Adjoint·e à la direction - poste permanent à temps complet (DSIEU)

Chez

Santé Québec Montérégie-Ouest , nous partageons une mission commune. Elle consiste à maintenir et améliorer la santé et le bien-être de notre communauté en rendant accessible un ensemble de services de santé et de services sociaux intégrés et de qualité.

AVANTAGES

Pourquoi vous joindre à nous?

• Notre rémunération globale concurrentielle : 4 semaines de vacances après 1 an, fonds de pension (RREGOP), assurances complètes, rabais corporatifs, etc.
• Notre reconnaissance envers chaque employé·e.
• La vaste étendue de notre territoire qui permet la diversité des pratiques et de la clientèle.
• Vous épanouir autant dans votre vie personnelle que professionnelle.

* CONCOURS RÉSERVÉ AUX ÉTABLISSEMENTS DU RÉSEAU DE LA SANTÉ ET DES SERIVES SOCIAUX (RSSS) INTÉGRÉS À SANTÉ-QUÉBEC LE 1er DÉCEMBRE 2024

DESCRIPTION SOMMAIRE

Sous la responsabilité du directeur, la personne salariée assiste celui-ci dans ses fonctions administratives et cléricales, et effectue un travail varié et complexe de support clérical et administratif pour la direction.

Elle est responsable de la gestion de certaines activités spécifiques à la direction. en assure la planification, l'organisation, la réalisation et le suivi.

Elle agit également en support au rôle de répondant pour l'installation.

DESCRIPTION SPÉCIFIQUE

1. ASSISTANCE ADMINISTRATIVE

• Accueil de la clientèle, orientation et suivi des demandes.
• Gestion des appels téléphoniques (recevoir les appels, les rediriger, prendre les messages, etc.).
• Traitement et suivi du courrier.
• Traitement de la correspondance en effectuant la recherche. la cueillette et l'agencement des renseignements nécessaires.
• Mise sur pied et tenue d'un système de classement rigoureux sur support traditionnel ou électronique permettant une organisation efficace de l'information pour la direction, et ce, en mode Santé Québec.
• Ouverture, tenue et classement de dossiers.
• Mise à jour du contenu des dossiers et des documents (s'assurer que les dossiers contiennent les documents requis et faire les suivis nécessaires).
• Épuration et conservation de documents selon les directives du directeur et le calendrier de conservation.
• Préparation et suivi des documents pour impression.
• Gestion de l'inventaire et des commandes des fournitures de bureau.
• Élaboration et adaptation des procédures de travail et des outils de gestion.
• Collaboration et participation à la gestion d'activités administratives (ex.: plan d'immobilisation. vérification des allocations de dépenses, petite caisse, etc.)

2. RÉDACTION DE DOCUMENTS ADMINISTRATIFS

• Saisie à partir d'enregistrements, de brouillons ou de textes, des travaux administratifs et cliniques.
• Conception de documents complexes, servant à différentes présentations {textes, tableaux diapositives, etc.) à partir de brouillons ou de textes.
• Révision et amélioration de textes ou point de vue de la composition, de la syntaxe, du vocabulaire et de la présentation technique.

3. SUIVI DES INFORMATIONS DE GESTION

• Collecte, compilation et traitement de données pour des statistiques;
• Formatage (mise en forme) des grilles et des outils de gestion à partir des consignes du supérieur immédiat.

4. COORDINATION DES RENCONTRES POUR LE DIRECTEUR

• Coordination technique de diverses réunions (réservation et préparation de salles, de matériel audiovisuel. etc.).
• Préparation, convocation et participation aux réunions incluant la rédaction des ordres du jour, des procès-verbaux et des comptes rendus de même que le suivi des différents dossiers pour son supérieur (Comité de régie, Comité d'installation. etc.).
• Gestion de l'agenda du directeur (fixer les rendez-vous, les confirmer et tenir l'agenda à jour).

