Secrétaire à la bibliothèque et à l'orientation à 100% du temps

Le Conseil scolaire de district catholique de l'Est ontarien (CSDCEO) assure l'éducation à plus de 11 500 élèves, répartis dans plusieurs centres de la petite enfance (garderies), 25 écoles élémentaires et 7 écoles secondaires et un Programme d'éducation permanente. Le CSDCEO offre des programmes pour la réussite de tous les élèves, un enseignement basé sur les valeurs catholiques, un français de qualité et un certificat de bilinguisme. Le CSDCEO est le plus grand réseau d'écoles de langue française dans les cinq comtés de Stormont, Dundas, Glengarry, Prescott et Russell et aussi le plus grand employeur sur ce territoire. Le CSDCEO, c'est une tradition d'excellence !

Pourquoi travailler au CSDCEO ?

- Possibilité de choisir des écoles sur l'ensemble de notre territoire
- Horaire du lundi au vendredi de jour
- Travailler en français et faire cheminer les citoyens de demain
- Programme d'aide aux employés et à leur famille
- Excellent régime d'avantages sociaux
- Avoir accès à l'un des meilleurs fonds de pension de l'Ontario
- Régime d'invalidité de longue durée (cotisation payée par l'employeur)
- Accès à une banque de congés maladies et de congés personnels

Responsabilités générales

Sous la responsabilité de la direction de l'école, la ou le secrétaire exécute un
ensemble de tâches administratives pour contribuer à l'exploitation du centre de ressources et pour appuyer la gestion de l'assiduité, l'orientation et le bon fonctionnement de l'école.

Horaire : lundi au vendredi de 7h30 à 15h30

Tâches - Secrétaire à la bibliothèque

• Faire respecter et arrimer les procédures du centre de ressources;
• Accueillir des gens et faire la réception des appels au centre de ressources;
• Créer et administrer les dossiers informatisés des participantes et participants;
• Agir en tant que personne ressource pour les élèves et le personnel scolaire;
• Recommander l'achat de ressources et effectuer leur acquisition en respectant le
budget;
• Coordonner la location de salles et d'équipement;
• Gérer les prêts de matériels et veiller à ce qu'ils soient utilisables en tout temps;
• Recevoir et traiter le courrier entrant ainsi que les journaux locaux en identifiant les
articles appropriés selon les besoins;
• Maintenir le bon état des ressources en les entretenant convenablement;
• Assurer le bon fonctionnement des imprimantes, du matériel informatique et faire les
suivis auprès des divers intervenants lorsque nécessaire;
• Cataloguer et classer les ressources et périodiques;
• Mener à bien les inventaires et l'élagage des ressources et autres documents selon les
besoins et délais établis par son supérieur;
• Participer à l'aménagement du centre de ressources et le maintenir en ordre
quotidiennement;
• Effectuer de l'entrée de données et préparer et analyser des rapports, au besoin;
• Exécuter toutes autres tâches reliées à ses fonctions.

Tâches - Secrétaire à l'orientation

• Accueillir les visiteurs et les élèves au secrétariat et répondre à certaines demandes;
• Recevoir et distribuer le courrier ou d'autres documents;
• Répondre à des demandes, prendre les messages et rediriger les appels lorsque
nécessaire;
• Agir en tant que personne contact auprès des élèves, les parents, le personnel et les
intervenants externes, acheminer de l'information et effectuer des suivis;
• Administrer la distribution des cadenas, l'émission de passes de stationnement pour
les élèves et visiteurs, ainsi que les puces d'accès;
• Assurer l'administration de l'assiduité des élèves l'assignation des retenues et les
suivis nécessaires;
• Appuyer la direction dans le processus de recherche de suppléance lorsqu'un
membre du personnel s'absente ainsi que de gérer les banques de travaux pour
ceux-ci, si applicable;
• Faire l'entrée de données, vérifier l'exactitude de données, maintenir les données à
jour et effectuer des suivis;
• Préparer et mettre à jour des rapports et des documents
• Remplir, vérifier et traiter des formulaires ou autre document;
• Effectuer des recherches d'informations ou de données;
• Rédiger et/ou réviser des documents ou de la correspondance (lettres, notes,
attestations, procès-verbaux, etc.) et les faire approuver et/ou signer au besoin;
• Participer à la préparation de divers évènements et de rencontres
• Envoyer les registres de paie informatisés;
• Préparer des dossiers et les tenir à jour;
• Effectuer du classement, des photocopies et de l'assemblage de documents;
• Envoyer des documents par courrier interne, courriel, télécopieur ou par la poste;
• Assister l'exécution de tâches administratives assujetties aux classes distinctes de
l'Article 23 (si applicable);
• Effectuer toutes autres tâches reliées à ses fonctions;

Qualifications exigées

Études collégiales en secrétariat ou en bureautique (1 an) ou l'équivalent;
Minimum d'une (1) d'expérience pertinente;
Bonne connaissance de la Suite Office et des applications Google ;
Connaissance de SAP et de Aspen (peuvent être considérés comme un atout selon le poste)
Bonne connaissance du français parlé et écrit;
Connaissance de l'anglais parlé et écrit.

Veuillez prendre note que des tests de compétences en français, Word et Excel pourraient être administrés.

En vertu du paragraphe 24(1) du Code des droits de la personne de l'Ontario, le CSDCEO a le droit de préférer, en matière d'emploi, des candidates et candidats de langue française et catholiques romains.

En vertu du règlement 521/01 et de la ligne de conduite du Conseil, toute personne employée par le Conseil scolaire doit fournir un relevé de ses antécédents criminels avant d'entrer en fonction. Il s'agit d'une condition essentielle à la création du lien d'emploi.

Veuillez noter que le Conseil ne communiquera qu'avec les personnes dont la candidature est retenue pour une entrevue. Si vous avez des besoins spéciaux en matière d'adaptation, veuillez en aviser le Service des ressources humaines.

Nous souscrivons à l'équité en matière d'emploi et offrons un milieu de travail sans fumée.

Jean Lemay, Président

Lyne Racine, Directrice de l'éducation et secrétaire