Administrateur(trice) de Propriétés / Property Administrator

Description

Résumé du poste

L’Administrateur(trice) de propriétés soutient les opérations quotidiennes d’un portefeuille immobilier industriel en offrant un excellent service à la clientèle, en coordonnant les activités avec les équipes internes et les fournisseurs, et en assurant la gestion de diverses tâches administratives et financières.

Ce rôle est responsable du traitement des bons de commande, des factures, de l’administration des contrats, de la gestion des dossiers des clients et des fournisseurs, ainsi que du soutien à la documentation liée aux améliorations locatives, aux baux et aux entrées et sorties des locataires.

Votre impact:

• Offrir un service à la clientèle de premier ordre aux clients, entrepreneurs et équipes internes, et soutenir les gestionnaires dans les opérations quotidiennes.
• Adopter et promouvoir de manière proactive la culture de Pure en matière de développement durable, de responsabilité sociale et d’engagement corporatif.
• Collaborer efficacement avec les équipes des comptes fournisseurs, des comptes clients, de la location, des finances et de la gestion d’actifs.
• Émettre les bons de commande (PO) à la demande du gestionnaire immobilier, les transmettre aux fournisseurs et traiter les factures liées aux dépenses d’exploitation. Gérer et recueillir les formulaires d’inscription des fournisseurs au nom de l’équipe des comptes fournisseurs.
• Effectuer les écritures de régularisation mensuelles (accruals). Participer aux demandes liées au processus budgétaire annuel. Préparer et mettre à jour le fichier budgétaire annuel des contrats selon les directives de l’équipe des finances.
• Posséder une compréhension générale des conventions de bail, repérer les clauses relatives aux paiements (allocations aux locataires, dépôts, remboursements, etc.) et participer à la préparation de la documentation liée à ces paiements.
• Soutenir l’administration et le suivi des emménagements et déménagements des locataires.
• Préparer les contrats de services, assurer le suivi administratif des signatures et veiller à un contrôle rigoureux des échéances contractuelles.
• Maintenir à jour les renseignements relatifs aux clients et aux fournisseurs, assurer une coordination rapide avec CertiSync et VendorPM et effectuer les suivis auprès des clients pour la collecte des rapports d’entretien CVAC (chauffage, ventilation et climatisation).
• Participer à la coordination des visites de sites, des tournées et des accès aux locaux pour les clients, les équipes des opérations, de la construction, de la location, de la gestion d’actifs ou les entrepreneurs.
• Travailler étroitement avec les gestionnaires immobiliers afin de préparer les documents nécessaires au transfert des dossiers faisant l’objet de litiges juridiques.
• Assurer le suivi auprès des clients responsables du paiement des taxes foncières, obtenir les preuves de paiement et fournir la documentation requise à l’équipe de comptabilité.
• Collaborer avec les équipes Expérience client et Développement durable pour distribuer les communications de Pure à l’ensemble des clients sur une base mensuelle et trimestrielle.
• Effectuer la mise à jour mensuelle du registre de suivi des services publics (Utility Tracker), vérifier les entrées et sorties des clients ainsi que les comptes du grand livre (GL), et contribuer au traitement des formulaires de transfert de services publics.
• Exécuter toute autre tâche connexe selon les besoins.

Ce que nous recherchons:

• Minimum préféré de trois (3) années d’expérience en gestion immobilière commerciale au sein de portefeuilles de taille moyenne à importante (l’expérience en immobilier industriel constitue un atout).
• Baccalauréat en administration des affaires, en gestion de projets ou dans un domaine connexe (un atout).
• Capacité à évoluer dans un environnement dynamique et à gérer plusieurs projets simultanément tout en maintenant un haut niveau de précision.
• Esprit collaboratif et excellentes habiletés relationnelles et de communication.
• Excellentes aptitudes en communication orale et écrite en français et en anglais.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office.
• Connaissance de Yardi ou d’une plateforme similaire (un atout).
• Solides compétences analytiques et aptitude à résoudre les problèmes.
• Excellentes aptitudes en service à la clientèle.
• Capacité à respecter les échéanciers et à livrer les mandats dans les délais prescrits.
• Excellente capacité d’organisation, de gestion du temps et d’établissement des priorités.

Pourquoi vous aimerez travailler avec nous  

Chez Pure Industrial, nous plaçons les personnes au cœur de nos priorités. Nous sommes fiers d’être reconnus parmi les meilleurs employeurs au Canada ainsi que comme une entreprise où il fait bon travailler, une reconnaissance qui reflète la culture que nous avons bâtie, fondée sur le respect, la collaboration, l’inclusion et la croissance.

Nous accompagnons nos employés grâce à une offre globale de rémunération soigneusement conçue, qui va au-delà de la compensation traditionnelle : elle reconnaît les contributions, soutient le bien-être et favorise le développement au sein de l’entreprise.

