Adjoint(e) administratif(ve) aux ventes

Les tâches

• Assurer le soutien administratif quotidien de l’équipe des ventes.
• Répondre aux appels, gérer les courriels et assurer le suivi des demandes.
• Mettre à jour les dossiers clients et assurer le suivi de la documentation.
• Préparer et transmettre les soumissions, offres de prix, documents techniques et échantillons.
• Recevoir, vérifier et traiter les commandes des clients.
• Coordonner les commandes auprès des fournisseurs et assurer leur suivi.
• Gérer la logistique des importations et exportations en Amérique du Nord, en collaboration avec les transporteurs et les partenaires concernés.
• Effectuer le suivi des stocks et coordonner les besoins liés au transport.
• Assurer le suivi des procédures de dédouanement et de la documentation requise.
• Effectuer la facturation et assurer le suivi des comptes clients.
• Préparer des tableaux de suivi des coûts et de la rentabilité.
• Préparer les rapports et présentations mensuelles liés aux ventes ainsi que les prévisions.
• Gérer les certificats de qualité et assurer leur transmission aux clients.
• Fournir un soutien administratif à l’équipe comptable, notamment pour la vérification des factures, des comptes de dépenses et des paiements fournisseurs.
• Effectuer le suivi des factures clients impayées.
• Assurer la gestion des fournitures de bureau et la coordination avec le service des TI au besoin.
• Participer à la préparation des réunions et à la mise en page de documents.
• Effectuer toutes autres tâches connexes.

Avantages

• Assurance collective.
• Assurance vie.
• Possibilité de boni annuel selon les résultats.
• Stationnement avec service de valet disponible à proximité.
• Emplacement facilement accessible en métro, près de la station Concordia.
• Ordinateur portable et téléphone cellulaire fournis.
• Horaire flexible, avec une plage d’entrée entre 7h30 et 9h.
• Mode hybride après la période de formation.

Exigences du poste

• Diplôme universitaire complété en administration, gestion ou domaine connexe.
• 3 à 4 ans d’expérience dans un rôle administratif, en administration des ventes ou dans un environnement similaire.
• Bonne maîtrise de Microsoft Office, particulièrement Word et Excel.
• Personne organisée, rigoureuse, fiable, autonome et proactive.
• Capacité à apprendre rapidement, gérer plusieurs priorités et s’adapter à des responsabilités variées.
• Bilinguisme français et anglais professionnel requis (environ 50 % des communications sont en anglais).
• La connaissance de l'espagnol constitue un atout, puisque le titulaire du poste sera appelé à collaborer régulièrement avec le directeur des finances, basé en Espagne.
• Expérience en facturation, soumissions, suivi client, logistique ou comptabilité, un atout.