Adjoint(e) à la direction

No de la demande : 102245 

Catégorie d'emploi :  Administration et soutien 

Lieu :  Montréal, QC, Canada 

Joignez-vous à une entreprise déterminée à apporter des changements positifs pour créer un monde meilleur. Comptant plus de 70 ans d'expertise commerciale et technique dans les mines , l' énergie et les infrastructures , et nous appuyant sur nos 10 000 collègues dans 150 pays , nous travaillons sans relâche à améliorer les industries que nous servons. Nous pensons mondialement et agissons localement, proposant des solutions pratiques qui sont sécuritaires, novatrices et durables. Vous aimeriez vous joindre à un groupe diversifié de professionnels qui, jour après jour, visent l'excellence? Donnez-nous de vos nouvelles!

L'équipe des services intégrés réunit les équipes des Finances, des Communications et marketing, des Ressources humaines, des Services juridiques et de la Gestion des installations. Nous appuyons l'entreprise dans l'atteinte de ses objectifs grâce à de solides capacités techniques. Nous assurons las prestation de services grâce aux compétences de nos employés, à nos méthodologies et à nos systèmes.

Nous sommes à la recherche d’un(e) Adjoint(e) exécutif(ve) bilingue pour se joindre à notre équipe de Montréal. Dans ce rôle clé, vous offrirez un soutien administratif de haut niveau aux membres de la direction et contribuerez activement à la coordination et au bon fonctionnement des activités du bureau.

Nous recherchons une personne organisée, proactive et reconnue pour son professionnalisme, son jugement et sa discrétion. Vous évoluerez dans un environnement dynamique où les priorités peuvent changer rapidement et où votre capacité à anticiper les besoins, à gérer plusieurs dossiers simultanément et à collaborer avec différents intervenants sera essentielle.

Responsabilités

• Offrir un soutien administratif et organisationnel de haut niveau aux membres de la direction;
• Coordonner les agendas, réunions, rendez-vous et autres engagements, en assurant un suivi efficace des priorités;
• Organiser les déplacements professionnels, incluant les réservations et les itinéraires;
• Préparer, rédiger, réviser et mettre en forme des courriels, présentations, rapports, propositions et autres documents;
• Assurer le suivi de différentes demandes, échéances et priorités afin de soutenir efficacement les membres de la direction;
• Agir comme point de contact auprès de différents intervenants internes et externes, avec professionnalisme et discrétion;
• Soutenir les gestionnaires de projet dans certaines activités administratives liées aux projets et aux propositions;
• Coordonner et préparer la documentation nécessaire aux réunions et assurer les suivis administratifs requis;
• Effectuer certaines tâches administratives liées aux feuilles de temps, comptes de dépenses, factures et suivis de paiement;
• Participer à l'amélioration des processus administratifs et contribuer à l'efficacité générale du bureau;
• Maintenir un haut niveau de confidentialité dans le traitement de renseignements sensibles;
• Collaborer avec les différentes équipes et fournir un soutien administratif ponctuel selon les priorités du bureau.

Votre profil

• Formation collégiale en administration, bureautique ou dans un domaine connexe, ou combinaison équivalente de formation et d'expérience;
• Minimum de 3 à 5 ans d'expérience dans un rôle de soutien administratif ou exécutif, idéalement dans un environnement professionnel;
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office, particulièrement Outlook, Word, PowerPoint et Excel;
• Excellentes aptitudes en organisation, coordination et gestion des priorités;
• Capacité démontrée à gérer plusieurs demandes simultanément et à s'adapter rapidement aux changements;
• Excellent jugement professionnel et capacité à traiter des renseignements confidentiels avec discrétion;
• Approche proactive, autonomie et sens de l'initiative;
• Grand souci du détail et de la qualité;
• Excellentes habiletés interpersonnelles et capacité à travailler efficacement avec différents niveaux de l'organisation;
• Excellentes compétences en communication orale et écrite;
• Bilinguisme français-anglais, à l'oral comme à l'écrit. 

  *La maîtrise de l’anglais est requise pour ce poste puisque la personne sera appelée à soutenir des membres de la direction et à communiquer régulièrement, à l’oral et à l’écrit, avec des employés, des clients et d’autres parties prenantes situés à l’extérieur du Québec. Elle devra également préparer, réviser et assurer le suivi de communications, de documents et de réunions tenus en anglais.

Pourquoi vous joindre à nous?

• Afin de travailler avec des employés talentueux qui changent les choses.
• Afin de travailler sur des projets stimulants et de participer à l'élaboration de solutions novatrices.
• Afin de joindre les rangs de l'un des meilleurs employeurs au pays .

Nous vous offrons : 

• un milieu de travail flexible;
• des perspectives d'avancement professionnel à long terme;
• l'occasion de penser mondialement et de travailler localement.

Vous ne répondez pas à tous les critères? Ce n'est pas grave. Chez Hatch, nous créons un milieu de travail diversifié et inclusif qui favorise l'innovation. Si ce poste vous intéresse, nous vous encourageons à postuler même si vous ne possédez pas exactement l'expérience et les compétences demandées.

Nous nous sommes engagés à assurer une main-d'œuvre qui reflète la diversité des communautés dan lesquelles nous œuvrons et où nous exerçons nos activités. Hatch est un employeur respectant l'égalité en matière d'emploi qui considère les candidats sans égards à leur âge, à leur race, à la couleur de leur peau, à leur origine nationale, à leur citoyenneté, à leur religion, à leur croyances, à leur genre, à leur orientation sexuelle, à leur état matrimonial, à leur handicap ou à tout autre statut protégé. Si vous avez des exigences ou des besoins spéciaux, veuillez nous en informer. Nous ferons de notre mieux pour répondre à vos besoins conformément à la législation locale applicable.