Lead - Administrateur(trice) de Propriétés / Lead Property Administrator

Description

Résumé du poste
À titre de chef(fe) de l’administration immobilière, vous serez basé(e) à notre bureau de Montréal et relèverez du/de la Directeur(trice), Comptabilité corporative et administration des opérations. Ce rôle assure le leadership administratif quotidien et le soutien aux équipes de gestion immobilière et d’exploitation à l’échelle du portefeuille.

Le poste est responsable de la supervision des fonctions administratives de gestion immobilière, y compris l’analyse des baux. Les principales responsabilités comprennent la coordination des processus administratifs, le mentorat et le soutien des administrateurs immobiliers, ainsi que l’appui aux équipes de gestion immobilière afin d’assurer la prestation de services efficaces et de grande qualité.

Principales responsabilités

• Adhérer à la culture Pure et la promouvoir activement en matière de durabilité environnementale ainsi que de responsabilité sociale et d’entreprise
• Coordonner les tâches administratives en soutien aux équipes de gestion immobilière et d’exploitation, en collaboration étroite avec les gestionnaires immobiliers, les directeurs, le/la vice‑président(e) principal(e), les opérateurs d’immeubles et les parties prenantes internes et externes
• Fournir un leadership, un encadrement quotidien, du mentorat et du coaching à l’équipe d’administration immobilière afin de garantir l’exactitude et l’efficacité des tâches, notamment la gestion de la charge de travail, les demandes de bons de commande, le traitement des factures, les provisions mensuelles et autres dépenses d’exploitation
• Offrir un service à la clientèle de premier ordre en soutenant les gestionnaires dans leurs activités quotidiennes, en résolvant efficacement les problèmes et en maintenant des relations positives et professionnelles avec les clients, les entrepreneurs et les équipes internes
• Participer à la formation et à l’intégration des nouvelles recrues, en assurant une expérience d’accueil cohérente et efficace
• Approuver les demandes de congé du personnel administratif, assurer le suivi des calendriers de vacances, veiller à une couverture adéquate de l’équipe et réaliser les évaluations de rendement annuelles
• Contribuer aux appels d’offres (RFP) et aux ententes-cadres de services (ex. : déneigement, aménagement paysager, CVAC), incluant l’élaboration des cahiers des charges, l’analyse des coûts, la documentation des appels d’offres et la préparation des contrats
• Collaborer étroitement avec les équipes des comptes fournisseurs, comptes clients, exploitation, durabilité, location, finances et gestion des actifs afin de soutenir les objectifs d’affaires et d’assurer l’alignement opérationnel
• Soutenir le processus budgétaire annuel en répondant aux demandes d’information et en préparant ou mettant à jour les tableaux budgétaires liés aux contrats, selon les directives de l’équipe des finances
• Maintenir une excellente connaissance des baux, notamment des dispositions relatives aux paiements tels que les indemnités pour améliorations locatives, les dépôts et les remboursements
• Assurer des contrôles internes rigoureux, des normes de documentation élevées et une tenue de dossiers exacte afin de soutenir la conformité, l’exactitude des rapports et l’intégrité opérationnelle
• Identifier les inefficacités et recommander des améliorations de processus afin d’accroître l’efficacité administrative et opérationnelle; mettre à jour les procédures opérationnelles normalisées (PON) et les formulaires connexes au besoin
• Accomplir toute autre tâche requise pour soutenir les objectifs départementaux et organisationnels

Compétences et expérience requises

• Minimum de 5 ans d'expérience dans le secteur de la gestion immobilière commerciale avec des portefeuilles de taille moyenne à grande.
• Solides compétences en communication verbale et écrite, en français et en anglais.
• Préférablement une expérience antérieure de leadership dans un rôle similaire.
• Préférablement un diplôme universitaire en commerce, en gestion ou dans une discipline liée à l’industrie.
• Capacité de travailler dans un environnement dynamique et de gérer plusieurs projets avec précision.
• Avoir l’esprit d'équipe, des qualités relationnelles et aptitudes pour la communication.
• Maîtrise de Microsoft Office et Yardi.
• Solides compétences analytiques et aptitudes à résoudre les problèmes.
• Compétences indéniables en matière de service à la clientèle.
• Capacité à honorer les projets assignés en temps voulu.
• Forte capacité à gérer son emploi du temps et à prioriser les tâches.

