Assistant administratif

Job Responsibility:

Centre Action est un centre communautaire pour adultes avec une déficience physique vivant à Montréal et dans les environs. Nous offrons un environnement chaleureux et accueillant propice à la socialisation, la stimulation mentale et physique, et l'éducation. Nous offrons une variété de programmes, d'activités et de sorties qui favorisent la confiance en soi, l'autonomie et le bien-être de nos membres.

Nous recherchons un assistant administratif motivé et organisé pour rejoindre notre équipe. Le candidat idéal possédera un certificat de secrétariat et de l'expérience, avec une grande attention aux détails et une capacité à gérer plusieurs tâches efficacement. Les candidats ayant des compétences en comptabilité et de l'expérience avec QuickBooks sont fortement préférés. Si vous avez une formation administrative et que vous êtes un résolveur de problèmes proactif avec d'excellentes capacités d'organisation, nous vous encourageons à postuler pour cette opportunité.

Responsabilités :

• Gérer les communications (téléphone, e-mail, réseaux sociaux, site web)
• Produire de la correspondance et du matériel promotionnel
• Coordonner l'assistance technique sur site et collaborer avec l'assistance technique externe si nécessaire
• Servir de liaison entre la direction, le personnel, les enseignants, les clients et les partenaires communautaires
• Superviser toutes les activités d'achat (fournitures, équipements)
• Aider à la coordination des événements spéciaux et gérer le processus d'inscription
• Gérer la petite caisse
• Effectuer les procédures comptables (y compris, mais sans s'y limiter, les tâches bancaires, les comptes clients et fournisseurs, la réconciliation bancaire, etc.), fournir le soutien nécessaire à la direction, au comptable et aux auditeurs.
• Maintenir des dossiers précis et à jour dans les différentes bases de données de l'organisation.
• Superviser les opérations générales du bureau, y compris la gestion des fournitures de bureau, la coordination des services de maintenance et veiller à ce que l'espace de travail soit propre et organisé.

Qualifications :

1. Certificat en administration/études de secrétariat avec expérience en comptabilité, communications et gestion de bureau.

2. Au moins un an d'expérience en secrétariat ou en administration

3. Expérience de travail avec QuickBooks

4. Le bilinguisme est ESSENTIEL : écrit et parlé (français et anglais)

5. Connaissance de Microsoft Office, Zoom

6. Excellentes compétences en communication

7. Très bien organisé(e)

8. Une expérience préalable dans un environnement avec des adultes à mobilité réduite est un atout

Avantages :

• Salaire horaire : 22 $/heure
• Avantages sociaux conformes aux normes du travail du Québec
• Vacances payées
• Stationnement sur place

Type d'emploi : Temps partiel, permanent, sur place Heures de travail : 3 à 4 jours par semaine (du lundi au vendredi), de 8h30 à 15h30

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Action Centre is a community centre for adults with physical disabilities living in Montreal and surrounding areas. We offer a warm and welcoming environment conducive to socialization, mental and physical stimulation, and education. We offer a variety of programs, activities and outings that foster our members' self-confidence, autonomy and well-being.

We are seeking a motivated and organized administrative assistant to join our team. The ideal candidate will have secretarial certificate and experience, with strong attention to details and an ability to manage multiple tasks efficiently. Candidates with accounting skills and experienced with QuickBooks are highly preferred. If you have an administrative training and you are a proactive problem-solver with excellent organizational abilities, we encourage you to apply for this opportunity.

Responsibilities:

1. Manage communication (phone, email, social media, website)

2. Produce correspondence and promotional material

3. Coordinate on-site technical assistance and collaborate with external technical assistance as required

4. Act as a liaison between management, staff, teachers, clients and community partners

5. Oversee all purchasing activities (supplies, equipment)

6. Help coordinate special events and manage registration process

7. Manage petty cash

8. Complete accounting procedures (including, but not limited to banking tasks, accounts receivable and payable, bank reconciliation, etc.), provide necessary support to management, accountant, and auditors.

9. Maintain accurate and up-to-date records in the organization's different databases.

10. Oversee general office operations, including maintaining office supplies, coordinating maintenance services, and ensuring a clean and organized workspace.

Qualifications :

1. Certificate in Administration/secretarial study with experience in Bookkeeping, Communications and office management.

2. At least one year of secretarial or administrative experience

3. Experience working with QuickBooks

4. Bilingualism is a MUST: written and spoken (French and English)

5. Knowledge of Microsoft Office, Zoom

6. Excellent communication skills

7. Well-organized

8. Previous experience in an environment with adults with reduced mobility is an asset

Benefits :

1. Hourly wage: $22/hour

2. Benefits in compliance with Quebec labour standards

3. Paid vacations

4. On-site parking

Job type: Part-time, permanent, on-site

Working hours: 3-4 days a week (Monday to Friday), 8:30 a.m. to 3:30 p.m.

Type d'emploi : Temps Partiel, Permanent

Rémunération : Jusqu'à 22,00$ par heure

Horaire :

• Du Lundi au Vendredi

Question(s) de présélection:

• Avez-vous de l'expérience avec QuickBooks ou Simply Accounting? (obligatoire)

Formation:

• DEP/ AEC ou Certificat (Obligatoire)

Expérience:

• administration: 1 an (Souhaité)

Langue:

• Francais et anglais (parler et écrire) (Obligatoire)

Lieu du poste : En présentiel