Adjoint(e) de la doyenne

Job Responsibility: Veuillez référer au guide Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes) pour obtenir des instructions sur la façon de postuler. Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche). Résumé du poste L'adjoint ou l'adjointe de la doyenne assure la liaison avec de nombreux bureaux à la Faculté de gestion Desautels, à l'Université McGill et à l'externe. Le ou la titulaire du poste travaillera plus particulièrement en étroite collaboration avec les cadres supérieurs et le corps professoral de la Faculté et de l'Université pour assurer une communication fluide au sein du Bureau de la doyenne. Il ou elle devra fournir un haut niveau de soutien organisationnel, administratif et personnel à la doyenne de la Faculté, et contribuer au bon déroulement et à l'efficacité du Bureau de la doyenne, en soutien à sa mission et à ses priorités. Le ou la titulaire du poste devra faire preuve d'une minutie, d'un jugement, d'une efficacité et d'un sens du tact exceptionnels et devra travailler de manière autonome sous un minimum de supervision. Il ou elle gère des informations sensibles et doit également planifier et coordonner les réunions hebdomadaires, consigner les mesures à prendre et assurer un suivi. La personne sélectionnée doit avoir une solide éthique de travail et des normes de travail élevées, car cette position aura une incidence directe sur l'efficacité générale du Bureau de la doyenne et participera à l'instauration d'un environnement de travail productif. Principales responsabilités

• Assumer diverses tâches administratives de haut niveau et tenter de prévoir les besoins de la doyenne en plus de leur offrir un soutien (horaire, communications, logistique et déplacements) pour accroître l'efficacité et maximiser son potentiel afin de faire avancer la Faculté de gestion Desautels et l'Université McGill.

• Gérer les tâches administratives du Bureau de la doyenne et soutenir les activités quotidiennes de la Faculté.

• Établir des liens avec d'autres unités de l'Université et des organisations externes et les entretenir.

• Coordonner les calendriers et les réunions de la doyenne. Appuyer la planification de l'horaire en établissant l'ordre de priorité des événements et réunions. Faire preuve de jugement dans la gestion et le report des réunions lorsque des enjeux urgents surviennent. Transmettre les demandes et les questions à d'autres bureaux afin qu'elles soient traitées rapidement.

• Assister la doyenne dans sa correspondance, rédiger des lettres et des notes de service, distribuer la documentation, les annonces, les avis et autres documents du genre aux membres du corps professoral et du personnel.

• Aider la doyenne dans la préparation des réunions du comité de direction, du comité universitaire et du Conseil de la Faculté. Agir comme secrétaire de séance lors de ces réunions; rassembler la documentation; et préparer les comptes rendus officiels des réunions et leur archivage.

• Assurer le suivi des mesures à prendre liées aux événements et aux réunions. Veiller à préparer les documents et la correspondance dans les délais prescrits.

• Planifier la programmation de toutes les réunions des comités permanents et distribuer les informations aux membres du corps enseignant et du personnel.

• Organiser, préparer et publiciser une variété d'événements de la Faculté de gestion Desautels.

• Aider aux communications à l'externe et répondre aux demandes de renseignements généraux ou les rediriger, au besoin, vers les personnes appropriées à la Faculté ou à l'Université.

• Comprendre les points de vue des différentes parties prenantes et faire preuve de proactivité pour les concilier rapidement à l'intérieur d'un calendrier chargé. S'assurer que la doyenne est bien préparée et informée en vue des réunions et événements auxquels ils participent.

• Assurer une communication et un partage d'information fluide entre la doyenne et les principales parties prenantes.

• Gérer les problèmes et les situations inhabituelles en déterminant l'approche ou les mesures à prendre, et interpréter les lignes directrices, les procédures, les politiques et les pratiques en vigueur.

• Soutenir les tâches administratives, par exemple la réception et le filtrage des appels et l'accueil des visiteurs et visiteuses, assurer une permanence à la réception du Bureau de la doyenne, recevoir les courriels, planifier les réunions, tenir à jour les systèmes d'archivage et répondre aux demandes de renseignements.

• Assister les Affaires universitaires, au besoin, dans le suivi des charges d'enseignement et garder ces informations à jour. Offrir du soutien aux personnes qui demandent une réduction de leur charge de travail en lien avec des congés parentaux ou personnels. Vérifier et valider les demandes de paiement de charge supplémentaire.

• Participer à la mise à jour du système de suivi de l'enseignement, qui permet de veiller à ce que tous les membres du corps professoral donnent les cours qui leur sont assignés.

• Organiser et coordonner tous les déplacements et l'hébergement de la doyenne.

• Assister la doyenne en ce qui concerne toutes les demandes de signature (par exemple, pour les contrats d'enseignement).

Autres compétences recherchées Diplôme de premier cycle ou équivalent raisonnable, et plusieurs années (cinq à sept ans) d'expérience dans un environnement de bureau exigeant de premier plan. Capacité d'interagir de manière professionnelle et efficace avec des cadres supérieurs, diverses parties prenantes de l'Université ainsi que des groupes externes. Capacité de résoudre des problèmes et de prendre des décisions de manière autonome. Excellentes aptitudes en communication, et capacité de faire preuve de tact et de jugement dans de nombreuses situations difficiles, confidentiels et controversées. Flexibilité et capacité d'adaptation en raison de journées de travail souvent prolongées. Ce poste s'exerce principalement en personne, généralement à raison de cinq jours par semaine sur place. Sens de l'organisation exceptionnel. Capacité d'établir l'ordre de priorité des tâches et de gérer son stress dans un bureau du rythme rapide et à fort volume, afin de respecter les échéances. Solides compétences en relations interpersonnelles et en communication. Solides compétences en informatique, notamment liées à l'utilisation de Microsoft Office, et maîtrise d'Excel. Capacité d'assurer une confidentialité absolue et de faire preuve de discrétion. Maîtrise de l'anglais et du français. L'Université McGill est une université anglophone où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication en anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit. Le niveau d'anglais requis pour ce poste a été évalué à 4 sur une échelle de 0 à 4. Formation et expérience minimales requises : DEC III 3 ans Expérience connexe / Salaire annuel : (MPEX - Classe 03) $61,070.00 - $71,850.00 - $82,630.00 Profil d'emploi: MPEX-ADM1A - Administration générale - Professionnel 1 (exclu) Heures par semaine : 33.75 (Temps plein) Superviseur : Professeur Date de fin de l'emploi (le cas échéant) : Date limite pour postuler : 2024-07-04 L'Université McGill recrute sur la base du mérite et s'est fermement engagée à promouvoir et instaurer l'équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d'emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L'Université McGill met en œuvre un programme d'équité en matière d'emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d'accommodements à n'importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, View email address on ca.edajobs.com .