Adjoint.e Administratif.ve / Gestion Immobilière

Claria est une société d’investissements privée basée au centre -ville de Montréal, active dans la gestion d’un portefeuille diversifié d’investissements immobiliers. Claria est également développeur, propriétaire et gestionnaire de projets immobiliers résidentiels haut de gamme.
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Entreprise dynamique, Claria offre un environnement de travail stimulant, humain et collaboratif, axé sur l’excellence du service, la qualité de vie des résidents et le développement de ses équipes.
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Le poste <\/b>
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Nous sommes à la recherche d’une Adjointe administrative <\/b> organisée, proactive et orientée service à la clientèle pour soutenir la gestionnaire de propriété du projet Astoria Laval, un immeuble résidentiel haut de gamme d’environ 340 unités.
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La personne jouera un rôle clé dans le bon fonctionnement administratif et opérationnel du projet, tout en contribuant à offrir une expérience résident exceptionnelle aux locataires.
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Responsabilités principales <\/b>
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• Assurer le soutien administratif quotidien à la gestionnaire de propriété
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• Répondre aux appels, courriels et demandes des résidents avec professionnalisme et efficacité
  <\/li>
• Effectuer les suivis administratifs liés aux locations, renouvellements de baux et dossiers des locataires
  <\/li>
• Préparer les baux, documents administratifs, avis et communications aux résidents
  <\/li>
• Effectuer l’entrée de données et maintenir les dossiers à jour dans Yardi
  <\/li>
• Assurer le suivi des loyers, paiements, arrérages et dossiers administratifs des locataires
  <\/li>
• Préparer et organiser les dossiers et documents pour les dossiers et audiences au TAL
  <\/li>
• Coordonner les demandes de service, suivis d’entretien et communications avec les fournisseurs
  <\/li>
• Planifier les visites, inspections, emménagements et déménagements
  <\/li>
• Soutenir la coordination des périodes d’emménagement à haut volume lors des phases de livraison et de stabilisation du projet
  <\/li>
• Soutenir l’organisation des événements résidents et initiatives communautaires du projet
  <\/li>
• Participer au maintien des standards élevés de présentation, de service et d’expérience client du projet
  <\/li><\/ul>

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  Claria is a private investment company based in downtown Montreal, active in the management of a diversified real estate investment portfolio. Claria is also a developer, owner, and manager of high -quality residential real estate projects.
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  As a dynamic and growing company, Claria offers a stimulating, collaborative, and people -focused work environment centered around service excellence, resident experience, and team development.
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  The Position <\/b>
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  We are seeking a highly organized, proactive, and customer service -oriented Administrative Assistant <\/b> to support the Property Manager of Astoria Laval, a luxury residential rental property of approximately 340 units.
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  The successful candidate will play a key role in supporting the daily administrative and operational activities of the property while contributing to an exceptional resident experience.
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  Main Responsibilities <\/b>
  <\/p>

  • Provide daily administrative support to the Property Manager
    <\/li>
  • Respond to resident inquiries, calls, and emails in a professional and timely manner
    <\/li>
  • Handle administrative follow -ups related to leasing, lease renewals, and tenant files
    <\/li>
  • Prepare leases, notices, resident communications, and various administrative documents
    <\/li>
  • Enter and maintain accurate information in Yardi
    <\/li>
  • Assist with rent collection follow -ups, payments, arrears, and tenant administrative records
    <\/li>
  • Prepare and organize files and documentation for TAL cases and hearings
    <\/li>
  • Coordinate service requests, maintenance follow -ups, and communications with suppliers and contractors
    <\/li>
  • Schedule visits, inspections, move -ins, and move -outs
    <\/li>
  • Support high -volume move -in coordination during project delivery and stabilization phases
    <\/li>
  • Support resident events and community initiatives within the property
    <\/li>
  • Help maintain the high standards of presentation, service, and resident experience associated with the project
    <\/li><\/ul>

    
    <\/div><\/span>
    

    Profil <\/h3>

    Profil recherché<\/b>
    <\/p>

    • DEC ou AEC en administration, gestion immobilière, bureautique ou domaine connexe
      <\/li>
    • Minimum de 2 ans d’expérience en administration, immobilier résidentiel, hôtellerie ou service à la clientèle
      <\/li>
    • Expérience dans la gestion ou l’administration d’immeubles résidentiels haut de gamme de 300 unités et plus
      <\/li>
    • Excellentes aptitudes organisationnelles et souci du détail
      <\/li>
    • Capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique
      <\/li>
    • Approche professionnelle, positive et orientée service client
      <\/li>
    • Excellentes habiletés en communication en français et en anglais, à l’oral comme à l’écrit
      <\/li>
    • Bonne maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)
      <\/li>
    • Maîtrise du logiciel Yardi (essentiel)
      <\/li>
    • Expérience avec des plateformes immobilières telles que Building Stack (un atout)
      <\/li>
    • Sens de l’initiative, autonomie et esprit d’équipe
      <\/li><\/ul>

      Ce que nous offrons <\/b>
      <\/p>

      • Un environnement de travail dynamique et humain
        <\/li>
      • L’opportunité de participer à la croissance d’un projet résidentiel haut de gamme
        <\/li>
      • Une équipe collaborative et passionnée
        <\/li>
      • Des possibilités d’évolution au sein de l’entreprise
        <\/li>
      • Salaire compétitif et avantages sociaux
        <\/li><\/ul>

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        Profile & Qualifications <\/b>
        <\/p>

        • DEC, AEC, or relevant education in administration, real estate, office management, or a related field
          <\/li>
        • Minimum of 2 years of experience in administration, residential real estate, hospitality, or customer service
          <\/li>
        • Experience working in or supporting luxury residential buildings of 300 units or more
          <\/li>
        • Strong organizational skills and attention to detail
          <\/li>
        • Ability to manage multiple priorities in a fast -paced environment
          <\/li>
        • Professional, positive, and customer -focused attitude
          <\/li>
        • Excellent communication skills in both French and English, written and spoken
          <\/li>
        • Strong knowledge of Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)
          <\/li>
        • Proficiency with Yardi is essential
          <\/li>
        • Experience with property management platforms such as Building Stack is considered an asset
          <\/li>
        • Strong sense of initiative, autonomy, and teamwork
          <\/li><\/ul>

          What We Offer <\/b>
          <\/p>

          • A dynamic and people -oriented work environment
            <\/li>
          • The opportunity to contribute to the growth of a luxury residential project
            <\/li>
          • A collaborative and passionate team
            <\/li>
          • Growth and advancement opportunities within the company
            <\/li>
          • Competitive compensation and benefits package
            <\/li><\/ul>

            
            <\/div><\/span>
            

            Informations contractuelles <\/h3>

            Avantages sociaux : <\/b>
            <\/p>

            • Événements d’entreprise
              <\/li>
            • Soins dentaires
              <\/li>
            • Assurance invalidité
              <\/li>
            • Assurance maladie complémentaire
              <\/li>
            • Assurance vie
              <\/li>
            • Congés payés
              <\/li>
            • Soins de la vue
              <\/li><\/ul>

              
              <\/div>

              Benefits: <\/b><\/span>
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              • Company events <\/span>
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              • Dental care <\/span>
                <\/span><\/span><\/li>
              • Disability insurance <\/span>
                <\/span><\/span><\/li>
              • Extended health care <\/span>
                <\/span><\/span><\/li>
              • Life insurance <\/span>
                <\/span><\/span><\/li>
              • Paid time off <\/span>
                <\/span><\/span><\/li>
              • Vision care <\/span><\/span>
                <\/li><\/ul>

                
                <\/div><\/span>