Coordonnateur.trice, Affaires académiques

À PROPOS DE MILA

Fondé par le professeur Yoshua Bengio de l’Université de Montréal, Mila rassemble des chercheurs spécialisés en intelligence artificielle (IA). Reconnu mondialement pour ses importantes contributions dans le domaine de l’apprentissage profond, Mila s’est donné pour mission d’être un pôle mondial d’avancées scientifiques qui inspire l’innovation et l’essor de l’intelligence artificielle pour le bénéfice de tous.Mila est le fruit d’une collaboration entre l’Université de Montréal et l’Université McGill, Polytechnique Montréal et HEC Montréal.

SOMMAIRE DU POSTE

Sous le leadership de la Cheffe d’équipe, Affaires académiques, vous assurez la coordination des opérations et de divers projets touchant les affaires académiques de Mila. Vos fonctions vous amèneront à jouer un rôle clé auprès de la communauté étudiante et de recherche tout au long de leur parcours académique et de collaborer avec le personnel administratif de Mila. 

Vous serez amené.e à interagir à l’oral et à l’écrit avec une communauté bilingue (anglais/français) composée de personnes aux profils variés (professeurs, étudiantes et étudiants, chercheuses et chercheurs des secteurs académiques et industriels) dans un milieu stimulant et en constante évolution. Vous devez donc faire preuve d'ouverture face à la nouveauté et aimer les journées bien remplies. C’est une occasion en or de faire partie d’une équipe grandissante offrant d’excellentes opportunités à qui sait se démarquer !

RESPONSABILITÉS

Gestion et soutien à la communauté étudiante

• Agir comme premier point de contact pour résoudre les requêtes fréquentes et documentées.
• Intervenir sur les requêtes complexes nécessitant une prise de décision, une interprétation des politiques institutionnelles ou une coordination inter équipe.
• Coordonner le processus d’intégration et gérer les affiliations académiques des membres de la communauté étudiante et de recherche, ainsi que des collaborateurs académiques au sein de Mila.
• Assurer le suivi des diverses demandes de nature administrative ou académique adressées à la Direction des affaires académiques.

Expérience professorale et soutien à la recherche

• Coordonner les séances d'accueil et optimiser l'intégration des nouveaux professeurs et nouvelles professeures au sein de Mila.
• Concevoir et rédiger des documents de référence sommaires regroupant les procédures, politiques et services offerts par les affaires académiques et Mila.
• Offrir un accompagnement administratif au corps professoral pour la gestion de leurs étudiantes et étudiants.

Bourses, recrutement et visibilité

• Assurer la coordination de concours de bourses dédiés à la communauté étudiante.
• Coordonner le programme de mentorat pour les maîtrises professionnelles et le DESS, en étroite collaboration avec l'équipe des partenariats.
• Soutenir l’équipe des affaires académiques dans les activités de recrutement annuelles.
• Coordonner la communication et la logistique des projets et demandes spécifiques provenant des universités affiliées. 

Optimisation et documentation

• Participer aux projets d’amélioration des processus administratifs touchant la Direction des affaires académiques.
• Documenter l'ensemble des procédures administratives en cohérence avec les projets d’amélioration des processus.
• Concevoir et centraliser de nouvelles ressources d'accompagnement pour les étudiantes et étudiants-chercheurs.

Requirements

PROFIL RECHERCHÉ

Formation : Diplôme universitaire de premier cycle dans une discipline pertinente.

Expérience : Un minimum de 3 à 5 années d’expérience pertinente, dont au moins 2 ans dans le milieu universitaire et/ou de la recherche académique.

Bilinguisme essentiel (français et anglais), tant à l'oral qu'à l'écrit, en raison des interactions quotidiennes avec notre communauté internationale et nos partenaires.

Compétences techniques :

• Excellente maîtrise de la suite Google Workspace. 
• Agilité technologique et confort avec les outils de gestion de bases de données.
• Connaissance des plateformes de gestion de projet Asana et/ou Jira (ou des outils similaires). 

Aptitudes professionnelles :

• Forte capacité d'anticipation, proactivité, autonomie et rigueur (souci du détail et pensée critique).
• Grande tolérance à l'ambiguïté et capacité à évoluer avec agilité dans un environnement dynamique aux priorités changeantes. 
• Compétences reconnues en gestion des priorités, gestion multitâche et résolution de problèmes.
• Excellent esprit d’équipe et aptitudes démontrées à promouvoir des interactions positives avec des collègues issus de divers horizons.
• Capacité de comprendre et de répondre de manière constructive aux points de vue diversifiés, même sous pression.
• Curiosité pour l'intelligence artificielle et intérêt démontré à l'intégrer aux processus de travail.

Benefits

De bonnes raisons pour travailler à Mila

• L’occasion de contribuer à une mission unique avec un impact important;
• Un programme d’assurance collective complet (maladie, dentaire, invalidité, vie, assurance voyage et garanties complémentaires);
• Un programme d’aide aux employés et à la famille;
• Un accès à un service de télémédecine;
• Une politique de congés annuels offrant une base de 20 jours de vacances dès l’embauche;
• Un régime d’épargne retraite avec contribution de l’employeur minimale de 4%;
• Une généreuse enveloppe flexible vous permettant de personnaliser vos avantages sociaux en fonction de ce qui contribue à votre bien-être. Vous pouvez sélectionner et combiner les options qui correspondent à vos besoins parmi les crédits style de vie, une assurance bonifiée, des journées de vacances supplémentaires et une contribution enrichie au régime de retraite;
• Un horaire flexible, un horaire d’été et une possibilité de télétravail;
• Un milieu de travail au cœur de la Petite Italie, dans le quartier branché Mile-Ex, à proximité des transports en commun;
• Une équipe d’experts de leur domaine, des gens passionnés et passionnants;
• Une ambiance de travail collaborative et inclusive.

Nous voulons vous connaître

À Mila, la diversité nous tient à cœur. Nous valorisons un environnement de travail équitable, ouvert et respectueux des différences. Nous encourageons toute personne souhaitant œuvrer dans un écosystème en progression continue et stimulée à contribuer à l’application et la définition d’une culture saine et inclusive, à postuler.

Veuillez noter que seules les personnes sélectionnées seront contactées.