Business Coordinator at Canadian Nuclear Laboratories

Do you enjoy coordinating operations, building strong relationships, and supporting teams to achieve their objectives? Can you see yourself serving as a key link between internal support groups, external contractors, and site leadership to help ensure the safe and efficient operation of the LaPrade site? In this role, you will provide operational, administrative, and communication support to site management and staff while helping drive day-to-day business activities. If you answered yes, then this Business Coordinator role may be the job for you!

What will you be doing!

• Supporting Heavy Water Project Activities and Sales Operations
  • Maintaining accurate office records, files, and follow-up systems for outstanding issues and action items.
  • Supporting bilingual document translation of procedures, instructions, reports, and correspondence between English and French.
  • Preparing correspondence, action lists, reports, and prioritizing commitments and deadlines.
  • Reviewing incoming project correspondence and electronic communications and taking appropriate action.
  • Maintaining and updating heavy water inventory records.
  • Supporting data analysis and data entry activities within the Heavy Water system.
• Supporting LaPrade Section Head and Operational Activities
  • Reviewing incoming correspondence and electronic communications and coordinating appropriate responses.
  • Acting as a liaison between the LaPrade Section Head/Manager and division staff.
  • Supporting the coordination and prioritization of operational and field activities.
  • Supporting Heavy Water and Radium-226 inventory management, sampling, sales, and transportation activities.
• Ensuring Compliance with CNL Documentation and Record Management Requirements
  • Ensuring documentation complies with CNL corporate standards, including formatting, storage, and numbering protocols.
  • Reviewing, updating, and maintaining formal documents, presentations, spreadsheets, and records.
  • Maintaining and updating inventory databases supporting the storage and management of Heavy Water and Radium-226 materials.
• Supporting Human Resources, Finance, Security, and Radiation Protection Processes
  • Handling sensitive and confidential information in Human Resources, Finance, Security, Dosimetry, and Radiation Protection.
  • Supporting invoice classification and submission processes for both PO- and Non-PO-related expenditures.
  • Preparing procurement requests, quotations, purchase orders, and service contracts for materials, equipment, tools, PPE & C, and services.
  • Supporting dosimetry administration by coordinating TLD shipments, receipts, tracking, and documentation requirements.
  • Coordinating visitor access requests and ensuring compliance with site access and SEPS requirements.
• Supporting Shipping, Receiving, and Transportation Activities
  • Preparing shipping documentation and receiving reports in accordance with CNL standards and regulatory requirements.
  • Packaging, securing, and preparing materials, equipment, and instruments for shipment.
  • Verifying received materials, equipment, and instruments and coordinating appropriate follow-up actions.
  • Maintaining required training and supporting Transportation of Dangerous Goods (TDG) shipping activities.
• Supporting Contractor Coordination and Procurement Activities
  • Preparing and maintaining documentation required to support contractor work and contract development activities.
  • Coordinating with external contractors regarding scheduling, site access, and work execution requirements.
  • Supporting CNL Procurement activities as a secondary contact for contractor-related matters.
  • Supporting contractor engagement and site work to ensure timely, effective project execution.
• Other duties as assigned by your manager.
  

What we are looking for: 

• Education  
  • University Degree or Diploma from a recognized educational institute in Commerce or Business Administration.
• Experience 
  • Minimum of 1 to 2 years of related and progressive experience; or equivalent combination of formal training with a minimum of 1 year of experience. 
  • Experience working within a Management System.
  • Experience with procurement processes
  • Familiarity with Transportation of Dangerous Goods (TDG) protocols an asset.
  • Experience in planning, procurement, and reporting within a team environment.
  • Experience working with multidisciplinary subjects/topics, involving organizing, planning, coordinating, assessing, analyzing, and presenting information and ideas. 
  • Experience in developing and writing business and work plans, reports, presentation packages, and briefing notes. 
• Knowledge, Skills & Abilities
  • Highly self-motivated and team player. 
  • Comfortable performing duties under broad general direction with minimal oversight, and willing to work cooperatively with others.
  • Ability to work effectively with personnel from varying disciplines to act in a leadership capacity when required, as well as to manage relationships with other CNL Departments.
• Security Clearance Eligibility Required
  • Level 2 Secret requires a minimum of 7 years of verifiable history in Canada, Australia, New Zealand, the United States, and/or the United Kingdom . CNL implements security screening in accordance with the Treasury Board of Canada Secretariat's Standard on Security Screening and the Policy on Government Security.
    

