Adjoint(e) à la relation client

Tulett, Matthews & Associés (TMA) est une firme indépendante de gestion de patrimoine qui accompagne ses clients avec des services de gestion discrétionnaire de portefeuille et de planification financière intégrée. Nous recherchons un(e) Adjoint(e) à la relation client pour assister un gestionnaire de portefeuille et contribuer à offrir une expérience-client attentionnée, proactive et rapide.

Le poste

Vous serez le point de contact principal des clients et coordonnerez les services et les tâches administratives liés à la gestion de leurs comptes. Vous travaillerez en étroite collaboration avec un gestionnaire de portefeuille et vos collègues en opérations de portefeuille, en planification financière, en fiscalité, en gestion de comptes et en conformité. Ce poste exige un bon jugement, un suivi rigoureux et la capacité de gérer plusieurs demandes simultanément.

Au fur et à mesure que vous apprendrez à connaître nos clients et nos processus, vous prendrez en charge les tâches qui vous seront confiées : faire avancer les demandes, veiller à l’exactitude des dossiers et préparer soigneusement les réunions. Vous participerez également à certaines activités de marketing et de développement des affaires.

Il s’agit bien plus qu’un simple poste administratif traditionnel. Nous recherchons une personne qui comprend l’environnement de la gestion de patrimoine, qui est à l’aise pour interagir directement avec des clients fortunés et qui sera éventuellement capable de prendre en charge les nombreuses activités opérationnelles, administratives, marketing liées à la gestion des relations clients.

L’objectif est que les clients se sentent bien pris en charge, que les demandes soient traitées avec précision et rapidité, que la documentation soit organisée et complète, et que le conseiller puisse compter en toute confiance sur vous pour gérer des aspects importants du processus de service client. À terme, nous espérons que vous deviendrez un partenaire de confiance tant pour le conseiller que pour l’équipe TMA et les clients que nous servons.

Principales responsabilités

Service client et support au gestionnaire de portefeuille

• Répondre de manière professionnelle et rapide aux demandes quotidiennes des clients, et coordonner le suivi avec le gestionnaire de portefeuille et les équipes concernées.
• Coordonner les dépôts, les retraits, les virements, les demandes relatives aux comptes enregistrés et les autres opérations sur les comptes en suivant les procédures appropriées.
• Gérer les campagnes systématiques de communication avec les clients (par exemple, période des REER, saison fiscale, invitations aux événements, etc.)
• Surveiller les demandes en cours, des documents et des échéances; faire le suivi auprès des clients et des collègues jusqu’à ce que chaque point soit résolu.
• Planifier les réunions, les rencontres de révision et les appels avec les clients, préparer les documents de réunion et organiser les actions de suivi.
• Prendre en charge les responsabilités qui vous sont confiées plutôt que d’attendre des instructions pour chaque tâche.
• Contribuer à la coordination des services de gestion de patrimoine: gestion de portefeuille, planification de la retraite, services fiscaux, planification successorale, dons philanthropiques et les révisions d’assurance.

Prospection et accueil de nouveaux clients

• Organiser des rendez-vous avec des clients potentiels et préparer les documents de présentation.
• Aider à préparer les propositions et les présentations, recueillir des informations et coordonner le suivi.
• Préparer et assurer le suivi des documents d’ouverture de compte et accompagner les clients tout au long du processus.

Dossiers clients et soutien à la conformité

• Tenir à jour des dossiers clients complets, précis et bien organisés, et mettre à jour les informations clients dans le système de Gestion de la Relation Client (CRM).
• Participer à la préparation, au suivi et au classement des documents relatifs à la connaissance du client (KYC), à la lutte contre le blanchiment d’argent (AML), à la politique et la convention de gestion d’investissement (IPS/IMA).
• Assurer la coordination avec les services opérationnels et de conformité lorsque des informations, des documents ou des validations nécessitent une attention particulière.

Soutien au marketing et au développement des affaires

• Soutenir le gestionnaire de portefeuille et l’équipe au sens large dans le cadre de diverses initiatives de marketing et de développement des affaires
• Gérer les informations relatives aux prospects et contribuer au suivi des actions de relance appropriées.
  

Qualifications

Ce que vous apportez

• Maîtrise du français et de l’anglais à l’écrit et à l’oral, avec une communication claire et professionnelle.
• Une expérience pertinente dans la gestion de patrimoine, la gestion d’investissements, les services financiers ou un poste similaire axé sur le service client. Une expérience dans l’assistance à un gestionnaire de portefeuille ou à un conseiller financier est un atout.
• Connaissance des procédures d’intégration de nouveaux clients, des comptes d’investissement et des comptes enregistrés, ou capacité à assimiler rapidement ces processus.
• Compréhension de l’importance de l’exactitude des dossiers, de la confidentialité et des procédures de conformité.
• Maîtrise de Microsoft Outlook, Word et Excel, et aisance à se familiariser avec les systèmes de Gestion de la Relation Client (CRM) et de gestion des comptes.

Nous recherchons une personne qui :

• Axé(e) sur le client: vous aimez aider les autres et comprenez l’importance d’un service rapide et du professionnalisme.
• Très organisé(e) : vous êtes capable de gérer de nombreuses demandes de clients et des échéances sans perdre de vue les détails.
• Attention au détail : vous comprenez que l’exactitude est essentielle lorsqu’il s’agit des affaires financières des clients.
• Proactif(ve) : vous anticipez les étapes suivantes et menez les tâches à bien sans qu’on ait à vous le rappeler constamment.
• Responsable : lorsque vous prenez une responsabilité, vous vous assurez que la tâche soit menée à bien et à terme.
• Confortable avec la complexité : vous êtes capable de gérer simultanément plusieurs comptes, entités, documents et priorités concurrentes.
• Esprit de collaboration : vous appréciez de travailler en équipe et d’aider vos collègues à réussir.
  

Avantages

• Possibilité de travail hybride
• Salaire de base compétitif
• Possibilité de bonis intéressants
• Couverture santé et avantages sociaux complets
• Épargne-retraite financée par l’employeur
• Congés payés
• Activités d’équipe et événements corporatifs