Administrator / Administratrice/administrateur

Position: Administrator

Reports To: Senior Manager, Corporate Administration

Classification Level: Level 1 (Administration)

This role will remain open until October 22nd, 2026 or till a successful candidate is found, whichever comes first.

Position Summary

The Administrator provides administrative, operational, and office coordination support to Sport Integrity Canada. The role is responsible for maintaining efficient office operations, supporting organizational activities, supporting meetings and events, managing inventory and supplies, and ensuring administrative systems and processes are effective and well maintained. The Administrator serves as a resource for employees, vendors, and stakeholders by supporting day-to-day business operations, facilities management, records administration, and organizational initiatives.

Duties and Responsibilities

Office Administration and Facilities Coordination

• Ensure offices, meeting rooms, common areas, kitchen spaces, and storage areas remain clean, organized, safe, and professional.
• Conduct regular inspections of workspaces and common areas to identify housekeeping, maintenance, security, and safety concerns.
• Coordinate routine office maintenance requirements and building-related issues with the landlord and external service providers, escalating complex matters to the Senior Manager, Corporate Administration as required.
• Maintain office parking pass inventory.
• Assist with workspace set up, office reconfigurations, and storage organization as required.

Organizational Administration and Operations Support

• Maintain centralized electronic and physical filing systems in accordance with organizational procedures.
• Provide administrative support across the organization, including the preparation, coordination, and distribution of documents, reports, correspondence, and other materials as required.
• Prepare expense claims for the Executive Team.
• Organize all staff travel and coordination with travel agent.

Meeting, Event, and Hospitality Support

• Coordinate meeting logistics including room bookings, catering, hospitality services, equipment, and materials.
• Provide administrative support for meetings, including scheduling, agenda preparation, and document distribution as required.
• Support Board and committee meetings through administrative and logistical coordination.
• Assist with preparing meeting packages, resource kits, and supporting materials as needed.
• Draft meeting minutes and correspondence as required.
• Support corporate events, staff meetings, and organizational initiatives.

Inventory and Shipments

• Process incoming and outgoing mail and maintain mail-tracking records.
• Maintain inventory records and related documentation for office and program supplies, including materials stored off-site.
• Identify outdated or obsolete materials for disposal or archiving to Senior Manager, Corporate Administration.
• Maintain required documentation and electronic inventory records.

Communications and Correspondence Management

• Monitor and triage inquiries received through the organization's general email inbox and forward them to the appropriate employee or team.
• Assist with the preparation, formatting, and distribution of correspondence and documents.
• Maintain organizational contact lists and distribution groups.
• Ensure correspondence and related records are filed and retained in accordance with organizational procedure.

General Responsibilities

• Comply with organizational policies, procedures, and quality standards, and support continuous improvement activities, documentation requirements, stakeholder feedback processes, and corrective actions as required.
• Other duties assigned by the Senior Manager, Corporate Administration and/or Director, Finance, Human Resources, Administration.

Qualifications and Competencies

• High school or college diploma or equivalent combination of education and experience in a relevant position.
• Three or more years of on-the-job experience and/or performing similar duties required, with knowledge of the Canadian sport community preferred.
• Strong communication skills in both English and French (verbal and written).
• Excellent interpersonal skills, ability to learn quickly and self-motivate while working independently and/or collaborating as part of a team.
• Excellent organizational skills, attention to detail and accuracy, ability to follow procedures, time management skills, ability to coordinate multiple priorities.
• Proficient in MS Word, Excel, PowerPoint, Outlook, the Internet, data entry, and word processing.

Artificial intelligence tools are not used to screen, assess, or select applicants for this role.

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Throughout its recruitment process, Sport Integrity Canada is committed to Canada’s linguistic duality and diversity of its people. We welcome expressions of interest from all qualified applicants including Indigenous persons, persons with disabilities, members of visible minority groups, and all gender identities and sexual orientations. Upon request, accommodation will be provided during the hiring process.

Poste : Administratrice/administrateur

Relève de : Gestionnaire principale

Catégorie : Niveau 1 (Administration)

Ce poste demeurera affiché jusqu’au 22 octobre 2026 ou jusqu’à ce qu’un candidat retenu soit trouvé, selon la première éventualité.

Description du poste

La personne titulaire du poste assure le soutien administratif et opérationnel de Sport Intégrité Canada, ainsi que la coordination de ses activités de bureau. Elle est responsable d’assurer le bon fonctionnement des bureaux, d’appuyer les activités de l’organisation, de fournir un soutien lors des réunions et des événements, de gérer les stocks et les fournitures, et de veiller à ce que les systèmes et les processus administratifs soient efficaces et à jour. Elle agit également à titre de personne-ressource auprès du personnel, des fournisseurs et des parties prenantes en assurant le soutien des activités opérationnelles quotidiennes, de la gestion des installations, de l’administration des dossiers et des initiatives organisationnelles.

