Responsable de la gestion administrative - Direction générale

NATURE DE L’EMPLOI

L’emploi de responsable de la gestion administrative consiste à assurer la gestion des activités techniques et administratives liées à la mise en oeuvre d’un ou de plusieurs programmes ou activités au sein de la direction générale. La personne titulaire du poste veille également à offrir un soutien efficace aux gestionnaires et à contribuer au bon fonctionnement des services sous sa responsabilité.

Dans le cadre de ses fonctions, elle exerce, à l’intérieur de son champ de compétence, un rôle-conseil auprès des gestionnaires du Centre de services scolaire afin de favoriser une gestion optimale des programmes et des activités.

Les responsabilités qui lui seront confiées sont notamment :

- Assurer la planification et l’organisation des diverses activités administratives et techniques selon les priorités établies et les échéanciers à respecter. Par exemple, l’organisation des rencontres statutaires des gestionnaires (CCG, CDS), la rédaction des comptes rendus, la gestion de l’agenda de la direction générale;

- Assurer la réception et le suivi des communications destinées à la direction générale. Par exemple, assurer les liens avec les organismes externes (MEQ, FCSSQ, etc.);

- Réaliser ou superviser la réalisation des activités dont elle a la responsabilité. Par exemple, assurer le bon fonctionnement du service d’accueil du Centre administratif;

- Produire et transmettre des rapports, des documents et des statistiques reliés à son secteur d’activités. Par exemple, assurer la responsabilité de la plateforme « Collecte Info » servant à la reddition de compte auprès du Ministère de l’éducation;

- Collaborer, sur demande, à la production d’outils de gestion adaptés aux besoins des établissements et des autres unités administratives;

- Assumer, lorsque requis, la transmission de toute information pertinente afin d’apporter un soutien aux gestionnaires du Centre de services scolaire;

- Assister, au besoin, les gestionnaires des établissements et des unités administratives du Centre de services scolaire;

- Assurer la planification, l’organisation et la réalisation des activités reliées à la direction générale;

- Assurer le déploiement et suivi du programme des mesures d’urgence;

- Assurer la mise à jour des données liées au PEVR, à la planification stratégique administrative et leurs plans d’action respectifs.

En matière de gestion des ressources humaines, financières, matérielles et informationnelles de son secteur d’activités :

- Participer, sur demande, à la sélection du personnel à l’accueil;

- Gérer, le cas échéant, les horaires de travail du personnel à l’accueil;

- Diriger et évaluer le personnel sous sa responsabilité;

- Transmettre les besoins de formation du personnel sous sa responsabilité;

- Assurer les opérations financières sous sa responsabilité (commandes, factures, etc.);

- Voir à l’approvisionnement en matériel et en équipements pour son secteur;

- Maintenir des communications efficaces avec les autres secteurs, les autres unités administratives et les établissements;

- Collaborer avec le Service du secrétariat général et des communications à la rédaction des documents corporatifs ainsi qu’au traitement des dossiers destinés au conseil d’administration;

- Assumer toute autre responsabilité compatible à sa fonction que peut lui confier son supérieur immédiat.