• Avantages complets et programmes de bien-être
• Contribution de l’employeur au REER pour vous aider à planifier votre avenir
• Vacances, journées personnelles et de bénévolat pour favoriser l’équilibre travail-vie personnelle
• Possibilités continues d’apprentissage, de développement et d’avancement professionnel
• Un environnement flexible et soutenant où vos contributions ont un réel impact
• Un milieu de travail moderne et de qualité supérieure, conçu pour améliorer votre expérience au quotidien
• Une reconnaissance significative, mise en valeur par des événements et des rencontres d’équipe

Nos employés sont au cœur de notre réussite. Chez Pure Industriel, nous nous engageons à promouvoir un milieu de travail diversifié et inclusif. Nous encourageons toutes les personnes qualifiées, quelles que soient leurs origines, à poser leur candidature. Des accommodements sont disponibles sur demande pour les candidats ayant des besoins particuliers tout au long du processus de recrutement. Veuillez noter que les candidats retenus feront l’objet d’une vérification des antécédents.

Role Summary

The Property Administrator supports the daily operations of an industrial real estate portfolio by delivering excellent customer service, coordinating with internal teams and vendors, and managing key administrative and financial tasks. This role handles purchase orders, invoices, contract administration, customer and vendor records, and assists with tenant improvement and lease‑related documentation, and customer move‑ins and move‑outs. 

Core Responsibilities

• Provide best in class customer service to customers, contractors and internal teams and support Manager(s) for the day-to-day operations.

• Embrace and pro-actively support to the Pure culture of environmental sustainability, and corporate and social responsibility. 

• Work collaboratively and effectively with Accounts Payable, Accounts Receivable, Leasing, Finance, and Asset Management teams.

• Issue purchase orders (PO) as requested by Property Manager and send to vendor and process invoices related to all operating expenses. Manage and collect vendor set up forms on behalf of AP Team.

• Complete monthly accruals. Assist with any inquiry related to the annual budget process. Prepare and update the annual contract budget spreadsheet as directed by the Finance team.

• General comprehension of lease agreements, identify the sections referencing payments (i.e. Tenant Allowances, customer deposits, refunds etc.) and assist with the preparation of the documentation related to such payments.

• Assist with the administration and tracking of customer move-ins and move-outs.

• Prepare service contracts and ensure administrative follow up of signatures and ensure rigorous monitoring of contract expiries). 

• Regular maintenance and updating of customer and vendor information, timely coordination with CertiSync and VendorPM and assisting with customer follow ups for collection of the HVAC Maintenance reports.

• Assist in coordinating site visits, tours and access for work related jobs to space with customers and Operations, Construction, Leasing, Asset Management Team or contractor access. 

• Work closely with the Property Managers to prepare the necessary documents for the transfer of legal disputed files.

• Work with customers responsible for paying property tax bills. Request proof of payment from them and provide the necessary documents to the accounting team.

• Work with Customer Experience Team and Sustainability Team in distributing Pure notices to all customers, monthly and quarterly.

• Monthly maintenance of Utility Tracker, verifying customer move ins/outs and GLs. Assist with utility transfer forms.

• Other duties as directed. 

Required Skills and Experience 

• Preferred minimum of 3 years’ experience in the commercial property management industry with mid-large sized portfolio’s (industrial experience is an asset);

• Bachelor’s degree in business administration, project management, or industry related education an asset;

• Able to work in a fast-paced environment and handle multiple projects while maintaining accuracy;

• Collaborative team player with strong interpersonal and communication skills;

• Excellent verbal and written communication skills in French and English;

• Proficiency in Microsoft Office;

• Proficiency in Yardi or similar platform an asset;

• Strong analytical and problem-solving skills;

• First class customer service skills;

• Ability to deliver on assignments in a timely manner;

• Strong ability to manage time and prioritize tasks. 

Why You’ll Love Working Here

At Pure Industrial, we are people-first. We’re proud to be recognized as one of Canada’s Top Employers and a Great Place to Work - recognition that reflects the culture we’ve built, rooted in respect, collaboration, inclusion, and growth.

We support our employees with a thoughtfully designed total rewards offering that goes beyond traditional compensation, recognizing contributions, supporting well-being, and enabling growth across the business.

• Comprehensive benefits and wellness programs
• RRSP matching to help you plan your future
• Vacation, personal and volunteer days to support work-life balance
• Ongoing learning, development, and career progression opportunities
• A flexible, supportive environment where your contributions have impact
• A premium, modern workplace designed to elevate your everyday experience
• Recognition that matters—brought to life through events and company offsites

Our people are what makes us different. At Pure Industrial we are committed to workplace diversity and inclusion within our organization; therefore, we encourage all qualified persons from all backgrounds to apply. Accommodations are available, upon request, to all applicants with disabilities throughout our hiring process. Successful applicants will also be subject to a background check.