Assistant(e) admin ventes F/H

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Moteurs Taiga est à la recherche d’un(e) administrateur(trice) des ventes hautement organisé(e) et proactif(ve) pour soutenir les activités opérationnelles et administratives quotidiennes des équipes des ventes, des finances, de la logistique et du service à la clientèle. Ce rôle est essentiel pour assurer une exécution fluide du processus de la commande à la livraison pour nos clients B2B et B2C à l’échelle mondiale, notamment en ce qui concerne l’administration des commandes, la facturation, le suivi des paiements, la documentation douanière et le soutien à l’immatriculation des véhicules.

Il ne s’agit pas d’un poste de vente directe ou de gestion de comptes, mais plutôt d’un rôle clé de soutien opérationnel axé sur l’exactitude, la réactivité et la coordination interfonctionnelle afin d’offrir une excellente expérience client.

Cette personne possède de solides compétences en coordination administrative et financière, un bon jugement, d’excellentes aptitudes en communication ainsi qu’une approche proactive avec un fort sens des responsabilités. Soutenir les activités de coordination et d’administration liées aux comptes clients (comptes recevables) et comptes fournisseurs (comptes payables)
Maintenir à jour les informations relatives aux clients, commandes et paiements dans les systèmes ERP et CRM
Soutenir les équipes des ventes, des finances et de la logistique dans diverses activités opérationnelles et administratives
Produire et maintenir des rapports opérationnels, suivis de paiements et dossiers administratifs
Assurer de manière proactive les suivis administratifs afin de garantir la facturation en temps opportun, la perception des paiements, la complétion de la documentation et les communications clients
Participer à l’amélioration continue des processus et accomplir toute autre tâche administrative connexe assignée

Minimum de 3 ans d’expérience en administration des ventes, administration financière, opérations commerciales ou dans un rôle similaire • Bonne compréhension de la facturation, du traitement des paiements, de la coordination des comptes clients/fournisseurs et des processus administratifs financiers • Expérience avec des systèmes ERP et CRM; une expérience avec NetSuite constitue un atout • Excellentes aptitudes organisationnelles et grand souci du détail • Excellentes compétences en communication écrite et verbale • Bonne maîtrise des outils informatiques, incluant Microsoft Office et Teams • Capacité à gérer plusieurs priorités avec rigueur et sens des responsabilités • Personne autonome avec une forte capacité de suivi et un sens marqué de l’appropriation des dossiers • Capacité à collaborer efficacement entre différents départements dans un environnement dynamique • Une expérience dans les secteurs manufacturier, automobile, marin, des sports motorisés ou dans une industrie connexe constitue un atout

Taiga accorde une grande importance à la diversité dans l’embauche et dans sa main-d’œuvre, et accueille les candidatures de personnes ayant des origines, des formations et des expériences diverses. Adoptant une approche d'ingénierie optimisée, Taiga repousse les frontières de la technologie électrique pour atteindre des rapports puissance-poids extrêmes et les spécifications thermiques nécessaires afin de surpasser les véhicules de sports motorisés à combustion haute performance comparables. Les premiers modèles commercialisés s'inscrivent dans une gamme de motoneiges et de motomarines électriques visant à répondre à la demande croissante de la clientèle récréative et commerciale qui cherche de meilleurs moyens d'explorer les grands espaces, sans compromis. Taiga Motors is seeking a highly organized, proactive Sales Operations Administrator to support day-to-day operational and administrative activities across Sales, Finance, Logistics, and Customer Support. This role is critical to ensuring smooth order-to-delivery execution for global B2B and B2C customers, including customer order administration, invoicing, payment tracking, customs documentation, and vehicle registration support.

This is not a direct sales or account management role, but a key operational support function focused on accuracy, responsiveness, and cross-functional coordination to deliver a strong customer experience.

They bring strong administrative and financial coordination skills, sound judgment, excellent communication, and a proactive, ownership-driven approach, with the ability to collaborate effectively across teams while working independently.

Process and administer customer sales orders accurately and efficiently
Prepare, issue, and track invoices and customer payments
Coordinate closely with Finance to ensure accurate payment processing and account reconciliation
Support Accounts Receivable (AR) and Accounts Payable (AP) coordination and administrative activities
Support dealers and distributors with documentation required for vehicle registrations
Maintain accurate customer, order, and payment information within ERP and CRM systems
Support Sales, Finance, and Logistics teams with operational and administrative activities
Generate and maintain operational reports, payment trackers, and administrative records
Proactively manage administrative follow-up activities to ensure timely invoicing, payment collection, documentation completion, and customer communication
Support ongoing process improvements and other administrative duties as assigned

3+ years of experience in sales administration, finance administration, sales operations, or a related role

• Strong understanding of invoicing, payment processing, AR/AP coordination, and administrative financial processes
• Experience working within ERP and CRM systems, NetSuite experience a plus
• Strong computer skills including Microsoft Office and Teams
• Experience in manufacturing, automotive, marine, powersports, or similar industries is considered an asset

Taiga values diversity in hiring and in its workforce, and welcomes applications from people with diverse backgrounds, education and experience. Diversity at Taiga means fostering a workplace where differences are valued for the contributions they make to our great team.

Through a clean-sheet engineering approach Taiga has pushed the frontiers of electric technology to achieve the extreme power-to-weight ratios and thermal specifications required to outperform comparable high-performance combustion powersports vehicles. The product lineup currently includes electric snowmobiles and personal watercraft to deliver on a rapidly growing demand from recreational and commercial customers who are seeking better ways to explore the great outdoors without compromise.