Adjoint(e) à la direction

Description de l'entreprise

L’Instance régionale de concertation de la Capitale-Nationale (IRC-CN) a pour mission de mobiliser et accompagner les acteur.trice.s concernés par la réussite éducative des 0-20 ans en tenant compte de la diversité des besoins sur l’ensemble du territoire de la Capitale-Nationale. Celle-ci comprend le territoire de quelques municipalités régionales de comté (Portneuf, Jacques-Cartier, Côte-de-Beaupré, Charlevoix, Charlevoix-Est, Île-d’Orléans) et, bien entendu, celui de la communauté urbaine de Québec.Description de l’offre d’emploi

Description de poste : 

Principale collaboratrice auprès de son gestionnaire, la personne est affectée au service de la direction générale et des comités auxquels siègent les membres du conseil d’administration. Elle assure un suivi rigoureux des différents mandats et dossiers, en appui dans les travaux rédactionnels participant au déploiement de l’IRC-CN. 

Responsabilités principales

Volet opérations 

• Assurer la coordination des activités administratives et logistiques internes
• Mettre en place des outils de gestion pour optimiser les processus de travail
• Gérer les calendriers, les outils de suivi de projet et les échéances clés
• Soutenir la direction dans la planification annuelle et les bilans d'activités
• Être capable de gérer et de respecter un budget.

Volet événements et communications 

• Produire les invitations et les documents en lien avec les personnes chargées des communications et du graphisme
• Assurer la gestion des plateformes d’inscriptions et des suivis
• Travailler en lien avec les directions pour diffuser les événements
• Veiller à maintenir une communication cohérente et professionnelle
• Organiser la logistique et veiller la journée même pour s’assurer du bon déroulement.

Volet gouvernance et administratif 

• Soutenir la direction générale dans la planification et la tenue des rencontres stratégiques, des comités de direction et du CA
• Rédiger des comptes rendus, des documents de présentation et de synthèses
• Coordonner les calendriers de travail, les diverses échéances et les outils de suivi organisationnels
• Participer à la préparation et à la rédaction des rapports administratifs
• Opérer un suivi comptable avec les divers intervenants externes (firme comptable, auditeur, fournisseurs…).

Compétences recherchées

• Excellente capacité d'organisation et de planification
• Grande rigueur administrative et souci du détail
• Excellente maîtrise du français oral et écrit
• Avoir un bon sens de l'initiative et de l’innovation
• Sait accomplir efficacement et avec précision des tâches administratives
• Respecte soigneusement et entièrement les procédures et les méthodes de travail prescrites
• Est méthodique et s’assure que les choses soient planifiées, structurées et organisées.

Expérience et formation

• Un DEC, en administration ou dans une discipline connexe
• Un minimum de 5 années d'expérience dans un poste administratif similaire
• Une compréhension du fonctionnement d'un conseil d'administration, un atout
• Des habiletés rédactionnelles excellentes
• De l'autonomie
• Des habiletés de communications interpersonnelles
• Souci du détail, et de la rigueur
• Habileté informatique avancée(Office 365)

Conditions de travail

• Poste permanent à 35 heures/semaine (possibilité de 28 heures) 
• Salaire déterminé en fonction des qualifications et de l’expérience 
• Assurances collectives 
• 4 semaines de vacances.

Langues

• Français parlé et écrit - Élevé

Formations

• Diplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de l'administration

Expérience3 à 5 ansTravailleuses et travailleurs expérimentésCette offre d'emploi provient d'un employeur disposé à embaucher des travailleurs expérimentés. Pour plus d'information : Travailleurs expérimentés sur le marché du travail | Gouvernement du Québec (quebec.ca)