Adjoint(e) administratif(ve)

Les tâches

• Assurer le soutien administratif et le secrétariat auprès de chercheurs et gestionnaires.
• Planifier, organiser et assurer le suivi de multiples dossiers, projets et échéanciers.
• Coordonner les activités administratives nécessaires au bon déroulement des opérations.
• Rédiger, réviser, mettre en page et produire divers documents administratifs, rapports et correspondances.
• Préparer des lettres, formulaires et documents nécessitant l’approbation des gestionnaires.
• Concevoir et maintenir à jour différents outils administratifs, gabarits et formulaires.
• Participer à la collecte d’informations, à la préparation de rapports et à la diffusion de documents.
• Organiser la logistique des réunions, événements et déplacements professionnels.
• Préparer les ordres du jour et effectuer les suivis administratifs requis.
• Gérer les agendas, les courriels, les appels et le classement documentaire.
• Assurer un suivi rigoureux des dossiers administratifs et des échéanciers.
• Collaborer à certaines activités de suivi budgétaire.
• Effectuer toutes autres tâches connexes.

Avantages

• Horaire de 35 heures par semaine.
• Environnement professionnel stimulant au sein d’un institut reconnu.
• Équipe collaborative et humaine.
• Emplacement accessible au cœur de Montréal.
• Participation à des projets ayant un impact concret dans le domaine de la recherche.
• Advenant une embauche permanente par notre client à la suite du mandat temporaire, les avantages suivants pourront être offerts :
• Mode hybride offrant 2 journées de télétravail.
• Régime de retraite à prestations déterminées.
• Assurances collectives.
• Programme de télémédecine.
• Programme d’aide aux employés.
• Congés personnels et vacances avantageuses.

Exigences du poste

• Diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique ou formation équivalente.
• Minimum de 2 années d’expérience dans un poste similaire.
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais afin de communiquer avec une clientèle anglophone 50 % du temps.
• Très bonne maîtrise de la suite Microsoft Office.
• Excellente capacité de rédaction et de communication.
• Expérience en coordination administrative et en gestion documentaire.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter des échéanciers serrés.