PMO, Chair

Egon Zehnder is the world’s preeminent executive search and leadership advisory firm, inspiring leaders to navigate complex questions with human answers. We help organizations get to the heart of their leadership challenges and offer honest feedback and insights to help leaders realize their true being and purpose. We believe that together we can transform people, organizations and the world through leadership.

Role Purpose

The PMO, Chair plays a critical role in enabling the Chair to operate effectively at the enterprise level within the Firm and externally as an ambassador. This role serves as a trusted Partner to the Chair, responsible for managing global logistics and high-discretion stakeholder interactions to ensure the Chair’s time, travel, and engagements are organized intentionally. This role requires proactive judgment, global coordination capability (especially in European markets), and comfort working in high-discretion environments.

Key Responsibilities

Calendar Management and Meeting Preparation

• Owning all scheduling effectively (travel arrangements, internal/external meetings, etc.)
• Anticipating and addressing scheduling conflicts
• Prioritize and filter meeting requests in alignment with guidance from the Chair

• Aid in meeting preparation (i.e., background research, document presentation)

Global Travel and Engagement Logistics

• Intentionally plan and manage the Chair’s annual travel calendar
• Design multi-region travel itineraries and manage related travel expenses
• Coordinate logistics to ensure seamless travel, particularly across Europe, with understanding of regional logistics and local business norms

Stakeholder Communication and Coordination

• Serve as a primary coordination point on behalf of the Chair including for high-discretion communications with the Board, CEO, ExCo, Partners, and external clients/relationships
• Manage correspondence and scheduling with discretion, professionalism, and strong judgment
• Handle sensitive requests and information with maturity and confidentiality

Meeting and Event Support

• Coordinate logistics for Board meetings, Partner Gatherings, and other internal meetings as needed
• Support preparation of materials in partnership with all relevant stakeholders

Office of Chair Operations Support

• Maintain organizational systems for tracking engagements, contacts, and logistics
• Support expense management, travel administration, and operational processes
• Contribute to establishing efficient ways of working within the Office of the Chair

Requirements

What We're Looking For

Required

• Excellent written and verbal communication skills, with the ability to interact confidently with senior leaders and external stakeholders
• Exceptional level of discretion and professional judgment
• Experience managing complex global travel including strong familiarity with Europe (geography, business norms, and cross-border coordination)
• High degree of proficiency and comfort using AI tools and technology
• Strong organizational skills and attention to detail
• Bachelor's degree

Preferred

• Experience in professional services, consulting, or partnership-based firms
• Ability to operate independently in ambiguous, fast-moving settings

Key Success Factors

Success in this role looks like:

• Strong trusted relationship and partnership with the Chair and relevant stakeholders
• The Chair’s time is managed effectively to maximize impact and is consistently aligned with strategic priorities
• Travel, particularly across Europe, is intentionally planned and runs seamlessly
• Stakeholder interactions are smooth, professional, and well-coordinated and all communications are polished and professional

What It’s Like to Work Here

We operate as one unified team with expertise across industries , functions and geographies. Our organization can be described as high performing and collaborative combined with a caring and respectful culture.

We have been a values led Firm from the outset. Values have an aspirational aspect to them – they guide our behavior and remind us when we fall short. Our Firm operates under five Firm Values – One Firm, Clients First, Generosity, Spirit of Ownership, and Embrace Difference – each emphasize a different aspect of who we are (and want to be), and only together they help us balance what is right at any given situation.

À propos de nous

Egon Zehnder est le cabinet de conseil en leadership et de recherche de dirigeants de référence mondiale ; nous incitons les dirigeants à aborder des questions complexes en apportant des réponses fondées sur l'humain. Nous aidons les organisations à cerner les enjeux fondamentaux de leur leadership et fournissons des retours francs ainsi que des perspectives éclairées pour permettre aux dirigeants de révéler leur véritable nature et leur raison d'être. Nous sommes convaincus qu'ensemble, nous pouvons transformer les individus, les organisations et le monde grâce au leadership.