Working Conditions

• Working schedule: Four (4) days per week, ten (10) hours per day for a forty (40) hour work week. 

Why CNL?

Does the idea of working with a dynamic team across Canada to advance nuclear science and technology for a clean and secure world excite you? At CNL, we're reinventing ourselves to be industry leaders- pioneering solutions to the problems that matter most .

From building the next generation of clean nuclear and hydrogen energy technologies , to developing targeted cancer treatments , to continuing our global leadership in environmental remediation -we are driven by impact, innovation, and purpose.

What We Offer: A Total Rewards Package

We believe in taking care of our people. Here's what you can expect as part of our team: 

• Paid time off: vacation, sick, personal, and floater days
• Benefits effective Day One - no waiting period 
• Tuition support to help you keep learning and growing 
• A defined-benefit pension plan or a defined-contribution pension plan , depending on your employee group, to support your long term financial security

Do Our Priorities Resonate with You? 

• Delivering clean energy for today and tomorrow 
• Restoring and protecting the environment 
• Contributing to the health of Canadians

If so, you'll feel right at home at CNL.

Location: Onsite 
Our Gentilly and La Prade sites are located in the beautiful province of Québec, offering a unique blend of French-Canadian culture, community, and natural beauty. Enjoy proximity to the St. Lawrence River, local trails, and charming nearby towns that make this area a wonderful place to live and work.

Please note: This is a fully onsite position based at our Gentilly / La Prade location, Québec.

Our Commitment to Equity, Diversity & Inclusion

At CNL, we are committed to fostering an environment that promotes equity, diversity, and inclusion . We celebrate and welcome employees, stakeholders, and partners of all backgrounds and identities. Click here to read all about it!

We are proud to uphold a workplace culture grounded in our Core Values : 

• Respect
• Teamwork 
• Accountability 
• Safety 
• Integrity
• Excellence

These values drive our employment practices and ensure meaningful career development opportunities and accommodations for all employees.

CNL is an equal opportunity employer . If you require accommodation during any phase of the hiring process, please let us know via View email address on nuclearjobs.org . All requests will be handled with confidentiality.

Les Laboratoires Nucléaires Canadiens reconnaissent que les Peuples autochtones sont les premiers occupants du territoire sur lequel nous travaillons tous. Nous sommes profondément conscients de leur lien historique avec ces terres depuis des temps immémoriaux, tout en reconnaissant les Aînés et les Gardiens du savoir, passés, présents et futurs.

Aimez-vous coordonner des opérations, établir de solides relations de travail et soutenir des équipes dans l'atteinte de leurs objectifs? Pouvez-vous vous imaginer agir comme lien essentiel entre les groupes de soutien internes, les entrepreneurs externes et la direction du site afin d'assurer l'exploitation sécuritaire et efficace du site de La Prade? Dans ce rôle, vous fournirez un soutien opérationnel, administratif et en matière de communications à la direction et au personnel, tout en contribuant au bon déroulement des activités quotidiennes. Si vous avez répondu oui, ce poste de Coordinateur(trice) des activités administratives est peut-être fait pour vous!