Ce sont nos collaborateurs qui nous distinguent. Chez Pure Industriel, nous nous engageons à favoriser la diversité et l'inclusion au sein de notre organisation; par conséquent, nous encourageons toutes les personnes qualifiées de tous les milieux à poser leur candidature. Des mesures d'adaptation sont offertes, sur demande, à tous les candidats ayant un handicap tout au long du processus d'embauche. Les candidats retenus feront également l'objet d'une vérification de leurs antécédents.

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Role Summary
As Lead Property Administrator, you will be based out of our Montreal office and report to the Director, Corporate Accounting and Operations Administration. This role provides day‑to‑day administrative leadership and support to the Property Management and Operations teams across the portfolio.

The position is responsible for overseeing property management administrative functions, including lease analysis. Key responsibilities include coordinating administrative processes, mentoring and supporting property administrators, and supporting property management to ensure the delivery of efficient, high‑quality property management services.

Core Responsibilities

• Embrace and pro-actively support the Pure culture of environmental sustainability and corporate and social responsibility
• Coordinate administrative duties in support of the Property Management and Operations team, working closely with the Property Managers, Directors, Senior Vice-President, Building Operators, and internal and external stakeholders.
• Provide leadership, daily guidance, mentorship, and coaching to the Property Administration team to ensure tasks are completed accurately and efficiently, including support with workload management, purchase order requests, invoice processing, monthly accruals, and other operating-expense-related tasks.
• Deliver best-in-class customer service by supporting managers with day-to-day operations, resolving issues efficiently, and maintaining positive, professional relationships with customers, contractors, and internal teams.
• Assist with training and onboarding new hires, ensuring consistent and effective onboarding experience.
• Approve Property Administrators’ time-off requests, track vacation schedules, ensure adequate team coverage, and conduct annual performance reviews.
• Assist with RFPs and Master Service Agreements (e.g., snow removal, landscaping, HVAC), including scope of work development, cost analysis, tender documentation, and contract preparation.
• Work collaboratively with Accounts Payable, Accounts Receivable, Operations, Sustainability, Leasing, Finance, and Asset Management teams to support business objectives and maintain operational alignment.
• Support the annual budget process by responding to inquiries and preparing or updating contract budget-related spreadsheets as directed by the Finance team.
• Maintain a strong working knowledge of lease agreements, including provisions related to payments such as tenant allowances, deposits, and refunds.
• Maintain strong internal controls, documentation standards, and accurate record-keeping to support compliance, reporting accuracy, and operational integrity.
• Identify inefficiencies and recommend process improvements to enhance administrative and operational effectiveness; update Standard Operating Procedures (SOPs) and related forms as required.
• Perform other duties as required to support departmental and organizational objectives.

Required Skills and Experience

• Minimum of 5 years’ experience in the commercial property management industry with mid-large sized portfolio’s;
• Strong verbal and written communication skills in French and English is required.
• Previous leadership experience in a similar capacity is preferred.
• Bachelor’s degree in business, management or industry related education preferred;
• Able to work in a fast-paced environment and handle multiple projects while maintaining accuracy;
• Collaborative team player with strong interpersonal and communication skills;
• Proficiency in Microsoft Office and Yardi;
• Strong analytical and problem-solving skills;
• First class customer service skills;
• Ability to deliver on projects assigned in a timely manner;
• Strong ability to manage time and prioritize tasks.

Our people are what makes us different. At Pure Industrial we are committed to workplace diversity and inclusion within our organization; therefore, we encourage all qualified persons from all backgrounds to apply. Accommodations are available, upon request, to all applicants with disabilities throughout our hiring process. Successful applicants will also be subject to a background check.