Agent CCR

Complexes funéraires Yves Légaré est actuellement à la recherche d'un Agent Centre coordination et répartition. Le poste est situé au Mausolée du Ruisseau à Laval. C'est un poste permanent à temps plein, entre 70 à 80 heures par période de deux semaines, incluant une fin de semaine sur deux.

Nous recherchons des gens de cœur, ayant des aptitudes exceptionnelles en service à la clientèle, capables d’offrir une expérience client impeccable, répondants ainsi aux plus hauts standards de notre industrie.

Le rôle principal et habituel du titulaire de ce poste consiste à surveiller, détecter et de contrôler les activités quotidiennes dans son ensemble, en s’assurant que l’expérience du client soit positive. Tout changement aux activités quotidiennes du réseau doivent être communiqués aux responsables. Il documente les non-conformités et rédige des rapports quotidiens. Le tout sera effectué en lien avec la vision et la mission de l’entreprise.

Responsabilités/Tâches

Coordination & Répartition

• Être le premier répondant téléphonique;
• Procéder à la prise de rendez-vous en complexe ou virtuellement;
• Détecter tous les manques/ajouts avant et après les funérailles;
• Faire un suivi quotidien des activités avec les agents à l’accueil des 3 secteurs avant 9h30;
• Planifier et confirmer quotidiennement auprès des fournisseurs (cortège, musicien, célébrant, etc.) l’exactitude des services;
• Vérifier quotidiennement de l’exactitude des avis de décès en ligne;
• Faire les gravures demandées quotidiennement;
• S’assurer que chacun des contrats soient cochés « terminé » par les succursales dans SRS et s’assurer que la tâche « prêt à facturer » soit cochée 24h après les funérailles;
• Vérifier et exécuter les boîtes courriel régulièrement;
• Assurer l’exactitude de la feuille de présence en succursale quotidiennement;
• Vérifier les rendez-vous de la clientèle et autres intervenants;
• Envoyer la feuille d’information aux clients par courriel pour la préparation de la rencontre;
• Produire et envoyer le rapport 72h/24h quotidiennement aux directeurs et aux secteurs;
• Appeler les familles lors de décès survenus durant la nuit;
• Archiver les dossiers;
• Garder à jour les différentes listes (téléphoniques, cimetières, paroisses, etc.);
• Préparer et envoyer les pochettes d’information dans tous les secteurs;
• Confirmer quotidiennement les inhumations et remises des cendres;
• Planifier les transports au SIED et envoyer les corrections aux établissements;
• S’assure de respecter l’échéancier des périodes de fin de mois;
• Procède au classement et à la numérisation des documents au besoin;
• Voit au bon ordre et à la mise à jour des archives du cimetière;
• Surveille les échéances des concessions et s’assure de leur renouvellement;
• S’assure de percevoir les frais du permis d’installation de monument famille, si requis;
• Vérifie l’aspect légal des documents et vérifie l’exactitude des informations;
• Accueille les fournisseurs en lien avec les cimetières, mausolées et columbarium;

• Accueillir les visiteurs;
• Annoncer leur arrivée aux personnes concernées;
• Accompagnier les visiteurs à l'ascenseur;
• Communiquer avec les conseillers et/oud irecteurs pour toutes demandes opérationnelles et les faire patienter;

Autres tâches connexes

• Assure le respect de la confidentialité de toutes les informations obtenues dans le cadre des ses fonctions;
• Toutes autres tâches liées à son emploi demandées par son supérieur immédiat.

COMPÉTENCES CLÉS

Autonomie / Initiative

Habileté à fonctionner adéquatement à partir de directives générales et d’utiliser d’abord ses ressources avant de demander de l’aide. Habileté à suggérer des pistes d’amélioration à son travail.

Communication

Habileté à s’exprimer clairement et d’être compris par son interlocuteur et d’être réceptif aux messages des autres.

Qualité de service et souci du client

Habileté à déterminer, mesurer et évaluer des normes de qualité, et ce, du point de vue des clients. Habileté à être attentif aux préoccupations et aux attentes de la clientèle. Fait preuve de tact et de diplomatie dans la gestion des dossiers. Être en mesure de cerner les besoins du client afin de lui offrir les services et produits nécessaires et complémentaires.

Jugement et résolution de problème

Habileté à cerner les données d’un problème, à proposer des solutions, à en peser le pour et le contre, à fixer son choix et à passer à l’action. Habileté à percevoir correctement une situation, d’en arriver à des conclusions pertinentes ou de poser un geste ou un comportement adéquat.

Adaptabilité et résistance au stress

Habileté à ajuster ses comportements et des méthodes de travail en fonction des personnes, du contexte de travail et des changements qui surviennent. Capacité d’être polyvalent dans son travail. Habileté à travailler sous pression, à garder son sang-froid et à fournir un rendement efficace en périodes critiques.

Planification / Organisation

Habileté à coordonner son temps, ses priorités et ses activités pour maximiser sa présence au travail et afin d’atteindre les objectifs. Habileté à suivre périodiquement l’évolution des dossiers, à organiser son temps de façon à rencontrer ou respecter les délais, et à apporter les correctifs qui s’imposent. Habileté à planifier, organiser, et instaurer des activités nécessaires à l’atteinte des objectifs.

Méthode / Rigueur

Habileté à adopter un comportement et des méthodes de travail se caractérisant par une volonté de procéder de façon systématique et rigoureuse tout en maintenant des normes de qualité. S’assure de l’exactitude et de la précision des informations à l’origine des actions et des décisions. Respecte les procédures, les directives, les règles et les pratiques préétablies.

Éthique et intégrité

Habileté à démontrer un haut niveau de préoccupation en regard de la qualité de service fourni et du respect des normes professionnelles ainsi que les valeurs de l’entreprise. Traite les dossiers avec honnêteté et discrétion.

Travail d’équipe et relations interpersonnelles

Capacité d’établir et de maintenir des relations professionnelles satisfaisantes, efficaces et productives afin de supporter la réalisation d’objectifs et de maintenir l’excellence du service de l’entreprise autant auprès des clients et collègues de travail. Habileté à agir activement au sein d’une équipe et d’accepter les idées des autres ainsi que le changement.

• Empathie, tact et diplomatie; 
• Bonne gestion du stress;
• Excellente écoute;
• Habileté à coordonner son temps et ses priorités;
• Autonomie et initiative.