Coordonnateur(trice) à la saisie de données / Data Entry Coordinator

À PROPOS DE LAMOUR

Entreprise familiale fondée en 1953, Lamour Inc. s’est forgé une solide réputation comme référence en matière de bas, vêtements de performance, bonneterie et lingerie. Nous faisons partie des 5 plus grands acteurs mondiaux dans les essentiels d’activewear, sommes le leader mondial du vêtement sans couture, et l’un des principaux fabricants de bas au Canada.

En tant que guichet unique, nous travaillons avec innovation et passion afin d’offrir une qualité exceptionnelle et une grande valeur ajoutée à une clientèle internationale diversifiée. Notre succès repose sur notre expertise en technologies de tissus de performance, notre capacité d’innovation produit, nos investissements en excellence manufacturière, notre rapidité d’exécution, ainsi que la performance de notre chaîne d’approvisionnement, nous permettant de bâtir des partenariats solides, durables et significatifs à travers plusieurs réseaux de distribution.

CE QUE NOUS RECHERCHONS

Le coordonnateur(trice) à la saisie de données et à la documentation d’expédition est responsable du traitement précis et en temps opportun de toute la documentation liée aux expéditions entrantes ainsi que des registres logistiques dans le système de gestion de la chaîne d’approvisionnement de l’entreprise. Ce rôle joue un rôle essentiel pour assurer une visibilité et une traçabilité fluides des expéditions internationales, depuis la documentation à l’origine jusqu’à la réception finale et la réconciliation des stocks. Le candidat idéal est minutieux, maîtrise BlueCherry et Excel, et est capable de gérer un volume élevé de données avec précision et rapidité.

RESPONSABILITÉS

Classement électronique des documents d’expédition (eFile)

• Classer électroniquement avec précision tous les documents d’expédition en attente liés aux envois TOB (Conditions commerciales) et FOB (Free On Board) dans le système de gestion logistique
• Vérifier l’exhaustivité et l’exactitude des dossiers documentaires, incluant les connaissements (Bills of Lading), les factures commerciales et les listes de colisage
• Maintenir un système de classement numérique organisé afin de garantir une accessibilité rapide des documents et leur conformité aux exigences d’audit en tout temps

Suivi des expéditions en transit et mises à jour des conteneurs

• Effectuer des mises à jour en temps opportun du statut des conteneurs et des expéditions en transit dans les modules dédiés (expéditions et conteneurs) de BlueCherry
• Signaler toute anomalie, retard ou écart lié au statut des conteneurs à l’équipe du trafic pour escalade et résolution

Réception manuelle et via EDI - Conteneurs livrés

• Traiter les réceptions des conteneurs livrés par saisie de données manuelle et par échanges de données informatisées (EDI)
• Faire correspondre les marchandises reçues avec les bons de commande (BC), les listes de colisage et les avis d’expédition anticipés (ASN) afin de valider les quantités, les UGS (SKUs) et l’état à la réception
• Collaborer avec l’équipe de réception de l’entrepôt afin de concilier les inventaires physiques avec les données système
• S’assurer que toutes les réceptions sont saisies avec exactitude et dans les délais prescrits afin de garantir l’exactitude des inventaires et le respect des échéanciers des comptes fournisseurs

Gestion des écarts - Ajustements dans le module des bons de commande (BC)

• Identifier, analyser et résoudre les écarts de réception, incluant les surplus, les manquants et les erreurs d’expédition au niveau des bons de commande
• Initier et traiter les annulations et les ajustements de quantités des unités reçues, conformément aux procédures d’approbation internes
• Collaborer avec les fournisseurs, les acheteurs et l’équipe des approvisionnements afin de documenter et résoudre rapidement les écarts liés aux bons de commande
• Maintenir un registre des écarts et préparer des rapports de rapprochement réguliers afin de soutenir les audits et l’évaluation des fournisseurs

EXIGENCES ET COMPÉTENCES

• Minimum de 1 à 2 ans d’expérience en saisie de données, opérations logistiques, transit de marchandises ou dans un rôle connexe en chaîne d’approvisionnement
• Expérience pratique avec des systèmes ERP ou WMS (par exemple SAP, Oracle, NetSuite, Manhattan Associates ou équivalent)
• Une connaissance des transactions EDI et des processus de réception manuelle est fortement souhaitée
• Une expérience préalable avec la documentation d’expédition internationale (incoterms TOB/FOB, connaissements, documents douaniers) constitue un atout
• Excellente précision et grande attention aux détails dans les tâches de saisie de données
• Solides compétences organisationnelles avec capacité à gérer simultanément plusieurs expéditions en cours
• Maîtrise de la suite Microsoft Office, particulièrement Excel (tableaux croisés dynamiques, RECHERCHEV/XLOOKUP)
• Excellentes compétences en communication, tant à l’écrit qu’à l’oral, pour collaborer efficacement avec des équipes multidisciplinaires
• Capacité à travailler sous pression et à prioriser les tâches dans un environnement d’entrepôt/logistique dynamique
• Esprit analytique permettant d’identifier et de résoudre efficacement les écarts de réception