Ce que vous ferez

• Soutenir les activités du projet d'eau lourde et les opérations de vente
  • Maintenir à jour les dossiers administratifs, fichiers et systèmes de suivi des mesures en suspens.
  • Soutenir la traduction bilingue de procédures, d'instructions, de rapports et de correspondance entre l'anglais et le français.
  • Préparer la correspondance, les listes d'actions, les rapports et assurer le suivi des engagements et échéances.
  • Examiner la correspondance de projet et les communications électroniques entrantes et prendre les mesures appropriées.
  • Maintenir et mettre à jour les registres d'inventaire d'eau lourde.
  • Soutenir les activités de saisie et d'analyse de données dans le système de gestion de l'eau lourde.
• Soutenir le chef de section de La Prade et les activités opérationnelles
  • Examiner la correspondance et les communications électroniques reçues et coordonner les suivis nécessaires.
  • Agir comme personne-ressource entre le chef de section/gestionnaire de La Prade et le personnel de la division.
  • Appuyer la coordination et l'établissement des priorités des activités opérationnelles et de terrain.
  • Soutenir les activités liées à la gestion des inventaires, à l'échantillonnage, à la vente et au transport de l'eau lourde et du radium-226.
• Assurer la conformité aux exigences de gestion documentaire des LNC
  • Veiller à ce que la documentation respecte les normes corporatives des LNC, notamment en matière de formatage, d'entreposage et de numérotation.
  • Réviser, mettre à jour et maintenir les documents officiels, présentations, feuilles de calcul et dossiers.
  • Maintenir et mettre à jour les bases de données d'inventaire appuyant l'entreposage et la gestion des matières d'eau lourde et de radium-226.
• Soutenir les processus des ressources humaines, des finances, de la sécurité et de la radioprotection
  • Traiter des renseignements sensibles et confidentiels liés aux ressources humaines, aux finances, à la sécurité, à la dosimétrie et à la radioprotection.
  • Soutenir les processus de classification et de soumission des factures pour les dépenses avec ou sans bon de commande.
  • Préparer les demandes d'approvisionnement, les soumissions, les bons de commande et les contrats de services pour l'achat de matériel, d'équipement, d'outillage, d'EPI et de services.
  • Soutenir l'administration de la dosimétrie, notamment la coordination des envois, des réceptions, du suivi et de la documentation des dosimètres TLD.
  • Coordonner les demandes d'accès des visiteurs et assurer le respect des exigences d'accès au site et du programme SEPS.
• Soutenir les activités d'expédition, de réception et de transport
  • Préparer la documentation d'expédition et les rapports de réception conformément aux normes des LNC et aux exigences réglementaires.
  • Emballer, sécuriser et préparer le matériel, l'équipement et les instruments pour l'expédition.
  • Vérifier les matériaux, équipements et instruments reçus et coordonner les suivis nécessaires.
  • Maintenir les formations requises et soutenir les activités d'expédition liées au Transport des marchandises dangereuses (TMD).
• Soutenir la coordination des entrepreneurs et les activités d'approvisionnement
  • Préparer et maintenir la documentation requise pour soutenir les activités des entrepreneurs et l'élaboration de contrats.
  • Coordonner avec les entrepreneurs externes en ce qui concerne les horaires, l'accès au site et l'exécution des travaux.
  • Soutenir les activités d'approvisionnement des LNC à titre de personne-ressource secondaire pour les questions liées aux entrepreneurs.
  • Appuyer l'engagement des entrepreneurs et les activités sur le site afin d'assurer l'exécution efficace et en temps opportun des projets.
• Effectuer toute autre tâche confiée par votre gestionnaire.