5. NOUVEAUX PROCÉDÉS {TECHNOLOGIE)

• Participation à l'évaluation de nouvelles versions de logiciels et collaboration à l'implantation de nouveaux systèmes bureautiques;

6. PARTAGE D'INFORMATION

• Diffusion de l'information pertinente auprès du personnel supervisé par le directeur.
• Établissement des procédures de diffusion des dossiers et des documents aux fins de présentation aux différentes instances.
• Recueil. de sources internes et externes. d'information pouvant répondre à des besoins spécifiques. et ce, dans les délais prescrits.
• Recueil et vérification des formulaires d'usage.
• Orientation des secrétaires d'autres niveaux, si besoin. selon les consignes de son supérieur.
• Rôle-conseil en support clérical et technique pour le personnel du secteur bureau et les cadres de la direction.

7. ENGAGEMENT PROFESSIONNEL

• Identification, en collaboration avec te directeur, de ses besoins de formation.
• Auto-évaluation de sa contribution individuelle, avec le directeur lors de l'évaluation du rendement.
• Implication dans divers projets de la direction.
• Implication dans la résolution de problématiques rencontrées ou sein de l'équipe.
• Participation aux activités de formation nécessaire pour maintenir ses compétences à jour.
• Supervision de stagiaires en secrétariat, à l'occasion.

8. RÉPONDANTE D'INSTALLATION

8.1 Communications internes et externes

• En absence du répondant de l'installation, accueil et orientation des visiteurs vers les personnes appropriées.
• Préparation du message d'accueil en anglais et en français pour tous les départements de l'installation.
• Mise à jour du bottin téléphonique local.
• Soutien aux activités de communication interne.

8.2 Coordination de processus

• Réception des plaintes concernant le système informatique et téléphonique, les photocopieurs, les imprimantes et autres équipements, et suivi auprès des ressources appropriées.
• Réservation et organisation de salles (commande de nourriture et de café, aménagement par le concierge, etc.) lorsque la demande provient d'une outre installation.
• Appels de service et accueil des techniciens pour l'installation et la réparation d'équipement de tous genres (ascenseurs, photocopieurs. etc.).
• Gestion des clés et d'autres éléments de logistique.
• Coordonne la mise en place d'activités CSSS pour le point de service (semaine du personnel, Entraide).
• Petite caisse pour le point de service.

8.3 Suivis

• Suivi de la facturation auprès du répondant de l'installation pour signature (téléphones, cellulaires, bail, etc.).
• La gestion des approvisionnements non répartis et gestion du magasin local.

EXIGENCES Compétences professionnelles/techniques de base

• Souci de la satisfaction de la clientèle/courtoisie/discrétion (confidentialité)
• Autonomie et initiative
• Souci de la qualité et rigueur
• Vitesse et précision au clavier (50 mots/min)
• Logiciel de traitement de texte de niveau avancé (Word)
• Logiciel tableur de niveau intermédiaire (Excel)
• Logiciel de présentation de niveau intermédiaire (PowerPoint)
• Très bon français parlé et écrit
• Capacité à rédiger des comptes rendus et des procès-verbaux
• Capacité à utiliser une méthode d'écriture rapide
• Navigation internet
• Planification et organisation du travail
• JugementGestion des priorités

Compétences spécifiques à développer en cours d'emploi

• Logiciel de courrier électronique incluant la notion d'agenda.
• Logiciel de dessin de processus (Yisio).
• Logiciel de requêtes des ressources matérielles (GRM).
• Logiciel de requêtes informatiques [Octopus).
• Logiciel de mise à jour d'information sur les usagers -ICLSC.
• Logiciel d'accès aux dossiers cliniques -Hélios.
• Logiciel d'accès aux rapports de paie, comptabilité- Espresso.

• Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique OU
• Détenir une attestation d’études collégiales (AEC) en bureautique jumelée à l’équivalent de deux (2) ans d’expérience (en heures travaillées) à titre d’agent administratif classe 1 volet secrétariat OU
• Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat jumelé à l’équivalent de deux (2) ans d’expérience (en heures travaillées) à titre d’agent administratif classe 1 volet secrétariat ET
• Réussir les tests de connaissance: Français (75%), Word (75%) et Excel (75%)
Réussir le test de rédaction (70%)

CONTACT

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Valérie Deschamps

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