Un assistant(e) administratif/planning à temps plein

Titre du poste : Adjoint(e) administratif(ve)
Lieu : Laval
Supérieur hiérarchique : Directeur(trice) principal(e) de la stratégie
Horaire de travail : Temps plein, 35 à 40 heures par semaine
Exigences linguistiques : Bilingue (anglais/français) préféré au Québec et en Ontario afin de pouvoir interagir avec les interlocuteurs en dehors du Québec

Aperçu du poste
L’adjoint(e) administratif(ve) offre un soutien essentiel aux équipes de direction et d’exploitation en coordonnant les activités de bureau, en gérant les communications et en assurant le bon fonctionnement des tâches administratives quotidiennes. Ce rôle est crucial pour maintenir l’efficacité organisationnelle et soutenir les opérations de première ligne et de soutien.

Responsabilités principales
1. Coordination du bureau
Gérer les fournitures et l’inventaire du bureau
Organiser et maintenir les systèmes de classement (numériques et physiques)
Coordonner les services de messagerie, la distribution du courrier et l’entretien des équipements de bureau
2. Communication et planification
Répondre aux appels téléphoniques et aux courriels, et les diriger
Planifier et confirmer les réunions, rendez-vous et déplacements
Préparer les ordres du jour et rédiger les procès-verbaux des réunions
3. Gestion documentaire
Rédiger, réviser et mettre en forme la correspondance, les rapports et les présentations
Aider à la saisie de données, au traitement des factures et à la production de rapports internes
4. Accueil des clients et visiteurs
Accueillir et assister les visiteurs et les clients
Coordonner avec les équipes de service à la clientèle ou de vente pour transmettre les messages et les mises à jour
5. Soutien à l’équipe
Soutenir l’intégration des nouveaux employés (ex. : installation du poste de travail, demandes d’accès)
Aider à la communication interne et à l’organisation d’événements

Compétences et qualifications
Maîtrise de la suite Microsoft Office et des systèmes CRM
Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
Excellentes aptitudes en communication écrite et orale
Discrétion et professionnalisme dans la gestion d’informations confidentielles

Rémunération
Taux horaire typique : 26 à 28,85 $ CAD

Position Title : Administrative Assistant
Location : Laval
Reports To : Sr. Director of Strategy
Work Schedule : Full-time, 35–40 hours/week
Language Requirements : Bilingual (English/French) preferred in Quebec and Ontario 1

Position Overview
The Administrative Assistant provides essential support to management and operational teams by coordinating office activities, managing communications, and ensuring smooth day-to-day administrative functions. This role is critical to maintaining organizational efficiency and supporting frontline and back-office operations 2 3.

Key Responsibilities
1. Office Coordination
Maintain office supplies and inventory.
Organize and maintain filing systems (digital and physical).
Coordinate courier services, mail distribution, and office equipment servicing
2. Communication & Scheduling
Answer and direct phone calls and emails.
Schedule and confirm meetings, appointments, and travel arrangements.
Prepare meeting agendas and take minutes.
3. Document Management
Draft, proofread, and format correspondence, reports, and presentations.
Assist with data entry, invoice processing, and internal reporting.
4. Customer & Visitor Support
Greet and assist visitors and clients.
Coordinate with customer service or sales teams to relay messages and updates.
5. Team Support
Support onboarding of new employees (e.g., desk setup, access requests).
Assist with internal communications and event planning.

Skills & Qualifications
Proficiency in Microsoft Office Suite and CRM systems.
Strong organizational and multitasking abilities.
Excellent written and verbal communication skills.
Discretion and professionalism in handling confidential information

Compensation
Typical hourly rate: 26-28.85$/hr CAD