Chef contrôle documentaire

Notre client Gold Field est reconnu dans le secteur minier pour la rigueur de ses pratiques et l’envergure de ses projets, notre organisation est actuellement à la recherche d’un Chef, contrôle documentaire afin de soutenir la réalisation d’un important projet de construction.

Description du poste :

Relevant du Directeur, contrôles de projet, le Chef, contrôle documentaire est responsable de la gouvernance, de la qualité et de l’intégrité de l’ensemble de la documentation technique et administrative liée à un projet de construction. Il supervise une équipe de deux techniciens en gestion documentaire, planifie et coordonne les activités du service et veille au respect des normes, des processus d’approbation et des échéanciers.

Il travaille en étroite collaboration avec les équipes d’ingénierie, d’approvisionnement et de construction, ainsi qu’avec la firme EPCM et les fournisseurs externes, afin d’assurer une gestion rigoureuse du cycle de vie des documents.

Principales responsabilités

Leadership et gestion d’équipe

• Superviser, coacher et évaluer les techniciens en gestion documentaire.
• Planifier la charge de travail, établir les priorités et assurer une répartition efficace des tâches.
• Assurer la formation continue sur les normes, procédures et outils documentaires.
• Veiller au respect des politiques de santé, sécurité et environnement.

Gouvernance documentaire et gestion des processus

• Développer, maintenir et améliorer les procédures et normes documentaires du projet.
• Assurer la conformité des documents à chaque étape du cycle d’approbation.
• Surveiller les échéanciers, identifier les retards et mettre en place des mesures correctives.
• Garantir la qualité, l’intégrité, la confidentialité et la traçabilité de la documentation.

Opérations et coordination documentaire

• Agir à titre de point central pour la gestion documentaire du projet.
• Assurer la réception, la classification, la vérification et la transmission des documents techniques et fournisseurs.
• Maintenir à jour les bases de données du système Aconex et autres outils documentaires (ex. SharePoint).
• Gérer les accès aux documents classifiés.
• Produire des rapports, statistiques et indicateurs de performance.

Relations avec les parties prenantes

• Collaborer étroitement avec les équipes internes (ingénierie, construction, approvisionnement, SST, etc.).
• Gérer les communications documentaires avec les fournisseurs et partenaires externes.
• Répondre aux demandes d’information et assurer le suivi des enjeux.
• Participer aux réunions de projet et représenter le service de gestion documentaire.

Profil recherché

Compétences clés

• Leadership mobilisateur et capacité à encadrer une petite équipe.
• Excellente organisation, rigueur et souci du détail.
• Aptitudes marquées en communication, diplomatie et gestion des parties prenantes.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément dans un environnement sous pression.
• Sens élevé de la confidentialité, de l’intégrité et du jugement professionnel.
• Forte capacité d’analyse et orientation vers la performance.

Compétences techniques

• Excellente compréhension des principes de gouvernance documentaire et des flux d’information.
• Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office (notamment Outlook et Excel).
• Expérience avec Aconex et SharePoint.
• Connaissance des environnements d’ingénierie ou de projets industriels (atout).
• Expérience dans le secteur minier (atout).

Qualifications

• DEC en gestion documentaire, techniques de la documentation, archives ou formation équivalente.
• Minimum de 10 ans d’expérience en gestion documentaire, dont au moins 2 ans en supervision ou coordination.
• Une excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit, est exigée, puisque la personne titulaire du poste communique quotidiennement avec des fournisseurs unilingues anglophones.

Conditions particulières

• Poste de bureau, avec possibilité de télétravail selon les besoins.
• Environnement exigeant requérant un niveau de concentration élevé.
• Gestion d’échéanciers serrés pouvant générer un niveau de stress élevé.

Pourquoi rejoindre Gold Fields ?

En rejoignant Gold Fields, vous contribuerez à un projet stratégique dans l’industrie minière canadienne, tout en intégrant une entreprise reconnue pour ses normes élevées d’éthique, de conformité et d’excellence opérationnelle.