Objectif du poste

Le PMO (chargé de coordination) auprès du Président joue un rôle clé en permettant à ce dernier d'exercer ses fonctions avec efficacité, tant en interne au sein du cabinet qu'à l'extérieur, dans son rôle d'ambassadeur. Véritable partenaire de confiance du Président, le titulaire du poste gère la logistique mondiale et les interactions avec les parties prenantes nécessitant une grande discrétion, veillant ainsi à ce que l'emploi du temps, les déplacements et les engagements du Président soient organisés de manière stratégique et réfléchie. Ce poste exige un jugement proactif, une capacité de coordination à l'échelle mondiale (notamment sur les marchés européens) et une aisance à évoluer dans des environnements requérant une grande discrétion.

Principales responsabilités

Gestion de l’agenda et préparation des réunions

• Gérer de manière proactive l’agenda du président, notamment en :

o Assurant une gestion efficace de tous les aspects de la planification (organisation des déplacements, réunions internes et externes, etc.)

o Anticipant et résolvant les conflits d’horaire

o Hiérarchisant et filtrant les demandes de réunion conformément aux directives du président

• Contribuer à la préparation des réunions (ex. : recherches documentaires, présentation de documents)

Logistique des déplacements internationaux et de la gestion des engagements

• Planifier et gérer de manière proactive le calendrier annuel des déplacements du Président
• Élaborer des itinéraires de voyage multi-régionaux et gérer les frais de déplacement associés
• Coordonner la logistique pour assurer le bon déroulement des déplacements, notamment en Europe, en tenant compte des spécificités logistiques régionales et des usages professionnels locaux

Communication et coordination avec les parties prenantes

• Agir en tant que point de contact principal pour le Président, y compris pour les communications hautement confidentielles avec le Conseil d'administration, le PDG, le Comité exécutif, les associés et les clients ou partenaires externes
• Gérer la correspondance et l'agenda avec discrétion, professionnalisme et discernement
• Traiter les demandes et informations sensibles avec maturité et confidentialité

Soutien à l'organisation de réunions et d'événements

• Coordonner la logistique des réunions du Conseil d'administration, des rencontres entre associés et d'autres réunions internes selon les besoins
• Contribuer à la préparation des supports en collaboration avec toutes les parties prenantes concernées

Soutien opérationnel au bureau du Président

• Tenir à jour les systèmes organisationnels de suivi des engagements, des contacts et de la logistique
• Apporter un soutien à la gestion des frais, à l'administration des déplacements et aux processus opérationnels
• Contribuer à la mise en place de méthodes de travail efficaces au sein du bureau du Président

Profil recherché

Requis

• Excellentes compétences en communication écrite et orale, avec la capacité d'interagir avec assurance auprès de la haute direction et des parties prenantes externes
• Sens exceptionnel de la discrétion et du jugement professionnel
• Expérience dans la gestion de déplacements internationaux complexes, incluant une excellente connaissance de l'Europe (géographie, normes commerciales et coordination transfrontalière)
• Grande maîtrise et aisance dans l'utilisation d'outils et de technologies d'IA
• Solides compétences organisationnelles et souci du détail
• Licence (ou diplôme universitaire équivalent)

Souhaité

• Expérience dans le secteur des services professionnels, du conseil ou au sein de cabinets fondés sur un modèle de partenariat
• Capacité à travailler en autonomie dans des environnements ambigus et en évolution rapide

Facteurs clés de succès

La réussite dans ce rôle se traduit par :

• Une relation de confiance solide et un véritable partenariat avec le président et les parties prenantes concernées
• Une gestion efficace de l'emploi du temps du président visant à maximiser l'impact et à assurer un alignement constant avec les priorités stratégiques
• Une planification réfléchie et une organisation sans faille des déplacements, notamment en Europe
• Des interactions fluides, professionnelles et bien coordonnées avec les parties prenantes, ainsi que des communications soignées et professionnelles

Travailler chez nous

Nous formons une équipe unie, forte d'une expertise couvrant divers secteurs, fonctions et zones géographiques. Notre organisation se distingue par sa haute performance et son esprit de collaboration, le tout au sein d'une culture bienveillante et respectueuse.

Depuis notre création, nous sommes une entreprise guidée par des valeurs. Celles-ci reflètent nos aspirations : elles orientent nos comportements et nous rappellent à l'ordre lorsque nous nous en éloignons. Notre entreprise repose sur cinq valeurs fondamentales - Une seule entreprise, Le client d'abord, Générosité, Esprit d'appropriation, Valoriser la différence - qui mettent chacune en lumière une facette de notre identité (et de ce que nous aspirons à être), c'est leur combinaison qui nous permet de trouver le juste équilibre dans chaque situation.