Ce que nous recherchons

• Formation
  • Diplôme universitaire ou collégial reconnu en commerce, en administration des affaires ou dans un domaine connexe.
• Expérience
  • Minimum de 1 à 2 années d'expérience pertinente et progressive, ou combinaison équivalente de formation et d'au moins 1 année d'expérience.
  • Expérience de travail dans un environnement régi par un système de gestion.
  • Expérience des processus d'approvisionnement.
  • Connaissance des exigences relatives au Transport des marchandises dangereuses (TMD), un atout.
  • Expérience en planification, approvisionnement et production de rapports au sein d'une équipe.
  • Expérience dans des environnements multidisciplinaires nécessitant l'organisation, la planification, la coordination, l'évaluation, l'analyse et la présentation d'information.
  • Expérience dans l'élaboration et la rédaction de plans d'affaires, plans de travail, rapports, présentations et notes d'information.
• Connaissances, compétences et habiletés
  • Grande autonomie, esprit d'équipe et capacité à travailler avec un minimum de supervision.
  • Capacité à collaborer efficacement avec des employés de diverses disciplines et à exercer un rôle de leadership lorsque requis.
  • Aptitude à établir et maintenir des relations de travail efficaces avec d'autres secteurs des LNC.
• Exigence relative à l'habilitation de sécurité
  • Admissibilité à une cote de sécurité Secret de niveau 2, nécessitant un minimum de sept (7) années d'historique vérifiable au Canada, en Australie, en Nouvelle-Zélande, aux États-Unis et/ou au Royaume-Uni.

Conditions de travail

• Horaire de travail : quatre (4) jours par semaine, dix (10) heures par jour, pour un total de quarante (40) heures par semaine.

Pourquoi choisir les LNC?
L'idée de travailler au sein d'une équipe dynamique à travers le Canada afin de faire progresser la science et la technologie nucléaires pour un monde propre et sûr vous inspire-t-elle? Aux LNC, nous nous réinventons continuellement afin d'être des chefs de file de l'industrie et de concevoir des solutions aux défis qui comptent le plus.
De la mise au point de la prochaine génération de technologies nucléaires et de l'hydrogène propre, au développement de traitements ciblés contre le cancer, en passant par notre leadership mondial en restauration environnementale, nous sommes guidés par l'impact, l'innovation et la raison d'être.

Ce que nous offrons

• Vacances, congés de maladie, congés personnels et journées flottantes payés.
• Avantages sociaux dès le premier jour, sans période d'attente.
• Soutien aux études et au perfectionnement professionnel.
• Régime de retraite à prestations déterminées ou à cotisations déterminées, selon votre groupe d'employés.

Nos priorités vous interpellent-elles?

• Fournir une énergie propre aujourd'hui et pour demain.
• Restaurer et protéger l'environnement.
• Contribuer à la santé des Canadiens.

Si oui, vous vous sentirez chez vous aux LNC.

Lieu de travail : Présentiel
Nos sites de Gentilly et de La Prade sont situés dans la magnifique province de Québec, offrant un mélange unique de culture franco-canadienne, de communauté et de beauté naturelle. Profitez de la proximité du fleuve Saint-Laurent, des sentiers locaux et des charmantes municipalités avoisinantes qui font de cette région un endroit exceptionnel où vivre et travailler.
Veuillez noter qu'il s'agit d'un poste entièrement en présentiel basé à notre site de Gentilly / La Prade, au Québec.

Notre engagement envers l'équité, la diversité et l'inclusion
Aux LNC, nous nous engageons à favoriser un environnement qui appuie l'équité, la diversité et l'inclusion. Nous célébrons et accueillons les employés, partenaires et parties prenantes de tous horizons et de toutes identités.

Nous sommes fiers de promouvoir une culture fondée sur nos valeurs fondamentales :

• Respect
• Travail d'équipe
• Responsabilisation
• Sécurité
• Intégrité
• Excellence

Les LNC sont un employeur offrant l'égalité des chances. Si vous avez besoin de mesures d'adaptation à toute étape du processus de recrutement, veuillez nous en informer à View email address on nuclearjobs.org. Toutes les demandes seront traitées en toute confidentialité.

Les Laboratoires Nucléaires Canadiens reconnaissent que les peuples autochtones sont les premiers occupants du territoire sur lequel nous travaillons tous. Nous sommes profondément conscients de leur lien historique avec ces terres depuis des temps immémoriaux, tout en reconnaissant les Aînés et les Gardiens du savoir, passés, présents et futurs.