AVANTAGES

• Transport en commun 100 % gratuit — Vos déplacements sont entièrement pris en charge
• Horaire flexible — Profitez de 12 journées flex par année pour travailler de la maison
• Déjeuner gratuit les vendredis — Commencez la fin de semaine avec une petite douceur offerte par nous
• Vendredis écourtés — Fin à 13 h 30 durant l’été
• Carte-cadeau pour votre anniversaire — Un joyeux anniversaire de notre part!
• Ambiance terrasse sur le toit en été — Des pauses avec une vue imprenable
• 5 à 7 estivaux — Détendez-vous à l’Esplanade Louvain, un espace extérieur avec jardins et musique juste à côté
• Événements d’équipe et célébrations — Merci à notre comité social de garder l’ambiance vivante
• Accès gratuit au gym sur place — Salle de musculation, yoga, bootcamp et Zumba inclus
• Stationnement intérieur pour vélos — Roulez l’esprit tranquille, beau temps comme mauvais temps
• Assurances santé et dentaire — On vous couvre!

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ABOUT LAMOUR

Family-owned since 1953, Lamour Inc. has earned a reputation for being the best choice in socks, performance apparel, hosiery and lingerie. In fact, we're among the world's top 5 players in activewear basics, the world's leading manufacturer of seamless garments, and one of Canada's leading sock manufacturers. 

As a one-stop shop, we work innovatively and passionately to deliver exceptional quality and value to a diverse international customer base. It's our focus on performance fabric technology and product innovation, investment in manufacturing excellence, speed-to-market and supply chain execution that enables us to build meaningful, strong and sustainable retail partnerships across multiple trade channels.

WHAT WE'RE LOOKING FOR

The Data Entry & Shipping Documentation Coordinator is responsible for the accurate and timely processing of all inbound shipping documentation and logistics records within the company's supply chain management system. This role plays a critical part in ensuring seamless visibility and traceability of international shipments, from origin filing through final receiving and inventory reconciliation. The ideal candidate is detail-oriented, proficient in BlueCherry, Excel, and capable of managing high-volume data with precision and urgency. 

RESPONSIBILITIES

Electronic Filing of Shipping Documents (eFile)  

• Accurately efile all pending shipping documents associated with TOB (Terms of Business) and FOB (Free On Board) shipments into the logistics management system. 
• Verify completeness and accuracy of documentation packages including Bills of Lading, commercial invoices, packing lists. 
• Maintain organized digital filing records ensuring documents are retrievable and audit-ready at all times. 

In-Transit Shipment & Container Updates  

• Perform timely in-transit status updates on active containers and shipments within the designated shipment and container modules in BlueCherry. 
• Flag exceptions, delays, or discrepancies in container status to the traffic team for escalation and resolution. 

Manual & EDI Receiving — Delivered Containers  

• Process receiving transactions for delivered containers via both manual data entry and Electronic Data Interchange (EDI) methods. 
• Match received goods against Purchase Orders (POs), packing lists, and advance ship notices (ASNs) to confirm quantities, SKUs, and condition upon delivery. 
• Coordinate with the warehouse receiving team to reconcile physical counts against system entries. 
• Ensure all receiving records are posted accurately and within prescribed time windows to support inventory accuracy and accounts payable timelines. 

Discrepancy Management — PO Module Adjustments  

• Identify, investigate, and resolve receiving discrepancies including overages, shortages, and mis-shipped items at the Purchase Order module level. 
• Initiate and process cancellations and quantity adjustments on receiving units as required, following internal approval and authorization protocols. 
• Collaborate with vendors, buyers, and the procurement team to document and resolve PO variances in a timely manner. 
• Maintain a discrepancy log and prepare regular reconciliation reports to support audit trails and vendor scorecards. 

REQUIREMENTS

• Minimum 1–2 years of experience in data entry, logistics operations, freight forwarding, or a related supply chain role. 
• Hands-on experience with ERP or WMS platforms (e.g., SAP, Oracle, NetSuite, Manhattan Associates, or similar). 
• Familiarity with EDI transactions and manual receiving workflows is strongly preferred. 
• Prior exposure to international shipping documentation (TOB/FOB incoterms, Bills of Lading, customs paperwork) is an asset. 
• Exceptional accuracy and attention to detail in data entry tasks. 
• Strong organizational skills with ability to manage multiple open shipments simultaneously. 
• Proficiency in Microsoft Office Suite, particularly Excel (pivot tables, VLOOKUP/XLOOKUP). 
• Effective written and verbal communication skills for cross-functional coordination. 
• Ability to work under time pressure and prioritize tasks in a fast-paced warehouse/logistics environment. 
• Analytical mindset for identifying and resolving receiving discrepancies efficiently. 

BENEFITS

• 100% free public transit – Your commute is on us!
• Flex hours – Enjoy 12 flex days per year to work from home
• Free breakfast on Fridays – Start your last workday of the week with something tasty on us!
• Early Fridays – Wrap up at 1:30 PM in the summer!
• A gift card on your birthday – happy birthday from us to you! Summer rooftop terrace vibes – Work breaks with a view.
• 5 à 7 summer hangout – Chill out at Esplanade Louvain, an outdoor space with gardens and music right next door.
• Team events & celebrations – Big thanks to our social committee for keeping the fun going!
• On-site free gym access – Includes weight room, yoga, bootcamp, and Zumba classes.
• Indoor bike parking – Ride worry–free, rain or shine.
• Health & Dental – Insurance? We got you covered!