Adjoint administratif

Notre client, une entreprise dans le domaine immobilier, est à la recherche d'un adjoint administratif rigoureux pour soutenir les activités quotidiennes d’une équipe régionale à Montréal. Dans ce rôle, vous assurerez une coordination efficace des réunions, des communications et des tâches administratives tout en contribuant à la fluidité des opérations. La personne retenue jouera également un rôle clé dans la préparation de documents, l’organisation logistique et le suivi de diverses demandes internes et externes. Responsabilités:

• Organiser les réunions par téléphone, en vidéoconférence ou en personne avec des collègues, des partenaires gouvernementaux, des clients, des consultants et d’autres intervenants externes.
• Fournir un soutien administratif et de secrétariat lors des rencontres internes et externes, notamment pour l’accueil, la logistique des salles et la coordination des repas.
• Tenir à jour l’agenda des membres de l’équipe régionale et ajuster les priorités selon les besoins opérationnels.
• Préparer, mettre en forme et réviser divers documents, y compris la correspondance, les notes d’information, les présentations et les rapports destinés à la direction.
• Contribuer à la production de documents régionaux et organisationnels, notamment en appuyant la préparation du budget annuel et l’assemblage de dossiers complets.
• Coordonner les réservations de déplacement et d’hébergement, puis traiter les demandes de remboursement et les dépenses des employés.
• Servir de point de contact entre le bureau régional et les équipes de soutien administratif, telles que la comptabilité, les ressources humaines, les TI, les communications et la gestion documentaire.
• Participer à certaines activités liées aux communications internes, à l’image organisationnelle et aux relations avec le public.
• Effectuer le suivi des frais administratifs, préparer les demandes de paiement, concilier les dépenses mensuelles et aider à résoudre les questions liées aux factures en attente.
• Superviser la circulation du courrier, des envois et des réceptions afin d’assurer un traitement rapide et ordonné des documents et colis.

Avantages du poste:

• Assurances collectives + REER
• Programme d'aide aux employés;
• Allocation santé;
• Possibilités d'évolution

Exigences:

• Minimum de 2 années d’expérience dans un poste de soutien administratif ou de coordination de bureau;
• Excellente maîtrise de Microsoft Office, incluant Word, Excel, Outlook et PowerPoint;
• Bilinguisme (français/anglais) fonctionnel afin de communiquer quotidiennement avec les autres places d'affaires au Canada;
• Mode hybride 3 jours sur site

*L'emploi du genre masculin a pour but d'alléger le texte et d'en faciliter la lecture. Robert Half est la première et la plus grande firme de solutions de gestion des talents spécialisées au monde, qui met en relation des chercheurs d'emploi hautement qualifiés avec des opportunités au sein de grandes entreprises. Nous offrons des solutions de placement contractuel, temporaire et permanent dans les domaines de la finance et de la comptabilité, des technologies, du marketing et de la création, et du soutien administratif et à la clientèle. Robert Half vous met dans la meilleure position pour réussir. Nous vous donnons accès aux meilleurs emplois, à une rémunération et à des avantages sociaux compétitifs, ainsi qu'à des formations en ligne gratuites. Restez au courant de toutes les opportunités, peu importe où vous êtes - même en déplacement. Téléchargez l'application Robert Half et postulez en un seul clic, recevez des notifications instantanées pour des emplois proposés par l'IA, et plus encore. Des questions? Communiquez avec le bureau de votre région au View phone number on jobboom.com. Tous les candidats répondant à des offres d’emploi au Canada doivent être autorisés à y travailler. Seules les descriptions de postes situés au Québec apparaissent en français.​ © Robert Half, 2025. Numéro de permis du Québec AP-2000503. En cliquant sur « Postuler », vous acceptez les conditions d’utilisation et politique de confidentialité de Robert Half.