Adjoint en gestion administrative - F/H

Les tâches

Assurer le soutien administratif quotidien et la gestion des appels, courriels, rendez-vous et dossiers.

Effectuer le classement numérique, la numérisation et la gestion documentaire 100 % sans papier.

Extraire des rapports et produire des requêtes à partir des systèmes internes afin de soutenir les opérations.

Effectuer le suivi administratif des dossiers et des différents mandats.

Préparer, réviser, mettre en page et transmettre divers documents.

Effectuer le suivi de certaines informations administratives liées aux dossiers clients.

Effectuer le suivi des comptes clients et la préparation des factures.

Assurer la gestion des fournitures, des inventaires et des commandes, ainsi que coordonner les entretiens de l’immeuble (gazon, neige).

Coordonner certaines activités internes, réservations et suivis administratifs.

Participer aux processus administratifs liés à l’intégration et au suivi des dossiers employés.

Contribuer à l’amélioration et à la documentation des procédures administratives.

Utiliser l’IA dans toutes les tâches où c’est possible afin d’optimiser les processus.

Prévoir du temps pour des formations tout au long de l’année afin de favoriser l’amélioration continue.

Assurer l’accueil des clients et des fournisseurs au bureau.

Effectuer toute autre tâche connexe.

Avantages

1h30 rémunérée par semaine dédiée au développement personnel, selon l’activité de votre choix.

5 semaines de vacances.

Assurance collective avec partage des coûts à 50 % entre l'employeur et l'employé.

Trois (3) journées de maladie ou personnelles rémunérées par année.

Environnement de travail collaboratif et axé sur l'entraide.

Repas familiale offert la première journée de tes vacances estivales.

Exigences du poste

Minimum de 3 à 5 années d’expérience dans un rôle administratif similaire, obligatoirement au sein d’un cabinet comptable.

Personne autonome, proactive et capable d’être rapidement fonctionnelle.

Excellentes capacités d’organisation, de planification et de gestion des priorités.

Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word et Visio).

Excellente maîtrise des outils technologiques et de l’utilisation de l’intelligence artificielle afin d’optimiser les méthodes de travail.

Expérience avec des logiciels de gestion, CRM ou systèmes administratifs, notamment IFIRM, Taxprep et SharePoint.

Grand souci du détail, discrétion et professionnalisme.

Disponibilité pour travailler au bureau cinq (5) jours par semaine.

Bilinguisme français et anglais professionnel requis (environ 50 % des communications sont en anglais).