Adjoint administratif/Adjointe administratif

À propos du poste :

Tu souhaites évoluer dans un environnement dynamique où chaque journée est différente? Tu as un grand sens de l’organisation, tu aimes coordonner plusieurs dossiers à la fois et tu accordes une importance particulière à la qualité du travail bien fait?

Nous sommes à la recherche d’un(e) adjoint(e) aux chargés de projets pour soutenir notre équipe dans la gestion de dossiers de recrutement international, d’immigration et de mobilité internationale. Véritable partenaire administratif, la personne titulaire du poste contribue activement à la coordination et au bon déroulement des mandats, tout en assurant une expérience client professionnelle et efficace.

Ce rôle s’inscrit dans une volonté claire de structurer nos opérations. L’adjoint(e) vient soutenir les chargés de projets en prenant en charge une partie importante des tâches administratives liées aux dossiers employeurs, afin de leur permettre de se concentrer davantage sur la relation client et le développement des comptes.

Ton rôle :

L’adjoint(e) aux chargés de projets joue un rôle central dans la gestion administrative et opérationnelle des dossiers clients. En étroite collaboration avec les chargés de projets, cette personne veille au suivi rigoureux des dossiers, à la coordination des différentes étapes des mandats et au respect des échéanciers établis.

Dans ce contexte, l’adjoint(e) agit comme un véritable pilier administratif des dossiers employeurs et contribue à optimiser l’efficacité opérationnelle de l’équipe.

Par son sens de l’organisation, sa rigueur et son esprit d’initiative, elle contribue directement à la réussite des projets de recrutement et de mobilité internationale.

Principales responsabilités:

Soutenir les chargés de projets dans la coordination des activités liées aux dossiers employeurs en recrutement et mobilité international;

Prendre en charge une partie des tâches administratives afin de libérer les chargés de projets pour leurs responsabilités clients;

Assurer le suivi administratif des dossiers clients et veiller à la conformité des documents requis;

Recueillir, vérifier, classer et structurer les documents provenant des entreprises clientes et des travailleurs;

Effectuer la mise à jour rigoureuse des bases de données, des tableaux de suivi et des outils de gestion internes;

Assurer le suivi des échéanciers des dossiers et effectuer les relances nécessaires;

Préparer et organiser les dossiers en vue de leur transfert ou traitement par les équipes internes, incluant l’équipe juridique;

Effectuer les suivis auprès des clients, des travailleurs et des partenaires dans les délais établis;

Coordonner et préparer les rendez-vous pour les entrevues;

Soutenir la base de donnée des candidatures;

Participer à la gestion des communications administratives liées aux dossiers;

Collaborer avec l’équipe afin d’assurer l’avancement harmonieux des dossiers;

Réaliser toute autre tâche connexe contribuant au succès des projets.

Profil recherché:

Formation en administration, bureautique, ou dans tout autre domaine pertinent (un atout);

Expérience dans un poste administratif (un atout);

Expérience dans le domaine du recrutement, des ressources humaines ou de l’immigration (un atout important);

Tu possèdes un excellent sens de l’organisation et de la gestion des priorités;

Tu es capable de gérer plusieurs dossiers simultanément tout en respectant les échéanciers;

Tu es à l’aise dans un environnement rapide avec un volume élevé de dossiers;

Tu sais structurer ton travail même lorsque les priorités évoluent rapidement;

Tu fais preuve d’une grande rigueur et d’une attention particulière aux détails;

Tu as d’excellentes habiletés en communication, tant à l’écrit qu’à l’oral;

Tu maîtrises le français et l’anglais afin d’interagir avec une clientèle et des partenaires internationaux;

Tu es à l’aise avec les outils informatiques, notamment la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) et les logiciels de gestion;

Tu es reconnu(e) pour ton autonomie, ta débrouillardise et ton bon jugement;

Tu apprécies soutenir une équipe et optimiser son efficacité;

Tu es orienté(e) vers les solutions et le service à la clientèle.

Conditions de travail:

Poste permanent, temps plein;

Possibilité de travail hybride;

De nombreux avantages!