temps et de votre situation à domicile;

• une rémunération concurrentielle 28 $ à 38 $/heure, selon l’expérience ;

• un travail varié et significatif au cœur d’un cabinet bilingue en croissance;

• un poste que vous pourrez façonner : vos idées d’amélioration seront réellement mises en œuvre;

• une collaboration directe avec le fondateur — et l’encadrement d’un médiateur, enquêteur et avocat expérimenté, sans intermédiaires;

• des outils technologiques modernes, mis en œuvre dans le respect de la confidentialité; et

• des possibilités d’évolution à mesure que le cabinet grandit.

Engagement EDI

Fréchette Médiation est engagé en faveur de la diversité, de l’équité et de l’inclusion. Nous encourageons les candidatures de personnes de tous horizons et expériences.

Comment postuler

Veuillez soumettre, en toute confidentialité, votre lettre de motivation et votre curriculum vitae à Jean-Michel Fréchette, ***email_hidden***, avec comme objet « Gestionnaire de bureau – [Votre nom] ». Nous vous invitons à poser votre candidature avant le 12 août 2026 . Les références seront demandées aux candidat(e)s retenu(e)s en entrevue. Pour en savoir plus : fr.frechettemediation.ca.

Fréchette Médiation

Médiation · Enquêtes en milieu de travail · Litige et RDA

Fréchette Mediation is hiring

Title: Office Manager & Practice Coordinator – Part-Time

Position type: Part-time, remote, operating out of the national capital region (10–15 hours/week to start). Hours may increase if you and management agree that additional hours are warranted to meet the firm’s objectives. Some schedule flexibility is expected.

Who We Are

• mediation and dispute resolution;

• litigation and other legal services in the fields of insurance, employment, construction, and commercial law; and

• independent workplace investigations.

The Role

Communications and coordination

• managing the firm’s correspondence, coordinating calendars, and scheduling meetings, mediations, and interviews;

• liaising with clients and parties, with appropriate regard for confidentiality.

Documents and files

• preparing and formatting mediation, investigation, and litigation documents;

• maintaining the firm’s filing and document management systems.

Billing and operations

• preparing invoices and following up on payments, with bookkeeping support (QuickBooks);

• improving workflows and automation, and supporting the firm’s tools (Microsoft 365 / SharePoint, Calendly, Zoom, and others);

• contributing to the firm’s website and social media (Canva, MailerLite).

Investigation support

• coordinating interviews and attending as note-taker; preparing draft witness statements and interview summaries for the investigator’s review.

Who We’re Looking For

• experience in office administration, legal support, or professional services (an asset: experience in a legal setting, in mediation/ADR, in investigations, or in human resources);

• excellent communication and drafting skills in French and English (essential) ;

• discretion and a rigorous respect for confidentiality (essential) , given the sensitive nature of our files;

• strong organization and priority management, attention to detail, and the autonomy to work remotely;

• comfort with technology and automation — our tools can be learned;

• a relevant post-secondary degree, paralegal diploma, or equivalent training will be considered assets.

What We Offer

• a flexible, part-time, remote position where your person, your time, and your home or family situation are respected;

• competitive compensation $28 – $38/hour, depending on experience ;

• varied and meaningful work at the heart of a growing bilingual practice;

• a role you can shape: your ideas for improvement will actually be implemented;

• direct collaboration with — and mentoring from — an experienced mediator, investigator, and lawyer, with no layers in between;

• modern tools and technology, deployed with confidentiality in mind; and

• room to grow as the firm grows.

EDI Commitment

Fréchette Mediation is committed to diversity, equity, and inclusion. We encourage applications from people of all backgrounds and experiences.

How to Apply

If you are interested, please submit, in confidence, your cover letter and resume to Jean-Michel Fréchette, ***email_hidden***, with the subject line “Office Manager – [Your Name].” We invite you to apply by August 12, 2026 . References will be requested from candidates selected for an interview. To learn more, please visit our website: