Agent administratif

Relevant de la directrice générale de la Fondation Héma-Québec – L’agent administratif, au sein de la Direction générale de la Fondation, complètera une petite équipe de gens passionnés et talentueux. La personne sélectionnée devra pouvoir générer et mettre en place ses propres initiatives. L’audace est permise à la Fondation. Elle pourra faire les choses différemment et faire avancer les dossiers. Elle devra également contribuer à bâtir une culture d’entreprise où l’on peut maximiser son esprit créatif. Plus spécifiquement la personne sélectionnée devra: Assurer la qualité des données, le soutien administratif et le service aux donateurs et participants:

Soutien à la direction générale et à l’équipe:

• Rédaction et mise en forme de documents (courriels, rapports, propositions, ententes, etc.).
• Gestion du courrier, boîte vocale et des courriels entrants et sortants, ainsi que de la documentation confidentielle.
• Préparation des rencontres, y compris la gestion des documents nécessaires ainsi que la planification des visites de laboratoire en collaboration avec les personnes concernées.
• Organiser les rencontres, préparation des ordres du jour, prise de notes, rédaction des comptes rendus et suivis.
• Assurer un support administratif pour les fins de mois, comptabilité.
• Entrée de donnée avec le logiciel Prodon CRM de la Fondation, dépôts de chèques.
• Soutien à la préparation des conseils d’administration
• Maintenir les standards d'image de marque et assurer un contrôle qualité.
• Effectuer des recherches et collecter des données pour des projets spécifiques.

Soutien administratif aux événements

• Effectuer le suivi des inscriptions et des ventes de billets.
• Répondre aux questions administratives des participants.
• Préparer et transmettre les communications aux participants avant et après les événements.
• Tenir à jour les listes de participants et produire les rapports nécessaires.
• Apporter un soutien administratif et logistique à l’équipe responsable des événements.

Site Internet

• Effectuer les mises à jour courantes du site Internet.
• Mettre à jour les renseignements relatifs aux événements, aux activités et aux campagnes.
• Vérifier l’exactitude des contenus, des dates, des liens et des formulaires.

Effectuer les tâches connexes liées au contexte d’une Fondation en croissance.

FORMATIONS ET ACQUIS:

• 2-3 ans d’expérience dans un poste similaire.
• Formation en administration ou bureautique ou équivalent pertinent.
• Maîtrise du français écrit et parlé.
• Maîtrise d’Office 365 et des logiciels de la suite bureautique Microsoft (Word, PowerPoint, Outlook et Excel).
• Connaissance du logiciel Prodon, un atout.

Seront considérés comme des atouts à la fonction:

• Excellent sens de l’organisation, savoir gérer les priorités et travailler simultanément sur plusieurs projets.
• Sens du service client (donateur) et capacité à travailler en équipe.
• Autonomie, rigueur et souci du détail.
• Respect de la confidentialité et grande discrétion.
• Grandes habiletés dans les relations interpersonnelles.
• Être motivé(e) par l’atteinte des résultats.
• Sens de l’éthique et professionnalisme.
• Avoir œuvré dans le secteur philanthropique un atout.

AVANTAGES ET CONDITIONS:

• Salaire concurrentiel.
• Emploi permanent à temps plein (35 heures).
• Télétravail avec horaire flexible, une journée à deux par semaine au bureau de côte-vertu, St-Laurent.
• Matériel informatique fourni.
• Congés maladie.
• 4 semaines de vacances flexibles dès la première année.
• Formation offerte si requise.
• Ambiance de travail dynamique.
• Expérience employée en priorité, la direction générale est à l’écoute de son équipe (ça, c’est essentiel).
• En toute honnêteté, c’est surtout votre savoir-être, votre motivation à apprendre et à vous dépasser, votre désir que ÇA MARCHE et votre volonté à réaliser de grandes choses qui nous intéresse !
• Début de l’emploi: dès que possible – nous sommes prêts pour toi!
• Faire parvenir votre CV et une lettre de présentation via le courriel

via Isarta

• Seul(e)s les candidat(e)s retenu(e)s seront contacté(e)s.