Rôles et responsabilités

Administration des bureaux et coordination des installations

• Veiller à ce que les bureaux, les salles de réunion, les espaces communs, les cuisines et les espaces de rangement restent propres, bien rangés, sécuritaires et professionnels.
• Effectuer des inspections régulières des lieux de travail et des espaces communs afin de repérer les problèmes liés à l’entretien ménager, à l’entretien des installations, et à la sécurité.
• Coordonner l’entretien courant des bureaux et les questions liées à l’immeuble avec le propriétaire et les fournisseurs de services externes, en transmettant les dossiers complexes à la gestionnaire principale au besoin.
• Tenir à jour l’inventaire des laissez-passer de stationnement.
• Aider à l’aménagement des postes de travail, la réorganisation des bureaux et l’organisation des espaces de rangement, au besoin.
• Assurer les activités de réception et coordonner l’accès aux bureaux conformément aux procédures de l’organisation.

Administration organisationnelle et soutien opérationnel

• Tenir à jour les systèmes de classement centralisés électroniques et physiques, conformément aux procédures de l’organisation.
• Fournir un soutien administratif à l’ensemble de l’organisation, notamment en assurant la préparation, la coordination et la distribution des documents, des rapports, la correspondance et tout autre matériel nécessaire.
• Préparer les demandes de remboursement des frais pour l’équipe de direction.
• Organiser tous les déplacements du personnel et assurer la coordination avec les agences de voyages.

Soutien aux réunions, aux événements et à l’accueil

• Coordonner l’organisation logistique des réunions, notamment la réservation des salles, la restauration, les services d’accueil, l’équipement et le matériel.
• Fournir un soutien administratif pour les réunions, notamment en ce qui concerne la planification, la préparation de l’ordre du jour et la distribution des documents, au besoin.
• Assurer la coordination administrative et logistique des réunions du conseil d’administration et des comités.
• Aider à la préparation des dossiers de réunion, des trousses de ressources et du matériel d’appui, au besoin.
• Rédiger les procès-verbaux des réunions et la correspondance, au besoin.
• Appuyer les événements d’entreprise, les réunions du personnel et les initiatives organisationnelles.

Stocks et expéditions

• Traiter le courrier entrant et sortant et tenir à jour les registres de suivi du courrier.
• Tenir à jour les registres d’inventaire et la documentation connexe concernant les fournitures de bureau et de programme, y compris le matériel entreposé à l’extérieur des locaux.
• Identifier le matériel obsolète à éliminer ou à archiver, puis en informer la gestionnaire principale.
• Tenir à jour la documentation requise et les registres d’inventaire électroniques.

Gestion des communications et de la correspondance

• Surveiller et trier les demandes reçues dans la boîte de réception générale de l’organisation, puis les transmettre à la personne ou à l’équipe concernée.
• Aider à la préparation, à la mise en page et à la distribution de la correspondance et des documents.
• Tenir à jour les listes de contacts et les groupes de distribution de l’organisation.
• Veiller à ce que la correspondance et les documents connexes soient classés et conservés conformément aux procédures de l’organisation.

Responsabilités générales

• Se conformer aux politiques, aux procédures et aux normes de qualité de l’organisation, et appuyer les activités d’amélioration continue, les exigences en matière de documentation, les processus de rétroaction des parties prenantes et les mesures correctives, au besoin.
• S’acquitter d’autres tâches assignées par la gestionnaire principale et/ou la direction, Finances, ressources humaines et administration.

Exigences

• Diplôme d’études secondaires ou postsecondaires, ou combinaison équivalente d’études et d’expérience pertinentes.
• Plus de trois ans d’expérience dans un poste pertinent ou d’exercice de fonctions similaires; connaissance du milieu sportif canadien, un atout.
• Bonnes compétences de communication orale et écrite en anglais et en français.
• Entregent, initiative, capacité d’apprendre rapidement et de travailler de façon autonome et en équipe.
• Excellent sens de l’organisation, souci du détail, précision, capacité de suivre des procédures, bonne gestion du temps, capacité de coordonner des priorités multiples.
• Maîtrise de MS Word, Excel, PowerPoint, Outlook, d’Internet, de la saisie de données et du traitement de texte.

Les outils d’intelligence artificielle ne sont pas utilisés pour présélectionner, évaluer ou sélectionner les personnes candidates pour ce poste.

Pour en savoir plus sur Sport Intégrité Canada, veuillez consulter le site Web de Sport Intégrité Canada. Accueil | Sport Intégrité Canada

Dans l’ensemble de son processus de recrutement, Sport Intégrité Canada reconnaît la dualité linguistique du Canada et la diversité de sa population. Nous encourageons les candidatures de toutes les personnes qualifiées, notamment les Autochtones, les personnes en situation de handicap, les membres des minorités visibles ainsi que les personnes de toutes les identités de genre et orientations sexuelles. Des mesures d’adaptation seront offertes sur demande tout au long du processus de recrutement.